Un client peut prendre une « déduction » lors du paiement d’une facture, ce qui entraîne un paiement court, pour diverses raisons. Certaines des raisons incluent des frais erronés, des erreurs d’emballage, des méthodes d’expédition incorrectes, des remises hors terme ou des exonérations fiscales.
Le client prend généralement la déduction en fonction de sa propre politique et procédures commerciales. C’est souvent le type d’élément ouvert dans les comptes clients le plus difficile à résoudre, car la plupart des départements de votre entreprise sont impliqués à des degrés divers - ventes, comptabilité, opérations, expédition / logistique, etc. - et c’est à vous de prouver que la déduction est invalide.
Il est essentiel de prêter attention aux déductions, car elles ont un impact sur vos revenus. Lorsque les clients ne paient que partiellement leurs factures, il peut être difficile de prévoir les revenus, ce qui stimule votre capacité à développer votre entreprise, à réinvestir et, dans certaines situations, à payer vos factures.
Selon le rapport d’analyse comparative de la Credit Research Foundation (CRF), en moyenne, une seule déduction coûte environ 97 $ à une entreprise pour traiter, rechercher, valider, contester et effacer. Consacrer du temps consacré aux ressources consacrées à des déductions inférieures à 100 $ coûte souvent plus cher à une entreprise que la valeur réelle de la déduction.
Des études de l’industrie indiquent que 5 % à 15 % de toutes les factures sont touchées par des déductions, et environ 85 % d’entre elles sont méritées. Cela signifie que si le chiffre d’affaires de votre entreprise était de 100 millions de dollars, vous auriez 10 millions de dollars (en moyenne) en déductions. De ce montant, 85 % ou 8,5 millions de dollars seraient autorisés et 1,5 million de dollars seraient considérés comme non autorisés. Un temps considérable est nécessaire pour enquêter sur les réclamations et facturer les différences de 1,5 million de dollars aux clients.
En plus du temps passé par votre propre équipe AR, les clients sont frustrés par les factures incorrectes et le temps qu’il faut à leurs propres équipes pour gérer les négociations. Un mauvais processus de gestion des déductions peut avoir de graves répercussions sur la satisfaction des clients.
Comment identifier et quantifier votre problème de déduction
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- Comprendre les sources : que vous n’ayez que des processus manuels ou un système automatisé à votre disposition, il est important d’identifier quand et pourquoi vos clients prennent des déductions. Recherchez et regroupez les déductions par type et par fréquence.
- Quantifier l’impact : Après avoir identifié et comptabilisé les déductions, vous devez quantifier les déductions par type, par client et par montant en dollars. Connaître l’impact financier de chaque déduction vous aidera à prioriser et à déterminer les prochaines étapes.
- Priorisez vos options : après avoir clairement identifié les types de déduction et quantifié le problème, analysez les déductions par rapport au pourcentage des ventes pour l’ensemble de l’entreprise, par rapport au pourcentage des ventes par client et par rapport à l’année précédente pour identifier les tendances et hiérarchiser les types de déductions par client ou priorité.
- Planifiez et mettez en œuvre des changements à votre processus de gestion des déductions. Une fois que vous pouvez voir où se trouve l’impact le plus important sur votre entreprise, vous pouvez évaluer vos processus actuels de gestion des déductions et identifier les endroits où vous devez apporter des ajustements et améliorer les procédures pour avoir le plus d’impact dans les plus brefs délais.
- Comparez votre état actuel : Notez l’état actuel de votre entreprise et comparez vos déductions à celles de votre secteur d’activité. Cela vous aidera à gérer vos progrès vers la minimisation de l’impact des déductions sur votre flux de trésorerie, ainsi que vous donnera une idée de progrès à mesure que vous continuez à croître.
Les déductions sont un problème commercial, pas seulement un défi de comptes clients
La variété des raisons que les clients ont pour prendre des déductions varient dans plusieurs départements: il peut s’agir d’une conversation de vente qui n’a pas été correctement reflétée dans le contrat, d’un montant de facture incorrect, de l’expédition du mauvais produit ou de dommages à un produit, ou même du moment de l’arrivée d’un envoi, qui peuvent tous provoquer un débat et coûter des revenus à l’acheteur et au vendeur.
La gestion des déductions devient donc un défi interfonctionnel et important pour l’organisation afin d’assurer des opérations efficaces et des flux de trésorerie sains.
L’objectif global de l’ensemble de l’organisation en matière de déductions est de :
- Minimiser les erreurs internes et la mauvaise prise de décision
- Répondre rapidement aux clients avec des faits et des documents qui garantiront que les ajustements sont effectués dans un délai raisonnable
- Paiement sécurisé rapidement pour les déductions prises par erreur
- Radiation justifiée des réclamations des clients
Tous ces objectifs font évoluer une entreprise vers des communications interfonctionnelles plus fortes ainsi que vers des liens plus étroits avec les clients, qui sont rapidement pris en charge dans ce qui peut être un processus sensible.
Automatisation et gestion des déductions
Si l’on considère qu’il faut en moyenne 90 jours pour résoudre une déduction et que seulement 60 % des déductions invalides sont effectivement recouvrées, l’idée d’une gestion automatisée des déductions a du sens. Le temps, l’énergie et l’argent qui peuvent être économisés grâce à l’automatisation des communications et à l’exploitation d’une plate-forme intelligente qui rassemble diverses sources de données afin que les déductions soient faciles à rechercher, ce qui signifie réduire le temps nécessaire pour résoudre une question de déduction et augmenter les revenus qui entrent dans l’entreprise. Et tout cela se traduit par une entreprise plus saine et des clients plus heureux.
