Pour une gestion financière stratégique de votre entreprise, il vous faut bien plus qu'une équipe talentueuse. Vous avez également besoin des meilleurs outils. Microsoft Dynamics 365 Business Central est devenu l'ERP de référence pour beaucoup d'entreprises.
Dans cet article, nous allons nous pencher sur les avantages de ce logiciel et comment en tirer parti pour optimiser la gestion financière de votre entreprise.
Dans cet article, vous découvrirez :
Qu'est-ce que Business Central ?
Business Central est une plateforme complète de gestion d'entreprise conçue pour les PME. Avec Business Central, vous pouvez suivre les paiements de vos fournisseurs et clients, faire des rapprochements bancaires et des prévisions de trésorerie. Il s'agit d'un ERP, un système qui intègre et gère les processus clés de l'entreprise.
Pourquoi utiliser Business Central ?
Adopter un ERP permet d'intégrer des fonctions vitales au sein d'un seul système. Business Central a été élu "meilleur ERP global" en 2024 par Forbes.
Il peut être utilisé en version cloud ou sur site et dispose d'une application mobile pour que vous puissiez prendre des notes, définir des tâches et gérer votre temps. Il offre également des fonctionnalités de projection de rentabilité.
Que propose Business Central aux équipes en charge des comptes clients ?
Business Central est un outil précieux pour la gestion financière. Les équipes en charge des comptes clients peuvent l'utiliser pour :
- Créer et envoyer des factures à partir des commandes ou des bons de livraison
- Saisir des factures libres non liées à des commandes
- Suivre les factures et les paiements des clients
- Gérer les factures en attente avec des notes de paiements ou de crédit
Cependant, Business Central a ses limites pour la gestion des comptes clients. Bien que certaines fonctionnalités soient utiles, les équipes devront faire face à :
- L'envoi manuel des factures qui prend du temps et augmente les erreurs
- Des options de communication limitées, compliquant la résolution des litiges
- Des fonctionnalités de reporting rigides, sans informations détaillées
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Comment ajouter l'automatisation des comptes clients à l'ERP Business Central
Pour tirer le meilleur parti de Business Central, intégrez-le à une solution d'automatisation des comptes clients comme Quadient Comptes Clients. Vous pourrez ainsi améliorer vos flux de trésorerie, la satisfaction de vos clients et la gestion stratégique de vos finances.
« ...les entreprises qui ont adopté l'automatisation des comptes clients sont 87 % à constater des vitesses de traitement plus rapides, 79 % une meilleure efficacité de leurs équipes, 75 % une meilleure expérience client et 72 % une réduction des coûts d'exploitation. »
- PYMNTS
Gestion intelligente des recouvrements
Une gestion efficace des recouvrements nécessite une stratégie claire. Les processus manuels sont lents et réactifs, et surchargent votre équipe en charge des comptes clients pour des délais d'encaissement allongés.
Quadient Comptes Clients vous propose des outils intelligents pour une approche stratégique des recouvrements. Le logiciel élimine les tâches manuelles, libérant ainsi votre équipe pour des tâches plus stratégiques qui optimiseront vos flux de trésorerie.
Le logiciel vous permet de profiter de processus de recouvrement automatisés et personnalisables. Vous pouvez aussi mettre en place des règles selon vos besoins pour personnaliser les paramètres qui déclenchent des tâches automatiques, comme un paiement refusé ou un litige. Les actions possibles incluent l'envoi d'une communication au client, la notation du compte ou la création d'une tâche pour un membre de l'équipe.
Le logiciel gère l'envoi automatique des factures et des rappels réguliers jusqu'à réception du paiement. En cas de retard de paiement, la facture entre dans un processus de "paiement en retard" avec des relances automatiques jusqu'à résolution.
Grâce à l'envoi rapide des factures et aux rappels automatiques, les paiements arrivent à temps, ce qui réduit vos délais d'encaissement et les retards de paiement. Votre équipe, libérée des tâches manuelles, peut se concentrer sur les comptes à haut risque et les factures avec le plus grand impact sur votre trésorerie.
