En tant qu'entreprise, vous devez constamment faire face à de nouvelles réglementations internationales, à des normes plus strictes et à des amendes toujours plus sévères en cas de manquement aux lois en vigueur. Par exemple, la norme RGPD, qui demande à chaque organisation de protéger les données des clients résidant dans l'Union européenne, prévoit une pénalité maximale de 10 millions d'euros ou 2 % des recettes globales (locales et internationales) sur la précédente année fiscale – le montant le plus haut sera retenu – en cas de violation des termes. Face à une addition aussi salée, mieux vaut se tenir à carreau !
De nombreux partenaires commerciaux mondiaux se trouvent dans la ligne de mire de la conformité et de la nécessité de se conformer à des exigences strictes en matière de facturation électronique. Cela augmente considérablement le besoin d’une plus grande responsabilisation et fiabilité que les factures papier traditionnelles ne le faisaient dans le passé. Toute entreprise qui a des biens et des services échangés sur Internet ou même dans des magasins physiques, ce phénomène de facturation électronique s’est avéré plus rapide, pratique et plus efficace pour mener des affaires jour et nuit. Selon le réseau d’affaires, les organisations sont tenues de respecter les réglementations de conformité gouvernementales pour l’envoi et la réception de factures électroniques. Beaucoup impliquent des scénarios de facturation électronique et d’entreprise à gouvernement (B2G) où les gouvernements exigent que les factures soient soumises à l’autorité fiscale ou à leur agent agréé avant d’être envoyées aux clients. Les solutions de facturation électronique éliminent la complexité des différentes réglementations nationales dans les entreprises mondiales et protègent les utilisateurs du risque du nombre croissant de réglementations ayant un impact sur les processus métier Procure-to-Pay et Order-to-Cash.
L'e-facturation en pratique
L'e-facturation, ou facturation électronique, est une forme d'automatisation qui permet aux entreprises de gérer électroniquement l'envoi des documents de facturation entre fournisseurs et clients. Elle a pour grand avantage de pouvoir veiller à la justesse de chaque information saisie, donnée ou autre. Une facture électronique contient des données de facturation structurées qui sont générées au format EDI (Échange de données informatisé), XML, ou sous forme de formulaire Web standard. Ce processus dématérialisé permet de supprimer les tâches manuelles tout en gagnant en simplicité. Il réduit ainsi les cycles de traitement, les coûts d'impression et d'envoi par courrier, mais aussi les délais de réponse.La facturation électronique diminue également les risques de fraude et facilite le respect des lois fiscales en vigueur. Comme l'indique ce blog, face à la volonté de digitalisation des pouvoirs publics, veiller à la conformité fiscale n'est plus une option mais une obligation pour les entreprises. Partout dans le monde, les autorités fiscales font de plus en plus appel à la technologie pour recueillir et analyser les données des contribuables, et le font bien souvent en temps réel (ou quasi réel). Loin d'être un service facultatif, la facturation électronique est imposée par la loi dans de nombreux pays, et les amendes encourues en cas de manquement sont très dissuasives.
En 2018, Ernst & Young a conduit une étude sur l'e-facturation dans le monde. Voici ses conclusions :
La facturation papier a encore de beaux jours devant elle, mais il est nécessaire d'opérer une transition pour rester en phase avec notre monde numérique. Les standards ont évolué. Aujourd'hui, chaque entreprise se doit d'adopter la transformation digitale et l'automatisation de ses processus tout en prenant soin de définir le modèle qui lui convient le mieux. Comme le souligne Billentis, la « transformation digitale n'est plus une option, c'est un impératif. La réflexion est ailleurs, il faut chercher à libérer au mieux le potentiel de la digitalisation tout en conservant un niveau d'activité sain. » En vérité, les factures électroniques sont identiques aux factures papier traditionnelles : on y retrouve les mêmes informations clés, telles que le numéro de facture, l'adresse du destinataire, les biens vendus ou services rendus, le prix, la quantité, les détails du bon de commande, les informations de paiement, les dates de transaction et les coordonnées du fournisseur. La différence majeure, c'est qu'une facture dématérialisée peut vous suivre partout, archivée en ligne sur un portail fournisseur ou dans le cloud. Elle est bien plus facile d'accès et, dans la plupart des cas, sera réglée plus rapidement.
Une étude réalisée en 2017 par Ardent Partners révèle que, dans ce domaine, les meilleurs élèves consacrent seulement 3,5 jours et 2,74 $ à chaque facture. Leur secret ? Un outil facturation électronique. En optant pour un processus de facturation électronique, ces entreprises ont pu largement réduire le temps consacré à la gestion manuelle des factures imprimées. Dans la même étude, on découvre que le traitement d'une facture papier peut, quant à lui, coûter jusqu'à 22 $. En moyenne, une entreprise consacre 15,02 $ et 12 jours au traitement de chaque facture papier. Mais pour changer, par où commencer ? Quadient est le moteur des expériences client les plus significatives au monde. Nous aidons les entreprises à proposer des expériences d’exception en nous focalisant sur plusieurs axes, parmi lesquels la digitalisation des processus métier.
Comme l’écrit le Digital Marketing Institute, « pour votre entreprise, aucune méthode infaillible ne saurait offrir un succès garanti. Cependant, pour un résultat optimal en matière de transformation digitale, il faut s’y prendre étape par étape. » La gestion du changement peut être difficile à orchestrer et à mettre en œuvre. C’est pourquoi nous vous proposons un livre blanc pour vous servir de guide et de point de départ. Bien entendu, il est impossible d’évoquer chaque pays, type d’entreprise, secteur d’activité ou clientèle. Pour autant, ce document intitulé « Automatiser votre courrier sortant et passer au digital : mode d’emploi » est idéal pour bien commencer. Nous vous y expliquons trois étapes importantes pour bien réussir votre transformation digitale : prise de conscience, étude préalable et transition.
