Lorsqu'il s'agit d'argent, il est évident que vous ne voulez pas dépenser un centime de plus que nécessaire. Quels choix s'offrent aux services de comptabilité fournisseur pour sécuriser et documenter leurs opérations comptables ? La plupart du temps, ils recourent au rapprochement des 3 éléments comptables rois : le bon de commande, le bon de livraison et la facture.
De quoi parle-t-on exactement ?
En termes simples, le rapprochement tripartite consiste à s'assurer que les prix et les quantités figurant sur le bon de commande, la facture et le bon de livraison sont identiques. Supposons qu'une entreprise décide d'acheter 500 clés USB au prix de 2 € chacune. Lorsque la commande est passée, un bon de commande est créé, mentionnant le prix, la quantité demandée et le coût total. Dans le cas présent, il s'agit de 1 000 €.
Pour rappel, un bon de commande est envoyé par l'acheteur au fournisseur pour suivre et contrôler le processus d'achat. Une facture est une demande formelle de paiement envoyée par le vendeur à l'acheteur après l'exécution de la commande. Le vendeur produit une facture qui documente les articles ou les services achetés. Comme la commande, elle doit indiquer le coût, la quantité et le total. Cette facture sera envoyée au client, dans l'attente du paiement. La facture documente la transaction et sert de preuve à l’Administration Fiscale si nécessaire. Un bon de livraison peut être également inclus afin d'indiquer les articles contenus dans l'envoi.
Comme le suggère le nom "tripartite", un membre de l'équipe comptabilité fournisseur devra comparer les trois documents pour s'assurer qu'ils sont cohérents. En cas de divergence, il devra contacter le fournisseur pour résoudre le problème.
Comment se situe cette méthode de vérification ?
Bien que le rapprochement tripartite devienne la méthode de vérification préférée des entreprises, d'autres peuvent être utilisées. Le rapprochement sur 2 niveaux (bon de commande et facture) et sur 4 niveaux (il est alors ajouté le critère de quantité au rapprochement tripartite) peuvent faire partie de vos processus.
Comme nous l’avons vu, dans le cas du rapprochement bipartite, votre collaborateur s'assure que les informations figurant sur la facture correspondent à celles du bon de commande. Si cette méthode permet de réduire le temps consacré au processus, elle augmente le risque d'erreurs car il s'agit d'une méthode de recoupement moins approfondie.
Les avantages de ce rapprochement tripartite
L'adoption de cette méthode de vérification présente plusieurs avantages significatifs que nous vous détaillons ci-dessous :
- Amélioration des résultats : l'adoption d'un processus de rapprochement détaillé permet de s'assurer que les entreprises ne paient pas trop, qu'elles n'effectuent pas de doubles paiements ou qu'elles ne paient pas de factures frauduleuses. Le rapprochement tripartite peut également révéler des loupés de remises potentielles.
- Amélioration des relations avec les fournisseurs : la vérification régulière des données relatives aux commandes permet d'identifier les problèmes récurrents susceptibles d'obliger à reconsidérer les relations avec les fournisseurs. En outre, le rapprochement des trois documents permet de régler rapidement les factures, ce qui incite les fournisseurs à considérer l'entreprise comme un partenaire commercial de confiance.
- Facilitation des audits : en assurant la cohérence entre les factures, les bons de commande et les bons de livraison, les entreprises sont mieux préparées au processus d'audit.
L'automatisation de ce processus : un graal convoité des comptables…
Le rapprochement manuel de tous les documents peut prendre du temps. Il s'agit d'une tâche fastidieuse qui n'est pas très amusante pour l'employé et qui est sujette à l'erreur humaine. En outre, en cas d'erreur, le processus peut s'enliser dans des tentatives de retour en arrière, d'identification de l'erreur et de correction. Cela peut entraîner des retards dans les paiements, et donc des frais de retard ou des amendes.
L'automatisation facilite également les audits futurs en stockant tous les documents et informations pertinents dans un emplacement centralisé facilement accessible dans le Cloud.
En outre, le temps et l'argent qui seraient consacrés au travail manuel pour examiner et faire correspondre les documents peuvent être alloués à d'autres besoins.
