Nous avons fait des recherches, interrogé nos clients au cours des dernières années, et les chiffres ne mentent pas. Il n’y a pas un seul contrôleur, directeur financier ou commis AP qui apprécie le processus laborieux et fastidieux de recherche de factures, de rapprochement des paiements sans fin et de suivi des traces papier insaisissables. Bien que le gain de temps soit un avantage évident lorsque vous décidez d’automatiser un processus comptable, ce sont souvent les économies de coûts qui ont un effet plus prononcé sur les flux de trésorerie d’une entreprise. Parlons de certaines des façons dont les solutions cloud pour l’automatisation des points d’accès peuvent faire économiser de l’argent à une organisation.
Ne payez que pour ce que vous utilisez
Dans de nombreux cas, la tarification des systèmes d’accès SaaS (Software-as-as-Solution) est basée sur les transactions. Prenons l’exemple de Beanworks : plutôt que de vous facturer des frais énormes pour utiliser notre système, nous ne vous facturons que par transaction afin que les coûts s’ajustent avec votre entreprise. Cela signifie que les entreprises touchées par la saisonnalité peuvent allouer des fonds à d’autres ressources stratégiques pendant les périodes de ralentissement, puis reprendre le rythme lorsqu’elles sont occupées.
Où sont passées mes ressources ?
Vous avez embauché des professionnels de la comptabilité talentueux pour vous aider à gérer votre service uniquement pour qu’ils déposent des factures, fassent des photocopies, saisissent manuellement des données et répondent aux questions des fournisseurs en attente de paiement. Les processus manuels ne sont tout simplement pas efficaces et, très franchement, c’est une mauvaise utilisation des grands talents – des talents qui pourraient être utilisés pour des tâches plus stratégiques comme la prévention de la fraude, la gestion des risques, l’amélioration de l’approvisionnement des fournisseurs et la gestion des dépenses.
Pourquoi investir votre personnel dans la saisie de données alors que vous pouvez automatiser la majorité du flux de travail AP et réorienter l’attention de l’équipe vers des activités à forte valeur ajoutée ? Laissez le système gérer automatiquement les factures simples et donnez à votre personnel aux yeux d’aigle plus de temps pour gérer les véritables exceptions transactionnelles. Il en résulte une amélioration de l’efficacité ministérielle et du rendement des employés.
Maximiser la qualité et minimiser les erreurs
Les services comptables et les gestionnaires aiment avoir une visibilité en temps réel sur l’état des passifs courants. C’est une question de contrôle et le concept ne nous échappe pas. Ainsi, lorsque les contrôleurs et les directeurs financiers doivent attendre que les données soient saisies manuellement dans le système avant de pouvoir voir les responsabilités de l’entreprise, nous comprenons la frustration. Combinez cela avec la saisie manuelle précipitée des données, les erreurs de saisie, les factures mal catégorisées, les documents mal classés et les factures en double entrant dans le système, et vous avez une recette désastreuse pour les problèmes compromettant le système.
L’objectif de l’automatisation des points d’accès est de permettre plus de visibilité et de contrôle sur l’ensemble du processus des points d’accès. Le maintien de la qualité de toutes les données entrant dans le système et le resserrement de la ceinture autour des règles de flux de travail minimisent les erreurs. Dans le même temps, le suivi automatique des factures et des transactions du début à la fin facilite les audits, garantit que les flux de travail sont plus efficaces et libère votre équipe pour des activités plus stratégiques. Alors, qu’attendez-vous? Réservez une démo avec un expert Beanworks AP Automation dès aujourd’hui !
