Il est 8 heures du matin, votre équipe vous a déjà contacté à trois occasions différentes, votre système comptable principal est en panne et vous n’avez toujours pas une visibilité complète sur le nombre de jours en souffrance de vos clients de la côte ouest qui sont en retard dans le paiement de leurs factures. Vous n’avez même pas eu la chance de boire une gorgée de votre café et votre téléphone sonne de votre directeur des finances indiquant qu’il a besoin d’une mise à jour du rapport DSO avant 10h00 pour la présenter au conseil d’administration. Sans oublier le tas d’e-mails qui attendent votre boîte de réception et qui nécessitent tous votre réponse « urgente ». Cela vous semble familier?
Trop souvent, vous vous retrouvez dans les tranchées quotidiennes de jongler avec vos responsabilités opérationnelles, administratives et comptables tout en combattant les incendies et en effectuant un travail de détective. Vous travaillez sans crainte jour et nuit pour vous assurer que l’élément vital de votre entreprise – votre approvisionnement en espèces – est lucratif. Avec souvent peu de visibilité sur ce qui se passe réellement dans la vie d’une facture, et une petite équipe qui fait tout manuellement, vous parcourez les feuilles de calcul Excel, les e-mails ou toute autre information qui vous aidera à comprendre ce qui peut se passer avec votre livre d’affaires. Avec une collectabilité en baisse de 38 % depuis mars, votre rapport DSO montre que vous avez des problèmes de trésorerie sans précédent. Vous êtes aux prises avec le stress et la pression d’essayer d’être le « touche-à-tout » et de garder les lumières allumées dans votre entreprise de taille moyenne.
Au fur et à mesure que vous avancez dans votre journée, vous réalisez que la gestion manuelle des comptes clients, le rapprochement des feuilles de calcul Excel et le logiciel ERP de base ne suffiront tout simplement pas. Vous vous sentez prêt à jeter l’éponge. Vous avez essayé de former votre petite équipe à faire les choses avec plus d’agilité et de vitesse, mais en fin de compte, le travail manuel prend beaucoup de temps. Vous n’avez aucun moyen de vous assurer que les factures sont reçues par le destinataire prévu et votre équipe passe des heures à appeler pour faire le suivi des recouvrements impayés.
Vous vous dites, il doit y avoir un meilleur moyen. Alors que de nombreux aspects de l’entreprise – ventes, inventaire et opérations, marketing et support client – ont tous été mis à jour et automatisés, les fonctions de base de gestion de l’argent et des flux de trésorerie ont été largement ignorées. Vous en avez assez de perdre du temps et des ressources sur le processus quotidien de collecte d’espèces, y compris l’envoi d’e-mails, d’appels, d’envoi de factures, d’envoi de relevés, de rapprochement des litiges, etc.
Il y a un flux constant de demandes de renseignements, de reçus et de demandes entrants, souvent sous forme de formulaires papier, vocaux et électroniques. Un flux continu de communications sortantes sous forme de factures, d’avis de recouvrement et de réponses au service à la clientèle ajoute encore plus de complexité.
Garder tout droit est toute une tâche. Manuelle. Main-d'oeuvre. Souci du détail. Aussi, répétitif et épuisant.
Regarder votre entreprise saigner mois après mois n’est pas durable à long terme. Il est temps d’amener votre entreprise à un endroit où vous pouvez passer une journée sans avoir l’impression que le poids du monde est sur vos épaules, et trouver un moyen de mettre votre processus de comptes clients en pilote automatique dès que possible!
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