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Entouré de cascades et de verdure tropicale, le cadre du Frenchman’s Creek Beach & Country Club est certainement idyllique.
La communauté de country club ouverte toute l’année dans le comté de Palm Beach, en Floride, compte 606 maisons de luxe, un club de plage privé, deux terrains de golf, 17 courts de tennis et un centre de remise en forme et un spa autonomes.
Lorsqu’il s’agit d’investir dans l’automatisation des points d’accès, Frenchman’s Creek est fier d’être connu comme « le club qui l’a fait en premier ».
Mais leurs processus AP manuels étaient loin d’être idéaux. Avec entre 3 000 et 5 000 factures traitées manuellement pendant la haute saison, le club s’est retrouvé coincé dans une chasse au papier monotone.
« C’était vraiment de la vieille école où la facture arrivait par la poste, vous l’estampliez et la remettiez dans le courrier du directeur. Cela ne fonctionnait tout simplement pas », a déclaré Bernadette Mukuka Ceant, responsable AR / AP CHAE.
Ils ont compris qu’il fallait en moyenne cinq minutes pour traiter chaque facture, à l’aide d’un système de codage manuel.
Le processus sur papier signifiait que les factures n’arrivaient pas au bureau de comptabilité, et il était trop facile d’entrer une facture dans le système deux fois.
« De temps en temps, nous recevions un de ces appels téléphoniques disant 'Hé, nous n’avons pas reçu de paiement', et nous n’avons pas la facture », a ajouté Bernadette.
Des informations financières importantes ont été enfouies sous des piles de documents papier. Chaque fois que le directeur général avait besoin d’informations sur une facture particulière, une longue recherche commençait.
« Vous devriez aller dans vos classeurs et sortir la facture », a-t-elle déclaré.
Bernadette Mukuka Ceant, responsable AP/AR de Frenchman’s Creek, a déclaré que Beanworks était « un ajustement parfait »
Le club savait qu’il devait passer à une méthode numérique de gestion de son AP. Ce qui les a poussés à choisir Beanworks, c’est le sentiment d’une vision commune et la compréhension profonde que Beanworks avait de leurs besoins uniques.
Le résultat ressemblait plus à un partenariat stratégique qu’à une solution logicielle hors du commun.
« Beanworks était un choix parfait », a déclaré Bernadette.
Meilleure utilisation du temps
Grâce aux modules de bons de commande, de facturation et de paiement de Beanworks, Frenchman’s Creek Club a pu transformer radicalement ses processus AP.
Les fournisseurs soumettent les factures par e-mail et l’équipe AP les analyse dans Beanworks au fur et à mesure qu’elles sont reçues. Les informations d’en-tête de facture sont ensuite automatiquement capturées, avec une précision de 99%.
« Avant, il fallait vraiment chercher des erreurs que Beanworks attrape automatiquement. » – Bernadette Mukuka Ceant, AR/AP Manager au Frenchman Creek Beach & Country Club
Beanworks configure les gestionnaires pour approuver leurs propres factures et leur envoie quotidiennement des e-mails de rappel les alertant des nouvelles factures qui doivent être approuvées. Les gestionnaires et l’équipe comptable codent les factures, ce qu’ils ont choisi de faire pour conserver un certain contrôle sur le processus. L’équipe des comptes effectue ensuite une deuxième vérification avant de synchroniser la facture avec le système ERP (Jonas Club Software). Environ 75% du processus AP actuel est automatisé par Beanworks tandis que le personnel de Frenchman’s Creek fait le reste.
Signaler les erreurs
Beanworks signale les erreurs potentielles telles que les factures en double, ce qui les rend plus faciles à repérer lors de la saisie dans le système.
« Avant, il fallait vraiment chercher des erreurs que Beanworks attrape automatiquement », explique Bernadette.
Les factures perdues peuvent être rapidement retracées grâce aux pistes d’audit numériques de Beanworks. Désormais, lorsqu’un fournisseur appelle pour faire le suivi d’une transaction, Frenchman’s Creek peut simplement entrer le numéro du fournisseur dans le système et déterminer si le paiement a été effectué.
Le personnel n’est plus lié à des tâches chronophages qui créent peu de valeur et est libre de se concentrer sur celles qui le font.
Le travail à distance en période de COVID-19
Frenchman’s Creek peut désormais accéder aux informations dont il a besoin via une application mobile ou le Web à l’aide du logiciel cloud de Beanworks.
Cela signifie qu’ils peuvent gérer les points d’accès à partir de n’importe quel endroit et à tout moment.
« Les approbateurs peuvent être dans un autre pays, et si une facture doit être payée, il vous suffit littéralement de l’approuver », a déclaré Bernadette.
Cela s’est avéré précieux pendant la pandémie. Bien que le volume de factures ait diminué, l’entreprise est toujours en mesure de créer des bons de commande, d’approuver des factures, de réduire les chèques et de poursuivre « les affaires normalement ».
Cette année, l’audit annuel de l’entreprise s’est déroulé à distance.
« Il était facile de donner aux auditeurs les informations d’identification nécessaires pour se connecter à Beanworks », a déclaré Bernadette.
Progressiste, respectueux de l’environnement et tourné vers l’avenir
Frenchman’s Creek est heureux d’être connu comme « le club qui l’a fait en premier » lorsqu’il s’agit d’investir dans l’automatisation de l’AP.
Il est facile pour chacun d’accéder à l’information dont il a besoin pour appuyer la prise de décisions éclairées. Les documents circulent rapidement à travers les lignes organisationnelles et il n’y a pas de goulots d’étranglement.
En conséquence, le club a acquis une réputation d’organisation progressiste et soucieuse de l’environnement qui n’a pas peur de penser de manière critique, de relever les défis de front et de regarder vers l’avenir.
Réduisez le risque de paiements en double, d’erreurs et de fraude
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