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Votre équipe financière se prépare pour un audit – alignant tous les documents et mettant à jour les feuilles de calcul et les logiciels financiers. Mais vous vous rendez compte que certaines notes de frais sont manquantes et que la pandémie a forcé la plupart de vos employés à envoyer leurs rapports par courriel pour le remboursement des dépenses. Mais quelque part entre la maison et le bureau, tout en gérant une pile croissante de reçus, le comptable a égaré 500 $ de notes de frais.
Si vous êtes un professionnel des comptes fournisseurs, ce scénario peut vous sembler familier. Le classement et le traitement des reçus impliquent trop d’étapes : impression, numérisation, codage, etc. Et pour 62% des entreprises, tout le travail manuel nécessaire à la saisie de données liées aux dépenses est le plus grand obstacle.
Les équipes AP recherchent des solutions plus simples pour relever leurs défis liés aux dépenses. Pour beaucoup, l’automatisation a changé la donne. Grâce à la gestion des dépenses de Beanworks, le personnel et l’entreprise peuvent interagir de manière dynamique via le cloud, plutôt que sur papier.
Cela signifie que les employés peuvent cesser de fourrer les reçus d’un déjeuner d’affaires dans leur sac. Au lieu de cela, ils peuvent simplement prendre une photo et la soumettre via l’application mobile Beanworks. 48 % des entreprises notent que cette flexibilité a ajouté le plus de valeur à leur gestion des dépenses.
Quelle part de « travail manuel » l’automatisation supprime-t-elle ?
Heureux que vous ayez demandé! Il faut huit jours ou plus pour qu’une note de frais soit soumise, approuvée et remboursée pour 43 % des organisations. L’automatisation peut économiser 69% de ce temps en gérant tout, du téléchargement des reçus aux remboursements. Grâce à ces gains de temps, 45 % des entreprises souhaitent passer à l’automatisation dans les six mois.
Les avantages sont réalisés par les deux parties – les employés et les comptables.
Avant l’automatisation, les membres de l’équipe attendaient souvent de retourner physiquement au bureau, avant de rassembler toutes leurs dépenses, de les saisir dans une feuille de calcul, d’imprimer des copies, de signer, de soumettre, puis... en attente de remboursement. Avec Beanworks, tout cela peut être fait en quelques clics, quel que soit l’endroit où l’employé est basé.
De même, le comptable devrait également vérifier les documents soumis, obtenir l’approbation, faire correspondre les reçus avec les postes, entrer des données dans un logiciel de comptabilité, puis rembourser l’employé. Beanworks élimine une grande partie de cette douleur avec des fonctionnalités telles que le codage automatique du grand livre général (GL). Ceux-ci sont automatiquement codés dans le rapport lorsque les employés spécifient le type de dépense, en fonction des catégories de l’entreprise.
Les demandes de remboursement ne sont pas toujours vraies
Dans un sondage mené auprès de plus de 1 000 employés, 85 % ont admis avoir menti au sujet de leurs réclamations afin d’être remboursés avec plus d’argent. Ce qui est choquant, c’est que cinq pour cent ont avoué avoir déformé les informations sur chaque rapport.
Avec Beanworks, vous pouvez personnaliser les canaux d’approbation pour garantir la conformité aux politiques de dépenses de l’entreprise. Il donne un aperçu complet des dépenses en fonction de détails tels que le département, l’emplacement et l’entité juridique. Toutes les informations sont mises à jour en temps réel.
Des reçus froissés aux rapports élégants
Une boule de recettes aléatoires peut sembler une relique du 20e siècle pour les employés dont le mode de vie est intégré dans la technologie. L’automatisation des points d’accès Beanworks permet à ces équipes ap de parcourir manuellement des centaines de lignes de relevés bancaires et de transactions.
Les dépenses peuvent être gérées facilement via le Web et le mobile. Le logiciel intègre également d’autres flux de travail AP (bons de commande, factures et paiements), de sorte que les données circulent de manière transparente entre Beanworks et votre ERP financier.
Découvrez comment Beanworks peut transformer votre gestion des dépenses.
