Temps de lecture estimé : 4 minutes
L’incertitude causée par la pandémie mondiale de COVID-19 a généré des opportunités de fraude pour prospérer alors que les entreprises ont signalé une augmentation de 112% des escroqueries financières au premier et au deuxième trimestre de 2020. Les perturbations causées par le virus ont modifié les opérations traditionnelles des entreprises et de nombreux systèmes financiers sont devenus vulnérables aux attaques ou ont connu une réduction importante de leur efficacité. Lorsqu’une crise survient, elle oblige les organisations à redoubler d’efforts et à s’assurer que les systèmes internes tels que les comptes fournisseurs (PA) fonctionnent efficacement afin que l’entreprise puisse se préparer à d’éventuelles pertes de revenus. Pourtant, lorsque ces systèmes sont déjà mis à rude épreuve, l’impact d’une urgence peut être encore plus dévastateur que nécessaire.
Selon PwC, 40 % des entreprises prévoient de consacrer davantage à la prévention de la fraude au cours des deux prochaines années. Les statistiques montrent également que les organisations qui investissent dans des logiciels comptes fournisseurs résilients sont mieux loties.
Gros petits mensonges
La fraude est une partie incontournable du monde des affaires et une crise offre aux escrocs l’occasion idéale d’exploiter toutes les vulnérabilités de vos systèmes financiers. Et pire encore, une partie de la fraude est susceptible d’être un travail interne. Environ 5 % des revenus d’une organisation sont directement ou indirectement volés par des déclarations de dépenses inexactes, et ce, au cours d’une année moyenne. Aux États-Unis, cela représente une perte annuelle totale potentielle d’environ 4 000 milliards de dollars américains.
De l’autre côté de l’Atlantique, une enquête britannique menée auprès de plus de 1 000 employés a révélé que 85% d’entre eux ont admis avoir falsifié des notes de frais. De plus, 82 % des employés qui ont menti n’ont jamais été attrapés.
Heureusement, les entreprises prennent des mesures. Selon PwC, 40 % des entreprises prévoient de consacrer davantage à la prévention de la fraude au cours des deux prochaines années. Les statistiques montrent également que les organisations qui investissent dans des logiciels comptes fournisseurs résilients sont mieux loties. Les entreprises dotées de programmes de lutte contre la fraude spécialisés ont dépensé 42 % de moins en interventions d’urgence et 17 % de moins en coûts d’assainissement.
Absence du bureau
Le travail à distance a créé de sérieux défis pour les équipes du poste fournisseur, car l’accès limité au bureau a rendu les procédures traditionnelles, telles que le dépôt manuel de factures ou l’approbation de paiements, considérablement plus difficiles. Dans une étude de 2020, 25% des organisations ont déclaré que les processus manuels entraînaient trop de factures ou de paiements en double. Cela signifie que près de la moitié des entreprises restent dépendantes d’opérations manuelles obsolètes telles que les chèques papier, qui doivent être classés à partir d’un bureau. Plus important encore, ces systèmes obsolètes pourraient coûter plus cher à votre entreprise que vous ne le pensez. Si vous considérez la main-d’œuvre seule, si vous avez un commis au poste fournisseur traitant les factures à temps plein à 20 USD par heure (ou environ 3 440 USD par mois), 300 à 400 factures coûteraient à votre entreprise environ 9 à 12 USD par document. Et c’est avant que nous ayons pris en compte les coûts d’impression, qui peuvent coûter entre 300 et 400 USD par mois. Au fur et à mesure que les flux de travail évoluent, cette approche manuelle n’est pas très efficace – et lorsque vous ajoutez une crise au mélange, les dommages peuvent être importants.
En réduisant les tâches exigeantes en main-d’œuvre et inefficaces, les organisations disposant de l’automatisation des points d’accès économisent de 60 à 80 % des coûts associés au traitement d’une facture.
Pour assurer la pérennité de votre entreprise, la modernisation de vos systèmes existants peut avoir un impact immense. L’automatisation des points d’accès Quadient Comptes Fournisseurs peut vous aider à retravailler vos équipes financières et à introduire de nouvelles technologies, telles que les paiements électroniques. Quadient Comptes Fournisseurs propose diverses options pour les paiements électroniques et stocke des données validées, des informations bancaires et des informations financières importantes, ce qui se traduit par une réduction de 83% de vos exigences de saisie de données. Avec l’application Quadient Comptes Fournisseurs, vous pouvez suivre les paiements et les transactions en temps réel, ainsi que soumettre des reçus numériques pour la gestion des dépenses. Mais, là où Quadient Comptes Fournisseurs offre vraiment le plus de valeur, c’est dans les économies de coûts. En réduisant les tâches exigeantes en main-d’œuvre et inefficaces, les organisations disposant de l’automatisation des points d’accès économisent de 60 à 80 % des coûts associés au traitement d’une facture.
« Nos employés qui travaillent sur les sites n’ont pas le luxe de travailler à domicile. La soumission des demandes de remboursement de dépenses est devenue très difficile. Robert Cremers, directeur des finances et de l’administration, Athabasca Catering
Restauration pour l’avenir
La pandémie a déjà alimenté des changements généralisés dans les systèmes financiers. Lorsque la COVID-19 est apparue pour la première fois, athabasca Catering, client de Quadient Comptes Fournisseurs, s’est rendu compte que son entreprise était en difficulté. Comme les opérations quotidiennes ne pouvaient pas être effectuées à domicile, l’organisation devait pivoter pour d’abord trouver un moyen de fournir ses services en toute sécurité, puis gérer les dépenses papier et autres transactions financières qui nécessitaient des bureaux.
« Nos employés qui travaillent sur les sites n’ont pas le luxe de travailler à domicile », a déclaré Robert Cremers, directeur des finances et de l’administration à Athabasca. « Soumettre des demandes de remboursement de dépenses est devenu très difficile. »
Mais, une fois que Cremers a trouvé Quadient Comptes Fournisseurs, Athabasca a été en mesure de gérer et de surveiller les coûts via l’application mobile Quadient Comptes Fournisseurs, réduisant ainsi le rapprochement des dépenses à près de 30 secondes. L’entreprise a également été en mesure de se passer complètement de papier. Les dépenses en papier d’Athabasca ont été réduites d’environ 75 %, tandis que l’impression et la copie ont été réduites de 400 $ CA par mois à 100 $ CA par trimestre.
Alors que la pandémie a accéléré la nécessité pour les entreprises de se préparer à l’incertitude, armer votre équipe comptes fournisseurs avec la bonne technologie garantit que vos finances sont beaucoup plus sûres. Lorsque vous intégrez l’automatisation des points d’accès Quadient Comptes Fournisseurs dans vos systèmes, les opérations critiques telles que l’évitement des retards de paiement, le suivi des dépenses et la création de bons de commande se poursuivent sans interruption. Avec Quadient Comptes Fournisseurs, votre équipe profitera de nouveaux flux de travail rationalisés et d’outils permettant de gagner du temps afin de pouvoir se concentrer sur ce qui compte le plus : faire croître votre entreprise.
Découvrez comment surmonter les défis du travail à distance et pérenniser vos comptes fournisseurs
