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Lorsque l’OCR (reconnaissance optique de caractères) a fait ses débuts en tant que nouvelle technologie améliorée pour la saisie de données dans les années 2000, les comptables pleins d’espoir ont confié le travail fastidieux aux dernières technologies. Mais jusqu’à présent, malgré de grands espoirs, les équipes financières sont toujours embourbées dans un travail manuel fastidieux.
Environ 86 % des équipes comptables saisissent les données manuellement – et pour 40 % d’entre elles, cette tâche occupe un quart de leur semaine de travail.
Paradoxalement, les dirigeants demandent aux directeurs financiers des informations financières en temps réel afin qu’ils puissent explorer de nouvelles opportunités à faible coût pour augmenter la rentabilité et améliorer la gestion des flux de trésorerie. Grâce à l’automatisation des comptes fournisseurs, c’est facile à transmettre.
L’automatisation des points d’accès Quadient Comptes Fournisseurs aide les comptables en les libérant de la corvée de la saisie des factures. Sa technologie basée sur l’IA capture les détails de la facture, y compris les postes, les informations d’en-tête et le montant total, ce qui permet au personnel de gagner du temps sur la saisie des données de facture.
La synchronisation de vos autres flux de travail du poste fournisseur avec Quadient Comptes Fournisseurs présente également des avantages, par exemple, les données de facture correspondront automatiquement à vos bons de commande.
Divergences désastreuses
Les erreurs comptables sont un problème courant. Il est trop facile d’ajouter un zéro supplémentaire ou d’en manquer un complètement. Lorsqu’un employé des Jeux olympiques d’été de 2012 à Londres a entré « 20 000 » au lieu de « 10 000 » billets dans une feuille de calcul par erreur, le comité a vendu 10 000 sièges qui n’existaient pas. De tels incidents peuvent rendre difficile pour les directeurs financiers d’avoir confiance en leurs données. C’est pourquoi 70% des responsables financiers admettent avoir pris des décisions commerciales basées sur des informations inexactes.
Grâce à Quadient Comptes Fournisseurs, les employés en charge du poste fournisseur peuvent créer des entrées de registre comptes fournisseurs en quelques secondes avec une précision de 99 % et sans risque de mauvaise manipulation des données. Une piste d’audit numérique signifie que les informations sont protégées contre les menaces telles que la fraude.
Les écarts tels que les factures en double sont également immédiatement signalés dans le système. Ce qui serait habituellement détecté lors d’un audit est maintenant identifiable en temps réel.
Les équipes en charge des comptes fournisseurs peuvent facilement accéder aux données de facturation en ligne.
Plus de temps ? Oui, s’il vous plaît !
L’avantage le plus tangible de l’automatisation de la saisie de données est le temps qu’elle permet de gagner. La plupart des données que vous entreriez autrement, puis vérifiez ou copiez sur différents systèmes tels que des feuilles de calcul, sont automatiquement vérifiées. Cela signifie que vous n’avez pas à recouper les détails manuellement.
Il n’y a pas de reçus perdus, d’e-mails manqués ou d’appels téléphoniques évitables pour demander des copies de factures perdues. Tout est accessible en ligne. Même avec les limites de la COVID-19, les entreprises économisent jusqu’à 73 % de leur temps grâce à des processus automatisés.
Attachez votre ceinture – les changements arrivent rapidement
La plupart des comptables se souviendront de l’époque (il n’y a pas si longtemps) des salles de stockage physiques pleines de papier et de fichiers lorsque la récupération d’un document pour vérifier les données signifiait parcourir des montagnes de fichiers.
Mais avec la fonction d’extraction de données de facturation de Quadient Comptes Fournisseurs, tout est géré dans le Cloud et donc facilement accessible. Cela signifie que votre personnel poste fournisseur peut avoir confiance en ses données.
Découvrez comment Quadient Comptes Fournisseurs simplifie la saisie des données de facturation à l’aide de l’IA
