Temps de lecture estimé: 3 minutes
L’ICBA (Independent Contractors and Businesses Association) est l’un des principaux fournisseurs tiers de prestations collectives de santé et de retraite pour l’industrie de la construction en Colombie-Britannique. Elle représente plus de 3 000 membres et clients et est le plus important commanditaire d’apprentis de métiers dans la province.
À l’approche de son 50e anniversaire, l’ICBA trace une voie novatrice en forgeant un espace de travail plus numérisé dans son service des comptes fournisseurs (PA).
« Nous n’avions pas non plus de système pour vérifier quand quelqu’un signait les factures ou vérifiait les signatures sur celles-ci. On supposait simplement que c’était le leur. » David Gaskin, directeur financier, ICBA
« Dans le passé, les factures s’accumulaient sur mon bureau et quelqu’un d’autre intervenait pour m’aider », explique David Gaskin, directeur financier chez ICBA. L’équipe AP traitait plus de 200 factures sur papier chaque mois et poursuivait 12 approbateurs pour les signer. Un manque de structure et de transparence a rendu le processus de cycle des paiements lent et alambiqué.
« Nous n’avions pas non plus de système pour vérifier quand quelqu’un signait les factures ou vérifiait les signatures sur celles-ci. On a simplement supposé que c’était le leur », dit Gaskin.
Étant entièrement sur papier, l’ICBA connaissait un compte créditeur lent et inefficace
Présentation de « l’armoire électronique »
En 2020, ICBA s’est tourné vers Beanworks pour permettre un flux plus transparent d’informations AP dans tous les départements. « La COVID-19 a été le facteur décisif. Nous cherchions également une plate-forme avant cela, mais la pandémie a accéléré notre besoin d’installer quelque chose », souligne-t-il.
La prise de décision derrière l’exécution de l’automatisation des points d’accès s’est produite en quelques jours seulement. Avec Beanworks, ils ont pu aligner le traitement de leurs factures et mettre en œuvre un système de canal d’approbation détaillé. Cela a changé la donne.
La nouvelle transparence de l’automatisation a augmenté les contrôles de prévention des risques à l’ICBA
Il a remplacé les armoires physiques et les boîtes de stockage par une plate-forme cloud centrale, ce qui a permis à divers flux de travail AP de se réunir de manière transparente. Gaskin l’appelle « l’armoire électronique ».
« Avant d’installer Beanworks, je devais me rendre physiquement chez notre équipe comptable pour demander un certain enregistrement ou document. Maintenant, j’ouvre simplement mon bureau et je peux également accéder à ces documents depuis chez moi », explique-t-il.
L’application de contrôles financiers tels que les dépenses budgétaires ministérielles peut être difficile lorsque les organisations comptent sur le papier. « La seule façon de forcer de tels contrôles serait de continuer à le rappeler aux gens. Beanworks fait cela pour nous. »
Briser les silos
ICBA a été en mesure de supprimer les silos de données au sein de la marque, ce qui a été essentiel pour gagner en transparence dans AP. En tant que directeur financier, Gaskin doit approuver les paiements avant qu’ils ne soient libérés. Avec l’AP automatisé, il peut rapidement auditer une facture pour afficher des détails tels que qui l’a approuvée, quand et le montant.
L’application des contrôles financiers, tels que les dépenses budgétaires ministérielles, peut être difficile lorsque les organisations comptent sur le papier. Mais avec un logiciel d’automatisation AP, les responsables financiers peuvent facilement définir de telles règles. « La seule façon de forcer de tels contrôles serait de continuer à le rappeler aux gens. Beanworks fait cela pour nous », explique Gaskin. Il attribue la matrice d’approbation détaillée comme une caractéristique essentielle – une caractéristique qui aide à mettre en œuvre « des règles qui étaient faciles à enfreindre auparavant ».
Les données sont mises à jour en temps réel, ce qui rend ces détails facilement accessibles à l’équipe financière. « Les choses ne glissent plus entre les mailles du filet », décrit Gaskin. « Tout ce dont j’ai besoin pour examiner et approuver est présent dans le système. »
Pour l’ICBA, défendre les intérêts des travailleurs de l’industrie de la construction ne consiste pas seulement à fournir de la formation et à développer des ressources; cela implique que des professionnels travaillent ensemble pour concevoir un avenir solide. Cela implique beaucoup de complexité dans un monde post-pandémique, et c’est là que des outils comme l’automatisation entrent en jeu, donnant à ICBA une place centrale pour rivaliser avec les autres et répondre aux nouvelles demandes de l’industrie.
Découvrez comment vous pouvez gérer les quatre flux de travail AP (bons de commande, factures, paiements, dépenses) en un seul endroit
Partager cet article