Une prévision des paiements de classe mondiale
Quadient Comptes Clients vous aide à gérer les paiements en retard et à travailler plus stratégiquement. Malgré tous vos efforts, certains clients paieront toujours en retard. Quadient Comptes Clients vous aide à atténuer ce problème avec des prédictions précises, basées sur l'IA, sur les comptes susceptibles de payer en retard. Le logiciel estime exactement quand vous pouvez vous attendre à recevoir les paiements. Les algorithmes utilisés sont précis à 94 %, fournissant une image claire de vos flux de trésorerie.
Le premier algorithme analyse vos comptes clients et prédit les factures qui seront payées en retard. Le deuxième algorithme examine les factures en retard et les classe par période (30, 60, 90 jours et plus), indiquant quand elles seront probablement réglées.
Le logiciel attribue également une note aux clients, basée sur leurs six derniers mois d'activité de paiement, et vous indique si cette note est en hausse ou en baisse.
En suivant le comportement de paiement de vos clients, votre équipe peut travailler plus stratégiquement. Elle peut mieux prévenir les paiements en retard en priorisant les comptes à haut risque et attendre avant de relancer les clients fiables, améliorant ainsi l'expérience client.
Paiements rapides et gestion des litiges
Plus il est facile pour les clients de vous payer, plus ils paieront rapidement. Personne n'aime les paiements complexes, pourtant c'est souvent le cas avec des processus manuels.
Quadient Comptes Clients vous propose un portail en libre-service pour que les clients gèrent leurs comptes. Ils peuvent consulter les factures, l'historique des paiements et poser des questions. Ils peuvent aussi faire des paiements immédiats directement sur le portail.
Avec le portail, les clients peuvent soulever des litiges. Le système évalue le litige avec l'apprentissage automatique et l'IA. Il prend ensuite une action directe, comme envoyer une facture si le client ne l'a pas reçue, ou place le litige dans une file d'attente pour que l'équipe de comptes clients le traite.
Après réception du paiement, Quadient AR met automatiquement à jour les données dans votre ERP, permettant à votre équipe d'accéder aux informations les plus récentes.
Rapports complets et analyse détaillée
La fragmentation des données est l'un des principaux défis de la gestion des comptes clients. C'est un problème classique des processus manuels. Les données sont dispersées dans différents systèmes qui ne communiquent pas, et il faut passer beaucoup de temps à naviguer entre les solutions pour en extraire les données, ce processus entraîne des risques d'erreurs de saisie et de perte de temps pour la correction.
Quadient Comptes Clients s'intègre à Business Central et à des outils comme votre CRM, centralisant les données sur un seul tableau de bord, dans le cloud. Vous avez ainsi un accès immédiat à toutes les informations vitales de vos clients, avec des mises à jour en temps réel.
La plateforme vous aide à créer des rapports basés sur les KPI de votre entreprise. Cette fonctionnalité est intégrée par défaut à Quadient Comptes Clients, sans frais supplémentaires. Vous ne perdez pas de temps perdu à attendre qu'un tiers compile un rapport personnalisé. En quelques clics vous pouvez définir les paramètres souhaités et accéder instantanément aux données.
Les informations sont présentées sous forme de graphiques et de tableaux, pour vous permettre de contextualiser visuellement les données et de mieux comprendre les chiffres. Sans limite quant au nombre d'utilisateurs, toute l'équipe a accès aux rapports, qui sont facilement partageables. Des règles peuvent être mises en place pour que les rapports soient mis à jour selon un calendrier fixe et envoyés automatiquement aux membres de l'équipe.
Simplifiez votre gestion des comptes clients
Vous ne pouvez pas tout contrôler, mais vous pouvez assurer la stabilité financière de votre entreprise en optimisant vos flux de trésorerie et en éliminant les points de blocage de votre processus de recouvrement.
En alliant Business Central à Quadient Comptes Clients vous accélérez vos recouvrements, améliorez la communication avec vos clients et vous pouvez enfin prendre des décisions en vous servant de données fiable et précises.
Pour découvrir comment Quadient Comptes Clients et Business Central se complètent pour une gestion simplifiée de vos comptes clients, demandez une démonstration gratuite à nos experts.
