Temps de lecture estimé: 6 minutes
Traditionnellement, l’investissement technologique dans les comptes fournisseurs a souvent été relégué au second plan par rapport à d’autres priorités. Il y a cinq ans, seulement 15 % des entreprises considéraient la comptabilité fournisseurs comme une opération stratégique, tandis qu’un tiers ne la considérait en aucune façon comme stratégique. Cependant, l’essor des outils d’automatisation permet maintenant à davantage de comptables de se libérer du travail répétitif et de faible valeur et de devenir des alliés plus stratégiques dans l’entreprise. Les comptes créditeurs peuvent aider à assurer la santé financière de l’ensemble d’une organisation en fournissant des informations et des informations stratégiques qui aident à éclairer les décisions importantes.
Les solutions d’automatisation des points d’accès, qui réduisent les tâches banales telles que la saisie de données, sont rapidement adoptées, 39% des responsables financiers prévoyant de les mettre en œuvre en 2022.
Qu’est-ce que l’automatisation des comptes fournisseurs ?
Certaines entreprises ont atteint un niveau d’automatisation en éliminant les factures physiques. L’idée fausse commune est que tant qu’ils scannent et envoient par e-mail des PDF d’une facture, ils ont réussi à échapper aux problèmes endémiques à un système manuel très tactile. Malheureusement, un tel processus peut aider à réduire le papier, mais le personnel de de la comptabilité fournisseurs consacre toujours un temps précieux à des tâches répétitives telles que la poursuite des approbations.
L’automatisation complète des comptes fournisseurs englobe l’ensemble de votre processus d’achat à paiement . Chaque facture est automatiquement capturée et stockée sur le cloud, où elle est ensuite acheminée vers les approbateurs appropriés. Il vous permet également de payer les fournisseurs directement par carte de crédit virtuelle, ACH, virement bancaire, chèque automatisé ou même chèque papier, sans remplir d’enveloppes.
Les problèmes de comptabilité fournisseurs se cachent à la vue de tous
Si votre entreprise utilise toujours des processus manuels ou partiellement numérisés pour les comptes fournisseurs, vous vous demandez peut-être s’il est nécessaire d’automatiser entièrement. Après tout, s’il ne semble pas cassé, pourquoi le réparer? Le problème est que le système peut être brisé d’une manière qui peut souvent échapper à l’attention de ceux qui se sont habitués à ses défis. Jetons un coup d’œil aux difficultés quotidiennes auxquelles votre équipe des comptes fournisseurs est confrontée et qui peuvent être facilement résolues grâce à l’automatisation des points d’accès.
L’un des principaux problèmes auxquels les équipes de comptes fournisseurs sont confrontées est qu’elles sont coincées à jouer le jeu de l’attente en ce qui concerne les approbations. Selon une étude de Levvel, 37% des employés en comptabilité fournisseurs ont eu du mal à faire signer leurs factures à temps en raison du travail à distance au cours de la dernière année. Même si vous n’avez pas d’employés des finances travaillant à distance, vous pouvez toujours faire face à des retards en raison d’un processus d’approbation alambiqué. En outre, les factures papier peuvent rester bloquées sur un bureau et les factures numérisées peuvent se retrouver coincées dans une boîte de réception, ce qui entraîne des retards qui peuvent être facilement évités.
Selon une enquête Quadient auprès des employés en comptabilité fournisseurs, jusqu’à 20% de leur temps est consacré à la recherche d’approbations. Non seulement c’est une utilisation inefficace du temps, mais cela peut également entraîner des frais de retard, ce qui affecte votre résultat net et nuit à vos relations avec les fournisseurs.
Les erreurs lors du processus de saisie des données sont un autre problème courant associé au point d’accès manuel. Actuellement, 86 % des équipes comptables saisissent les données manuellement, un processus sujet aux erreurs. En fait, 70% des chefs d’entreprise mondiaux déclarent avoir pris des décisions financières basées sur des données inexactes.
Le temps est l’un de vos atouts commerciaux les plus précieux, mais avec les processus manuels, vous le perdez au profit de tâches répétitives et banales. Cela signifie que votre équipe comptabilité fournisseurs passe son temps à saisir des données et à les recouper sur plusieurs systèmes, en plus du temps passé à passer des appels téléphoniques ou à envoyer des e-mails si une facture disparaît.
Selon 40 % des travailleurs interrogés, un quart de leur semaine de travail est consacré à des tâches manuelles répétitives.
Le temps perdu n’est pas le seul coût associé au traitement manuel de votre point d’accès, il y a aussi un coût littéral. Une étude de Levvel Research a révélé que le traitement d’une facture papier coûte généralement 15 USD, contre 5 USD ou moins grâce à l’automatisation.
Perdu dans le labyrinthe
Si vous n’êtes pas passé à un système d’automatisation basé sur le cloud pour vos comptes fournisseurs, vous utilisez probablement des systèmes distincts. Votre équipe navigue dans un labyrinthe de programmes comme Excel, e-mail, DropBox et d’autres programmes qui ne communiquent pas bien entre eux. Des silos de données se développent, ce qui rend difficile l’obtention d’une vue complète de la santé financière de votre service comptabilité fournisseurs ou la prise de décisions éclairées en fonction de ces informations.
