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Surnommée la « Rocket City » pour abriter le Marshall Space Flight Center de la NASA, Huntsville, en Alabama, est une ruche d’innovation. La ville possède également l’aéroport international de Huntsville (HSV), récemment choisi comme l’un des quatre sites à travers les États-Unis pour servir de site d’essai pour la recherche sur les drones.
Alors que Huntsville continuait d’attirer une main-d’œuvre hautement qualifiée, il est devenu évident pour HSV d’aider son équipe des comptes fournisseurs (PA) à passer d’un système manuel et obsolète à un modèle plus dynamique.
« Nous avons un programme de suggestions d’employés, et l’un des membres de notre équipe a suggéré de trouver une meilleure façon de gérer nos comtpes fournisseurs », explique Donna Saunders, contrôleuse financière de HSV. Les dirigeants étaient déjà impatients de se passer de papier et se sont immédiatement mis à bord.
« 50 % du temps de notre comptable a été consacré au dépôt des factures, à leur récupération, puis à leur préparation pour un audit. » Donna Saunders, contrôleuse financière, Aéroport international de Huntsville
L’an dernier, l’aéroport international de Huntsville a été classé « Meilleur petit aéroport » en Amérique du Nord
L’un des problèmes du système existant était la gestion d’un volume croissant de factures. Une équipe de trois employés a dû traiter plus de 600 factures par mois et toutes sur papier. « 50 % du temps de notre comptable a été consacré au dépôt de factures, à leur récupération, puis à leur préparation pour un audit », décrit M. Saunders.
Les documents du poste fournisseurs arrivaient au bureau par la poste et par courriel. Environ 30 approbateurs différents ont dû signer des factures, et le processus pour les faire passer à travers la chaîne était un défi de taille. « Nous ne savions pas où se trouvaient les factures, depuis combien de temps elles étaient à un bureau ou où elles en étaient dans le processus d’approbation », ajoute Saunders.
La solution était simple – HSV avait besoin d’automatiser son point d’accès et rapidement. Après avoir examiné sept solutions de gestion des comptes fournisseurs différentes, ils ont choisi Quadient Comptes Fournisseurs pour numériser leurs factures et leur processus de bons de commande. L’équipe de HSV a constaté que Quadient Comptes Fournisseurs répondait facilement à ses besoins spécifiques en matière de point d’accès sans nuire à son budget.
« Quadient Comptes Fournisseurs a rendu ce processus d’approbation beaucoup plus facile. Nous n’avons pas à penser aux approbations ou à retirer notre politique d’entreprise. Nous avons déjà intégré ces règles dans le logiciel. »
« Le plus grand avantage est que nous n’avons pas à aller au classeur. Nous pouvons simplement extraire la facture ou le bon de commande dans Quadient Comptes Fournisseurs et vérifier les détails. Tout va bien là », dit Saunders.
Avec l’accès au cloud, les responsables de HSV peuvent examiner et approuver les factures de n’importe où
Pour respecter les politiques strictes nécessaires à la protection de ses flux de trésorerie, HSV utilise les canaux d’approbation en ligne de Quadient Comptes Fournisseurs personnalisés pour répondre à ses besoins. Par exemple, toutes les factures supérieures à 5 000 USD sont envoyées au directeur pour examen. « Quadient Comptes Fournisseurs a rendu ce processus d’approbation beaucoup plus facile. Nous n’avons pas à penser aux approbations ou à retirer notre politique d’entreprise. Nous avons déjà intégré ces règles dans le logiciel », explique Saunders.
« Nous parlons des grands classeurs latéraux à quatre tiroirs », souligne-t-elle. Avant l’automatisation, HSV conservait deux exercices financiers de documents au bureau. Cela a pris une quantité importante d’espace de stockage et a augmenté les coûts.
« Il y a moins d’heures supplémentaires en comptabilité et nous en sommes heureux. »
Quadient Comptes Fournisseurs a changé cela. Le cloud stocke sept ans de données donnant à l’équipe un accès complet aux documents du poste fournisseurs sans espace physique.
Les trois membres du personnel qui passaient auparavant 40 % de leur semaine de travail à saisir des factures ont maintenant plus de temps pour le travail stratégique. « Ils ont pris de nouvelles fonctions comme le développement des affaires parce qu’ils ont plus de temps. Il y a moins d’heures supplémentaires en comptabilité, et nous en sommes heureux », dit Saunders.
On pourrait dire que l’automatisation des points d’accès a propulsé HSV dans le futur, mais ce n’est pas encore fait. « Nous examinons maintenant la fonctionnalité de capture de données d’IA de Quadient Comptes Fournisseurs », explique Saunders, faisant référence à un nouvel outil appelé SmartCapture, qui aide les équipes comptes fournisseurs à gagner du temps et à réduire les erreurs de saisie de données en utilisant l’IA pour capturer les détails de la facture. À terme, HSV prévoit de mettre en œuvre de telles technologies pour aider son équipe financière à élaborer de meilleures stratégies commerciales.
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