Cette semaine, cela a commencé en masse : les employeurs ont créé de nouveaux horaires rotatifs pour minimiser le nombre de corps au bureau, les conférences et réunions de groupe ont été annulées ou déplacées en ligne uniquement, et les employés ont reçu l’ordre de se préparer à travailler à domicile.
Cette pandémie change notre paradigme de travail - pour toutes les entreprises, y compris la vôtre. Considérez les couches: il va y avoir un changement de masse dans le mode de vie pour beaucoup de gens, car le travail à domicile est toujours l’exception et non la règle. C’est un paysage changeant et inconnu pour beaucoup.
Ce changement signifie que d’autres entreprises avec lesquelles vous vous associez géreront leur travail différemment.
Cela signifie que vos clients géreront leurs horaires différemment.
Cela signifie que vos clients géreront leur vie différemment.
Cela signifie que vos employés géreront leur travail différemment - ils géreront votre entreprise différemment.
Cela signifie que votre équipe de RA gérera votre argent différemment.
Êtes-vous prêt(e) ?
Votre équipe de comptes clients (RA) est essentielle à votre succès lors d’une journée de travail normale. Dans l’environnement commercial sans précédent d’aujourd’hui, leur capacité à fonctionner est absolument essentielle. Pensez aux tâches que votre équipe gère quotidiennement :
- Tenue de dossiers. Tout ce qui concerne la saisie manuelle des données, généralement dans différents systèmes.
- Saisie de données ERP
- Création et envoi de factures
- Dépôt de la facture sur les systèmes AP
- Gestion de documents
- Garder une trace des coordonnées - comprendre où les coordonnées sont manquantes et les remplir avec les informations à jour.
- Codes de déduction à l’appui
- Intégration des nouveaux clients
- CFO & Reporting des ventes
- Suivi des clients. Tenir les clients informés, répondre aux demandes de renseignements, collecter des revenus, stimuler la satisfaction des clients.
- Envoi d’e-mails de collecte
- Passer des appels de collecte
- Traiter les demandes entrantes, telles que les e-mails et les appels téléphoniques, et les traiter directement ou les transmettre à la meilleure ressource.
- Enquêter et trouver une solution. Des tâches souvent compliquées qui varient en fonction du processus de RA de votre entreprise. C’est là que votre spécialiste AR est un expert - il connaît votre entreprise, il connaît vos processus et procédures. Et ils connaissent vos clients.
- Demande d’argent comptant – trouvez et appliquez des conseils de versement corrects.
- Gérer les litiges et les paiements à découvert. Rechercher les soldes de comptes en souffrance contestés, offrir et négocier des solutions pour les clients contestants, gérer l’approbation des paiements à découvert et des litiges, faciliter la collaboration interne avec le reste de l’entreprise.
- Analytique. Axé sur les données, complexe et souvent l’information est limitée. Les solutions à ces tâches nécessitent souvent un certain instinct, une intuition et une expérimentation.
- Cash Forecasting – prédire la date à laquelle les factures vont être payées.
- Analyse des risques clients. Établissez les niveaux de risque des clients et fixez des limites de crédit. Analyse des causes profondes des pertes de l’entreprise.
- Stratégie de collecte. Cela comprend la priorisation de l’arriéré de collecte, le choix des bons textes pour maximiser la collection, le choix du meilleur moment pour appeler, etc.
Avec cet éventail de responsabilités, comment pouvez-vous aider votre équipe de RA à fonctionner dans le nouveau paradigme de pandémie obligatoire d’aujourd’hui? Avec une équipe distribuée, comment gérez-vous la productivité et la responsabilité ? Votre équipe a besoin d’accéder à de nombreuses informations différentes, provenant de différentes sources de données, et doit être en mesure de communiquer entre les équipes internes et les clients.
Si votre équipe AR dispose déjà d’une plate-forme basée sur le cloud pour gérer le processus de crédit à l’encaissement, vous êtes bien en avance sur vos pairs. Une solution centralisée qui rassemble vos données clients à partir de toutes vos différentes sources (ERP, CRM, etc.) et fournit un accès via le cloud garantira non seulement que vos équipes sont en mesure de continuer efficacement, mais aussi que vos clients ne ressentiront pas un changement significatif dans la façon dont ils sont pris en charge. Vous pouvez continuer à piloter votre cycle de vente, à collecter vos revenus et à fournir un service client exceptionnel, car tout ce à quoi votre équipe AR a besoin pour réussir est disponible en une seule connexion. Ils ont juste besoin d’une connexion Internet.
Voici quelques-uns des avantages à rechercher qui permettront à votre équipe de RA et à votre flux de trésorerie de continuer à bouger :
- Accès à tout moment, n’importe où. Si vos employés travaillent à domicile, tout ce dont ils ont besoin est une connexion Internet et un ordinateur pour gérer leurs tâches.
- Liste des tâches hiérarchisées. Un système de RA intelligent peut identifier automatiquement les e-mails et les factures des clients qui doivent être adressés en premier. Votre équipe reste à la tâche, peu importe d’où elle travaille - à domicile, au bureau ou chez Starbucks.
- Tableau de bord complet. Une vision claire des comptes clients et des indicateurs de performance clés signifie que votre équipe peut continuer à prendre des décisions commerciales intelligentes et à soutenir vos clients tout au long de cette période d’instabilité.
- Communications automatisées. Votre équipe peut se concentrer sur les activités stratégiques clés tandis que votre système de RA intelligent envoie des rappels automatiques et des mises à jour aux clients concernant leurs comptes et les factures ouvertes.
- Portail du service client 24/7/365. Vos clients ont l’avantage de gérer leur entreprise et de payer leurs factures, à tout moment et de n’importe où. Cette flexibilité et ce soutien pour vos clients se traduisent par des commentaires positifs des clients et une gestion plus proactive de leurs comptes - ce qui signifie plus de paiements à temps pour vous.
Nous ne savons pas quand ce paradigme pandémique changera et que le travail reviendra à la « normale ». C’est peut-être un changement permanent, et nous n’en sommes qu’au début. Aujourd’hui, ce n’est que de la spéculation. Mais au milieu de cette incertitude, ce que nous savons, c’est que nous avons besoin que nos entreprises continuent de fournir des produits et des services, et nous avons besoin que nos communautés restent connectées. Une baisse de l’activité du côté client peut être inévitable, et vous devrez peut-être trouver de nouvelles stratégies commerciales pour compenser, mais le travail quotidien de votre équipe AR est toujours essentiel pour que votre entreprise traverse cette période difficile. Avec un système de RA intelligent basé sur le cloud, vous pouvez résister au climat inconnu d’aujourd’hui avec la certitude que votre fonction de RA fonctionne de manière cohérente, fiable et efficace.
YayPay est une solution de base de code pour les équipes AR des entreprises de taille moyenne. Notre solution tire parti de l’apprentissage automatique et des communications de paiement automatiques pour accélérer les recouvrements, éliminer et rationaliser l’effort manuel associé au suivi des factures en retard et générer des rapports sur les indicateurs de performance clés. YayPay s’intègre à plusieurs applications de comptabilité, ERP, facturation et CRM, pour un aperçu complet du processus de RA, des recouvrements à l’application de trésorerie. YayPay se concentre sur le développement d’outils intelligents pour la RA intelligente afin d’aider les organisations à améliorer leur productivité, à prévoir leurs flux de trésorerie et à augmenter leurs revenus.
