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Malgré toutes ses complexités, certains CPA croient que la pandémie ouvre la voie à l’innovation dans les audits comptables. Ils le créditent comme une force qui accélérera l’adoption de l’intelligence artificielle et de l’analyse dans l’industrie qui est longtemps restée confinée aux feuilles de calcul et aux fichiers.
« La puissance de l’IA et de l’exploration de données sera largement utilisée cette année. Avec Quadient Comptes Fournisseurs, je peux obtenir les données brutes et les présenter sous forme de graphiques et de tableaux. » – Bernadette Mukuka-Ceant, directrice comptable, Frenchman’s Creek.
Les vérificateurs font des appels téléphoniques et vidéo aux clients pour compléter leurs évaluations financières financières
Audits en temps impair
Au cours d’une année normale, un vérificateur rencontrerait le personnel du bureau ou s’appuierait sur des dossiers physiques et des vérifications pour effectuer des évaluations. Mais avec la COVID-19 limitant les voyages, ils sont maintenant liés à des appels téléphoniques et vidéo. Par exemple, PwC a audité l’inventaire de ses clients via FaceTime. L’employé a utilisé un téléphone pour diffuser en direct depuis l’entrepôt de l’entreprise et donner un rapport visuel de l’inventaire. « Les choses ne seront plus exactement les mêmes qu’avant, mais personne ne veut que ce soit la nouvelle normalité », a déclaré Michael Paterson de PwC à CPA Canada.
Les contraintes physiques ne sont pas le seul obstacle à la réalisation d’un audit à temps. Les pratiques comptables désuètes sur papier et le travail à distance ont rendu difficile l’accès aux documents. « C’est certainement quelque chose qui est difficile », a déclaré Jon Raphael de Deloitte à Accounting Today.
De même, les entreprises qui ont anticipé l’incertitude prolongée, mais qui n’ont numérisé que certaines parties du flux de travail financier, sont également confrontées à des interruptions, par exemple, les fournisseurs soumettent des factures par voie électronique, mais le comptable utilise des chèques papier pour effectuer les paiements.
« Cela aide vraiment beaucoup pendant la saison d’audit. Nous avons créé un ID utilisateur pour l’auditeur. Ils peuvent simplement aller sur la plate-forme. Je pense qu’à l’heure actuelle, nous sommes à environ 90 % sans papier dans l’ensemble de l’entreprise. » – Jesusa Agustin, comptable principale chez Everest
Apporter leur audit A-game
Le Centre de services Everest exploite 16 franchises Mr. Lube au Canada avec un énorme 1 600 factures traitées par mois par seulement trois employés. Compte tenu du volume, un audit à distance aurait pu être quelque peu tourmentant si Everest n’avait pas déplacé ses comptes fournisseurs (AP) dans le cloud.
« Cela aide vraiment beaucoup pendant la saison d’audit. Nous avons créé un ID utilisateur pour l’auditeur. Ils peuvent simplement accéder à la plate-forme », explique Jesusa Agustin, comptable principale d’Everest, qui utilise l’automatisation des points d’accès Quadient Comptes Fournisseurs. « Nous avons donné à l’auditeur l’accès pour générer des rapports. Je pense qu’à l’heure actuelle, nous sommes à environ 90% sans papier dans l’ensemble de l’entreprise », affirme-t-elle.
Le point d’accès cloud a aidé l’équipe Science World de Vancouver à terminer son audit à distance sans aucun retard
Dans d’autres cas, les comptables deviennent plus proactifs dans le maintien de la solide santé financière de leur entreprise. Douglas Chow, superviseur des finances à Science World, un musée de Vancouver, affirme que son équipe des finances travaillait à domicile pendant la majeure partie de l’année dernière, traitant près de 250 factures par semaine.
Mais avec l’accès en temps réel aux comptes fournisseurs via Quadient Comptes Fournisseurs, Chow effectue désormais lui-même des audits internes plus régulièrement. « Autrefois, c’était tellement de travail qui passait par les classeurs. Vous devriez passer par les boîtes et le stockage. L’automatisation rend l’audit beaucoup plus facile », souligne Chow.
« Les organisations que j’ai vues qui sont les plus efficaces sont celles qui s’appuient pleinement sur l’évolution des processus dans le secteur de la comptabilité. Ces entreprises reconnaissent la nécessité de gérer le changement et les nouvelles technologies sont continues, et non une solution ponctuelle », a déclaré Pam Chedden, directrice du groupe SC&H.
Certains éléments du processus d’audit peuvent sembler plus problématiques pour les entreprises qui ont été prises au dépourvu par les restrictions associées à la COVID-19. Mais comme le signalent les experts financiers, la crise ne fera qu’accélérer l’adoption du cloud, car la demande d’informations en temps réel et d’échange de données s’est intensifiée. L’industrie de la chaîne d’approvisionnement a connu des perturbations sans précédent en raison de la pandémie, mais commence déjà à exploiter l’automatisation avec des factures électroniques, incitant d’autres secteurs à faire de même.
Curieux de voir comment l’automatisation facilite les comptes fournisseurs ?
