Temps de lecture estimé : 3 minutes
Lorsque la seule comptable de Cook Bonner Ebeling Construction a décidé de quitter l’entreprise après ses 26 ans de service, l’équipe de direction a décidé d’adopter une nouvelle approche du problème des comptes fournisseurs manuels. « Nous avions juste l’impression qu’il devait y avoir une meilleure façon que de faire des comptes créditeurs », explique Tray McCune, directeur chez Cook Bonner Ebeling Construction.
En tant que l’un des secteurs les moins numérisés, la construction est mûre pour la rupture technologique.
« L’industrie de la construction a surtout adopté tardivement l’automatisation », explique M. McCune.
Et en automatisant leur AP, cette entreprise de construction de 46 ans spécialisée dans les maisons personnalisées en Caroline du Sud, aux États-Unis, nous montre qu’il est possible d’enseigner de nouvelles astuces à un ancien bouteur.
Plus de 90% de l’équipe de Cook Bonner Ebeling travaille à partir de différents sites, ce qui rend difficile le traitement des factures à temps
Située à Charleston, qui abrite plus de 2 500 bâtiments historiques dans le seul centre-ville, l’entreprise de construction s’est bâti un héritage avec plus de 500 projets achevés depuis 1976. Leur expansion a créé des opportunités de connexion avec de nouveaux fournisseurs et entreprises. Mais pour répondre à leurs attentes, Cook Bonner Ebeling savait qu’ils devaient faire évoluer leur structure de paiement. Obtenir des factures traitées à temps devenait de plus en plus difficile et l’équipe s’est rendu compte qu’elle manquait de surveillance et de suivi de la progression de son point d’accès.
« Je travaille dans l’industrie de la construction depuis 25 ans. Et nous nous sommes dit qu’il devait y avoir une meilleure solution pour nos comptes fournisseurs. » Tray McCune, directeur, Cook Bonner Ebeling Construction
Auparavant, une facture arrivait au bureau par courrier / e-mail. Ensuite, il a été estampillé avant d’être transmis au premier approbateur. « Il serait codé pour un poste spécifique et pour un travail spécifique, puis le deuxième approbateur l’examinerait et l’approuverait », décrit McCune. Enfin, la facture est parvenue au comptable qui a saisi manuellement les données dans son système financier. Après avoir rédigé un chèque, la facture est allée dans un classeur pour le stockage.
Avec l’automatisation des points d’accès Quadient Comptes Fournisseurs, Cook Bonner Ebeling a éliminé 90 % de ce travail manuel. « Notre processus comptes fournisseurs est toujours le même, c’est juste électronique où les factures arrivent, et elles sont codées électroniquement avec un ou deux niveaux d’approbation électronique », souligne McCune.
Contrairement à avant où un fournisseur envoyait accidentellement la même facture deux fois et que cela passait inaperçu, ils ont maintenant un système qui signale de telles activités en temps réel. « Quadient Comptes Fournisseurs a détecté certaines choses et nous avons dû auditer plus tard pour le savoir, donc cela a certainement été utile », ajoute-t-il.
« Être en mesure d’éliminer 75 % de ce que notre comptable a fait, tout en libérant le temps de notre gestionnaire de bureau, fait une énorme différence dans les autres choses sur lesquelles il peut travailler. »
Le plus grand avantage pour l’équipe de direction a été la facilité d’utilisation et l’accès aux comptes fournisseurs, peu importe d’où ils travaillent. La majorité de leur personnel travaille à partir de différents sites près de 90% de leur temps. McCune dit que les gestionnaires se rendaient principalement au bureau pour coder les factures. Maintenant, ils peuvent simplement le faire sur leur iPad.
« Notre ancienne comptable a passé 75 % de son temps à saisir manuellement des factures, à effectuer des paiements, à vérifier d’anciennes factures et des choses comme ça. Être en mesure d’éliminer 75% de ce que notre comptable a fait, tout en libérant le temps de notre directeur de bureau fait une énorme différence dans les autres choses sur lesquelles ils peuvent travailler », explique McCune.
« La mise en œuvre de Quadient Comptes Fournisseurs a simplifié notre processus d’approbation des factures, ce qui nous permet d’allouer plus de temps aux détails sur le chantier, plutôt que de rester au bureau pour coder les factures. » David Ebeling, directeur, Cook Bonner Ebeling Construction
Trop de processus clés impliqués dans la gestion des projets de construction sont effectués sur des feuilles de calcul et sur papier. Le manque de technologie contribue aux retards, aux budgets manqués et à l’augmentation des risques. La mauvaise communication et les mauvaises données de projet représentent 48% de tous les travaux de construction américains, ce qui coûte à l’industrie plus de 31 milliards de dollars par an, selon une étude du FMI .
« Je travaille dans l’industrie de la construction depuis 25 ans. Et nous nous sommes juste dit qu’il devait y avoir une meilleure solution pour nos comptes fournisseurs », note McCune. « Quadient Comptes Fournisseurs avait beaucoup de sens. Je pense que c’est une très, très bonne plateforme. »
« La mise en œuvre de Quadient Comptes Fournisseurs a simplifié notre processus d’approbation des factures, ce qui nous permet d’allouer plus de temps aux détails sur le chantier, plutôt que de rester au bureau pour coder les factures. » – David Ebeling, directeur, Cook Bonner Ebeling Construction
Est-il temps de moderniser le point d’accès de votre entreprise ?
