En décembre dernier, Postes Canada a annoncé un plan d’action en 5 points conçu pour inverser la tendance à la spirale financière descendante dans laquelle elle se déroule depuis des années. Vous ne serez pas surpris d’apprendre que la quantité de courrier papier national traité par Postes Canada a diminué de 20 % ou de 1 milliard de pièces entre 2006 et 2012.
Aucune de ces initiatives n’a reçu un accueil particulièrement chaleureux de la part des propriétaires d’entreprise ou du grand public. Vous pouvez débattre de celui qui était le moins populaire. L’augmentation de 30 % des tarifs postaux et la fin imminente de la livraison à domicile ont été des sujets d’actualité. Je suppose que c’est l’idée de se rendre à la boîte aux lettres de la communauté locale au milieu de l’hiver canadien qui a bouleversé la plupart des gens. L’augmentation des timbres de coût n’a pas généré beaucoup d’amour non plus, mais de nombreux consommateurs communiquent maintenant avec leurs amis et leur famille en ligne. Franchement, je ne m’attends pas à recevoir beaucoup de cartes de Noël par la poste cette année.
Malgré cette baisse, la Fédération canadienne de l’entreprise indépendante a sondé les propriétaires de petites entreprises l’automne dernier et a constaté que 98 % d’entre eux utilisent encore la poste-lettres tous les mois. Il ne fait aucun doute que certains de ces envois sont des factures. Étant donné qu’il en coûte plus cher à vos fournisseurs de vous envoyer des factures et que cela vous coûte plus cher d’envoyer des chèques, c’est le bon moment pour jeter un coup d’œil à une solution d’automatisation des comptes fournisseurs qui simplifie réellement l’ensemble de votre processus AP.
L’automatisation de votre processus d’approvisionnement au paiement élimine le papier, les timbres et les maux de tête. J’ai parlé avec de nombreux gestionnaires AP qui ont un ETP à temps plein qui ne fait rien d’autre que numériser les factures. Pour tous ceux d’entre vous qui sont fatigués de passer des heures par jour à saisir manuellement des informations de facture fastidieuses dans votre logiciel de comptabilité, il y a une lumière au bout du tunnel. Avec Beanworks, vos fournisseurs peuvent envoyer leurs factures directement par e-mail à notre service de capture automatique, qui numérise les informations de titre de la facture . Les factures apparaissent dans votre espace de travail Beanworks avec le fournisseur, les dates de réception et d’échéance, le sous-total, les taxes et le total déjà codés pour vous. Ils peuvent ensuite être envoyés aux personnes appropriées pour un codage, une approbation et un paiement supplémentaires, le tout en ligne. L’époque où l’on rentrait à la maison avec des mains douloureuses et une vision floue est révolue!
Vous vous demandez probablement quelle est la fiabilité du service de capture automatique. Même le meilleur logiciel OCR au monde n’est pas précis à 100% 100% du temps. Le service de capture automatique Beanworks fournit des données rapides et fiables avec une précision de 99 %, 99,99 % du temps.
Vos fournisseurs vous remercieront de l’opportunité de livrer des factures par e-mail, mais votre personnel AP sera ravi de ne pas avoir à ouvrir et à trier le courrier ou à passer des heures à numériser des factures papier et à haranguer les approbateurs. Avec une solution comme celle-ci, pourquoi dépenser de l’argent en courrier, en messageries, en numérisation et en frais de retard? Les clients de Beanworks peuvent réduire leurs coûts de point d’accès d’au moins 50 %.
L’automatisation de votre système de comptes fournisseurs ne rendra peut-être pas Postes Canada heureuse, mais elle aura une incidence positive sur votre résultat net.
