Alors que les entreprises traversent la saison annuelle de l’audit, beaucoup s’adaptent encore à la réalité d’une main-d’œuvre à distance. Bien que le processus ait fourni plusieurs défis uniques, il a également aidé les équipes à devenir plus agiles et adaptables, renforçant ainsi leur capacité à fournir des résultats quelles que soient les circonstances.
Pour les équipes qui s’adaptent encore à des choses comme les audits à distance, plusieurs bonnes pratiques peuvent aider à assurer le succès du nouveau processus.
Plongez dans le Cloud
Le premier obstacle auquel de nombreuses organisations sont confrontées est le manque d’informations centralisées et l’incapacité de collaborer sur de longues distances. L’utilisation de systèmes cloisonnés, en particulier si des quantités importantes de données sont stockées dans des fichiers physiques, peut rendre l’accès difficile, voire impossible, pour ceux qui travaillent à domicile.
Les entreprises qui anticipent ou planifient des audits à distance devraient commencer le processus en adoptant la numérisation, en s’éloignant de choses comme les documents papier.
« Il faudra peut-être un effort délibéré pour numériser afin d’atteindre la répétabilité, l’évolutivité et la cohérence nécessaires pour fonctionner efficacement dans un environnement distant. » — Jon Raphael, associé directeur national, Deloitte
Ensuite, votre équipe devrait se pencher sur l’intégration de logiciels basés sur le cloud. Idéalement, il devrait également s’intégrer aux solutions comptables de votre entreprise, garantissant ainsi que les données critiques de l’entreprise sont disponibles à tout moment. Cela permet à votre équipe de travailler de manière indépendante ou de collaborer si nécessaire, en utilisant des informations à jour et précises.
Devenez plus agile
L’expression « cette réunion aurait pu être un e-mail » est une blague courante autour des espaces de bureau, mais lorsqu’il s’agit d’audits à distance, une communication régulière à l’échelle de l’équipe est vitale.
Même dans les meilleures conditions, les projets peuvent très rapidement commencer à fonctionner en retard ou au-dessus du budget. Le risque augmente lorsque les membres de l’équipe sont isolés et dispersés.
Pour aider votre équipe à rester concentrée et productive, il est utile d’organiser des stand-up agiles quotidiens à l’aide de plates-formes de réunion virtuelles telles que Zoom ou Microsoft Teams. Au cours de ces appels, le groupe peut examiner les tâches, énumérer les réalisations de la veille et collaborer sur les défis.
L’établissement d’objectifs de petite taille permettra aux membres de l’équipe d’apporter des contributions réalisables et mesurables et leur donnera la capacité d’apporter des changements au besoin. Il fournira également des données précises qui pourront être analysées régulièrement afin de comprendre les progrès réalisés dans le processus d’audit et d’identifier les priorités immédiates.
Ces réunions permettent également aux chefs d’entreprise de communiquer activement avec leurs employés, offrant ainsi la cohérence et la transparence nécessaires au bon fonctionnement des modèles de travail hybrides.
Gardez-le propre
Une complication inattendue à laquelle les équipes d’audit à distance peuvent être confrontées est celle des défis technologiques liés à la sécurité et aux capacités. Les travailleurs devraient recevoir des directives claires concernant la sécurité numérique et le bon fonctionnement des solutions utilisées.
Il peut également être nécessaire de fournir une formation sur la façon de tester les systèmes à domicile et de s’engager dans la planification de scénarios. En bref, cela implique d’identifier les facteurs qui pourraient avoir une incidence sur le rendement, de sélectionner ceux qui sont les plus susceptibles de s’appliquer, d’élaborer des hypothèses plausibles dans lesquelles ces facteurs pourraient se produire et d’analyser les implications de chacun.
Ensemble, ces activités fonctionnent comme une sorte d’hygiène numérique, aidant à maintenir vos opérations en bon état de fonctionnement et en bonne santé.
Rappelez-vous le contact humain
Sur un plan fondamental, l’une des étapes les plus importantes pour mener à bien un audit à distance est de se souvenir des vraies personnes derrière tout cela.
Les chefs d’équipe et les gestionnaires doivent s’engager régulièrement avec chacun de leurs employés en tête-à-tête, ainsi que mettre en place des pratiques qui permettent un sentiment d’objectif commun. Sans accès à un bureau physique, il est facile pour les travailleurs de se sentir isolés, sous-évalués ou oubliés.
Le passage à la numérisation peut fournir des statistiques en temps réel pour surveiller et juger la performance, ce qui est inestimable lorsqu’il s’agit d’atteindre des objectifs, mais la menace d’épuisement professionnel résultant de cet examen et de cette intensité accrus ne doit pas être ignorée.
Cela peut être évité en adoptant des programmes qui favorisent la santé mentale, le bien-être physique et favorisent l’équilibre travail-vie personnelle.
Quels types de résultats l’adoption d’une culture agile, ouverte et transparente aidera-t-elle à fournir à votre organisation? Avec une exécution correcte, il fournira la flexibilité et la résilience nécessaires pour réussir dans un environnement de travail en constante évolution.
