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L’Orchestre symphonique de Cincinnati (CSO) est une organisation à but non lucratif acclamée qui attire des musiciens, des artistes et des chefs d’orchestre du monde entier.
L’an dernier, l’OSC a célébré son 125e anniversaire en offrant des productions musicales de calibre mondial au public, tant au pays qu’à l’étranger. Pourtant, à mesure que l’organisation continuait de prendre de l’expansion, le besoin de se moderniser est devenu critique.
Le CSO a une filiale, Music and Event Management, Inc., qui exploite plusieurs lieux dans l’Ohio qui dépendaient de la facturation sur papier. Au fil du temps, les niveaux d’approbation ont commencé à s’effondrer à mesure que l’entreprise avait plus de lieux et de personnes à gérer, et que des informations financières importantes passaient entre les mailles du filet.
Avant de passer à Beanworks, un coureur conduisait entre ses différents sites avec un dossier rempli de factures, laissant une trace écrite inefficace, longue et coûteuse.
L’Orchestre symphonique de Cincinnati a frappé toutes les bonnes notes en passant au numérique
« Nous venions de construire un lieu à environ une heure au nord de Cincinnati à Huber Heights et le besoin immédiat était d’obtenir des choses électroniques parce que les factures papier se perdaient », a déclaré Monica Putnick, directrice des finances à l’Orchestre symphonique de Cincinnati / MEMI.
« Notre équipe est répartie sur de nombreux sites différents, et l’acheminement des factures est très compliqué », dit-elle.
MEMI a deux approbateurs de factures principaux, mais le processus est devenu compliqué, car ils ont dû compter sur le « coureur » pour accéder aux factures en attente. « J’avais beaucoup de mal à créer des canaux d’approbation parce qu’il n’y avait pas de véritable structure d’approbation en place », partage Putnick.
« Nous avions un préavis très court avant de passer au virtuel en mars dernier et Dieu merci, nous avions déjà Beanworks en place. Cela a permis à l’équipe financière de travailler à distance de manière transparente et nous sommes toujours à distance maintenant. » Monica Putnick, directrice des finances, Orchestre symphonique de Cincinnati/MEMI
C’est à ce moment-là que le CSO/MEMI a choisi Beanworks pour résoudre ses problèmes de montage.
« La responsabilité que Beanworks nous a donnée est inégalée et il n’y a plus à jouer le « jeu du blâme » pour les factures en retard / perdues. Tout le monde est responsable, car l’information est à la fois accessible et transparente », a déclaré Putnick.
« Beanworks a vraiment aidé à ne pas perdre de factures, à faire payer les choses à temps et à s’assurer que les bonnes personnes voient ce qui doit être vu. »
En ayant une solution automatisée AP, chaque facture dispose d’une piste d’audit électronique, ce qui rend tout le monde responsable. De plus, la transparence fournie par la fonctionnalité et la plate-forme de tableau de bord Beanworks a permis une confiance totale dans l’approbation des finances en temps réel sans erreur.
Comme de nombreuses organisations, l’OSC sur papier a été soumise à une refonte majeure lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé l’année dernière – et a été immédiatement forcée de s’adapter à la nouvelle normalité.
« Nous avons prouvé que notre équipe financière peut relever les défis modernes à l’aide de la technologie. »
« Nous avions un préavis très court avant de passer au virtuel en mars dernier et Dieu merci, nous avions déjà Beanworks en place. Cela a permis à l’équipe financière de travailler à distance de manière transparente et nous sommes toujours à distance aujourd’hui », a déclaré Putnick.
L’automatisation a également été en mesure d’aider Putnick et son équipe à signaler et à supprimer les factures en double, ainsi qu’à identifier les fraudes et les escroqueries, dont elle a constaté une augmentation significative pendant la pandémie.
En ce qui concerne l’avenir et le retour au bureau, Putnick est positif que les choses ont changé pour le mieux, grâce au travail acharné de l’équipe et à l’aide de Beanworks.
« Nous avons prouvé que notre équipe financière peut relever les défis modernes à l’aide de la technologie », conclut M. Putnick.
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