Le travail à distance ne se limite plus aux startups. Les entreprises de toutes tailles voient maintenant les avantages des modalités de travail flexibles des employés. En 2016, 43% des Américains interrogés disent avoir passé au moins un certain temps à travailler à distance l’année dernière, selon un récent sondage Gallup.
Pourquoi les entreprises se déplacent-elles à distance? Il existe en fait une longue liste d’avantages qui deviennent disponibles pour les entreprises qui adoptent des politiques de travail flexibles. En ce qui concerne le recrutement, les entreprises qui ont une main-d’œuvre répartie ne sont pas limitées par la géographie lors de l’embauche: elles peuvent embaucher les meilleurs candidats pour le poste, quel que soit l’endroit où ces candidats vivent, ce qui élargit considérablement le bassin de recrutement. La réduction des frais généraux d’exploitation est un autre avantage évident. Moins d’employés sur place signifie moins de pieds carrés d’espace de bureau physique nécessaire, ce qui réduit les coûts de loyer ainsi que tous les autres coûts généralement associés au maintien d’un toit au-dessus de la tête des employés et du café frais dans la casserole.
Cette tendance est également plus populaire dans certains secteurs que dans d’autres. Dans les secteurs de la finance, de l’assurance et de l’immobilier, il y a eu une augmentation marquée du temps passé à travailler à distance, avec 47% des travailleurs déclarant avoir passé du temps à travailler à distance l’année dernière. Les résultats étaient encore plus élevés pour les travailleurs des transports (61 %) et de la technologie (57 %). D’un point de vue pratique, le fait d’avoir une main-d’œuvre répartie signifie que, même si l’empreinte des bureaux d’une entreprise diminue, ses exigences administratives deviendront plus complexes. Si la main-d’œuvre est répartie entre les villes ou même les continents, comment tout le monde travaillera-t-il ensemble efficacement?
Pour un processus administratif en plusieurs étapes comme les comptes fournisseurs, cela peut être une tâche ardue. Les factures proviennent des fournisseurs et doivent être saisies dans le système comptable de l’entreprise, puis codées et acheminées vers les approbateurs au sein de l’entreprise pour examen et approbation. Une autre série de traitement et d’approbations est également généralement nécessaire pour effectuer les paiements aux fournisseurs. Si votre équipe comptable et vos approbateurs sont principalement à distance, ou même travaillent à partir de bureaux régionaux distincts, le processus de signature peut prendre beaucoup de temps.
Dans une récente interview avec Sean Kerklaan, PDG de Fatigue Science, nous avons appris exactement combien de temps ce processus peut prendre. Avec leurs comptables travaillant à Vancouver et leur PDG travaillant à distance à Ottawa, les comptes créditeurs étaient un processus lent et coûteux pour Fatigue Science. Chaque chèque non signé nécessitait un service de messagerie pour obtenir deux signatures, ce qui pouvait facilement ajouter une semaine ou deux au délai de paiement. Beanworks a résolu ce problème, ainsi que plusieurs autres inefficacités, comme le note Kerklaan: « Beanworks est brillamment simple. Il comprend une excellente structure hiérarchique pour un processus d’approbation ou de rejet simple, permet des approbations numériques et permet d’économiser des milliers de dollars sur le papier imprimé.
En tant que solution d’automatisation des comptes fournisseurs basée sur le cloud, Beanworks connecte les équipes, les services et les entreprises, afin que les factures puissent être traitées de n’importe où dans le monde. Les factures restent centralisées et toujours accessibles, en utilisant des informations d’identification personnalisées, afin que les bonnes personnes aient le bon accès. En savoir plus sur la façon dont Beanworks peut connecter votre équipe distante dès maintenant.
