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L’ Association canadienne des producteurs de semences (ACPS) est l’organisme de réglementation désigné pour le système canadien de certification des cultures de semences. L’organisme à but non lucratif s’est engagé à soutenir un secteur agricole canadien compétitif en tant que chef de file mondial respecté en matière d’assurance de la qualité des semences et de traçabilité génétique. L’ACPS rassemble des producteurs de semences, des sélectionneurs de plantes et des intervenants du secteur des semences pour offrir de manière fiable un programme national de certification des cultures de semences grâce à l’assurance de l’identité génétique des semences généalogiques.
« Je n’étais pas satisfait de notre processus manuel pour AP. Nous avions déjà automatisé plusieurs de nos autres processus, donc la prochaine étape naturelle était de déplacer AP de cette façon également. » Pam Coles, directrice générale, Finances et administration, ACPS
Dans son Plan stratégique 2017-2023, l’Association a réaffirmé son engagement envers l’efficience et l’efficacité organisationnelles. Et en tant que directrice générale des finances et de l’administration, Pam Coles cherchait de nouvelles façons d’améliorer leurs processus existants.
« J’ai tout de suite été attiré par l’idée de l’automatisation des comptes fournisseurs (AP) », admet Coles. « Je n’étais pas satisfait de notre processus manuel pour AP. Nous avions déjà automatisé plusieurs de nos autres processus, donc la prochaine étape naturelle était de déplacer AP de cette façon également.
Coles a choisi l’ automatisation Beanworks AP pour son efficacité de haut niveau et son intégration fluide avec son système financier central, Sage 300 .
En tant qu’organisation nationale travaillant avec une équipe de 13membres, l’ACPS était motivée à automatiser son point d’accès et à le déplacer vers le cloud
Alors que l’ACPS certifie plus d’un million d’acres de plus de 2 000 variétés de 40 types de cultures différentes pour près de 3 000 producteurs canadiens, il s’agit d’une organisation plus petite avec seulement 13 employés à temps plein. Cependant, Coles et son équipe ont les mêmes problèmes AP que n’importe quelle grande entreprise.
« Avant d’automatiser, je faisais beaucoup de corrections manuelles », a déclaré Coles. « Si quelque chose a été codé dans le mauvais compte du grand livre général, par exemple, il a déjà été traité et un chèque aurait déjà été émis au moment où je l’ai vu, ce qui rendrait les modifications beaucoup plus difficiles. »
« Nous sommes passés d’un classeur complet pour nos factures fournisseurs et notes de frais à un seul dossier pour tout. Cela a simplifié les choses pour nous, et je suis heureux que nous ayons un processus plus sécurisé que jamais. »
Le problème séculaire des piles de papier dans les AP était un autre obstacle à l’efficacité, que l’ACPS a résolu avec plaisir grâce à l’automatisation.
« Nous avons très peu de papier maintenant », a déclaré Coles. «Nous sommes passés d’un classeur complet pour nos factures fournisseurs et notes de frais à un seul dossier pour tout. Cela a simplifié les choses pour nous, et je suis heureux que nous ayons un processus plus sécurisé que jamais », a déclaré Coles.
En ce qui concerne la pandémie et la transition vers le travail à distance, Coles admet que l’automatisation avec le logiciel Beanworks a été essentielle pour améliorer sa capacité organisationnelle et l’infrastructure de son système financier.
« L’automatisation nous a permis de maintenir l’efficacité pendant la pandémie. »
« Faire notre AP à distance n’était pas possible avant la mise en œuvre de Beanworks. Cela devait être fait au bureau », a déclaré Coles. « Et avec le début de la pandémie de COVID-19, cela est devenu un défi logistique. De plus, un chèque devait être signé manuellement par deux personnes différentes. L’automatisation nous a permis de maintenir l’ efficacité pendant la pandémie.
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