Dans un sondage mené par Blackline, 26 % des cadres supérieurs et des professionnels de la finance ont déclaré qu’ils étaient préoccupés par leur capacité à repérer les erreurs financières en raison d’un manque de visibilité.
Ce manque de transparence explique pourquoi, selon le même rapport, seulement 38 % des professionnels de la finance font confiance à l’exactitude de leurs données, et pourquoi 20 % des professionnels de la finance déclarent qu’ils n’ont pas un accès régulier à des chiffres précis. Lorsqu’on leur a demandé pourquoi c’était le cas, 28 % l’ont attribué à un manque de contrôles automatisés et de vérifications de leurs données, et 28 % ont cité une dépendance excessive à l’égard de méthodes telles que les feuilles de calcul et d’autres processus obsolètes.
Abattre les murs
Tous les problèmes décrits ci-dessus sont des murs qui se dressent entre vous et des finances saines. Heureusement, vous pouvez commencer à abattre ces murs grâce à l’automatisation des points d’accès basée sur le cloud.
- Avec Quadient Comptes Fournisseurs, votre équipe comptabilité fournisseurs n’a plus besoin d’être embourbée dans de longs processus d’approbation. Le système vous fournit des aperçus de toutes les factures en attente, envoie des notifications aux approbateurs lorsque les factures doivent être approuvées et envoie même des rappels. Parce qu’il fonctionne à partir d’un système basé sur le cloud, les approbateurs peuvent y accéder à partir de leur ordinateur ou de leur téléphone, ce qui accélère le processus d’autorisation. Vous voulez plonger plus profondément? Vous pouvez lire comment Quadient Comptes Fournisseurs a aidé à éliminer un processus d’approbation alambiqué pour l’ICBA (Independent Contractors and Business Association).
- En utilisant comptabilité fournisseurs Automation, vous éliminez le puits de temps de la saisie manuelle des données. Quadient Comptes Fournisseurs gère cela pour vous, libérant ainsi beaucoup de temps pour votre équipe tout en atténuant le risque d’erreurs de saisie de données coûteuses. Plus besoin d’empilement de papier sur les bureaux, plus besoin de fouiller dans les classeurs ou les e-mails pour trouver les documents dont vous avez besoin, ou de taper de manière répétitive des données dans une feuille de calcul. Pour plus d’informations sur la façon dont Quadient Comptes Fournisseurs peut faire gagner du temps à votre équipe et nettoyer votre processus AP, consultez ce qu’il a fait pour Minikhada Club dans le Minnesota.
- Comme indiqué ci-dessus, le coût typique du traitement manuel d’une facture est estimé à 15 $. Avec l’automatisation basée sur le cloud, ce coût tombe à 5 $ ou moins. En supposant que votre entreprise traite 500 factures par mois, le coût manuel s’élève à 78 000 USD par an, contre 30 000 USD ou moins grâce à l’automatisation. Cela représente une économie d’au moins 48 000 $ US par an.
- En passant à un système automatisé, vous éliminez les silos de données et améliorez la transparence. Toutes vos données sont centralisées et facilement accessibles, ce qui vous donne un aperçu de chaque étape du processus AP.
Par où commencer ?
Avec tout cela à l’esprit, la prochaine question logique que vous vous posez probablement est: « Par où dois-je commencer? » Cela peut sembler accablant, mais faire le premier pas est en fait assez simple. Pour commencer, il suffit d’identifier les plus grands obstacles dans vos processus actuels et de développer un argument stratégique pour la mise en œuvre de l’automatisation. Avez-vous des problèmes avec les approbations? Retards de paiement ? Erreurs de saisie de données ou perte de temps à saisir manuellement des données ? Une fois que vous avez identifié les domaines nécessitant de l’aide, vous pouvez vous concentrer sur les avantages que vous cherchez à obtenir grâce à l’automatisation. Enfin, assurez-vous d’impliquer toutes les parties prenantes concernées dans le processus d’évaluation afin de pouvoir présenter un cas holistique de la façon dont l’automatisation profitera à votre entreprise à tous les niveaux. Vous pouvez également consulter de plus près le guide étape par étape de Quadient Comptes Fournisseurs sur la façon de commencer le processus d’automatisation des points d’accès pour votre organisation.
De quels outils avez-vous besoin ?
Lorsque vous commencez à rechercher des solutions d’automatisation, il y a quelques points à garder à l’esprit. S’intègre-t-il à votre système financier actuel? Gère-t-il vos quatre processus comptabilité fournisseurs (bons de commande, factures, dépenses et paiements) sur une seule plate-forme ? Et a-t-il une accessibilité Web et mobile?
Quadient Comptes Fournisseurs s’intègre à votre logiciel de comptabilité actuel et l’améliore, vous offrant plus de transparence, moins de travail répétitif et des économies substantielles. Quadient Comptes Fournisseurs vous offre également une solution complète à 360 degrés qui gère les factures, les bons de commande, les paiements et les dépenses dans un système unique et convivial. Comme il s’agit d’une solution basée sur le cloud, vous avez toujours accès à Quadient Comptes Fournisseurs. Connectez-vous simplement via votre ordinateur, ordinateur portable ou téléphone mobile et obtenez les données dont vous avez besoin à tout moment pour effectuer les actions requises.
En savoir plus sur la façon dont Quadient Comptes Fournisseurs peut améliorer et simplifier votre processus AP
