La digitalisation est devenue une préoccupation essentielle pour les entreprises. Dans chaque sondage, cette notion stratégique clé apparaît en tête des priorités, devant des d'autres critères majeurs comme le respect des normes ou la connaissance client.Sous ce terme général se cachent deux définitions : un sens littéral – la conversion des informations physiques au format numérique – et une acception plus stratégique – la mise en place d'une approche digitale visant à transformer l'entreprise, ses produits et sa clientèle. La numérisation a pour principe fondateur que les processus dématérialisés sont la méthode la plus efficace, productive, transparente et économique pour gérer son activité.
Digitalisation partielle
Dans une très large mesure, les entreprises ont déjà adopté des mesures de digitalisation. Aujourd'hui, les documents sont créés en majorité à partir de solutions informatises et bien souvent transmis par e-mail plutôt que par courrier. De la même façon, nous remplissons des formulaires en ligne, utilisons des tablettes lors des réunions et scannons les factures. Mais selon une étude réalisée parmi 1 000 grandes entreprises par Altodigital, société spécialisée en solutions de gestion documentaire, seul 1 % des organisations peuvent se targuer d'avoir atteint le zéro papier. Quadient a également réalisé sa propre enquête en analysant la valeur ajoutée client des communications marketing et transactionnelles : il en ressort que seules 4 PME sur 10 se disent satisfaites de leur degré de digitalisation, et ce qu'elles aient opéré une digitalisation totale (16 %) ou « atteint le niveau attendu pour l'instant » (25 %).
Les inconvénients du courrier physique
La moitié des PME (48 %) ont à peine amorcé leur numérisation, et parmi celles-ci plus d'un quart avouent être freinées dans leur élan et vouloir progresser plus rapidement. Par conséquent, la plupart des processus continuent d'une façon ou d'une autre à utiliser du papier. Selon une étude réalisée par Quadient et Government Policy Hub (The Postal and Communications Strategies Survey 2012: Central Government), le courrier physique représente plus de la moitié des communications émises dans 25 % des services publics, et plus de 75 % des messages dans 13 % des entreprises. Les informations sont transmises et reçues au format papier et traitées à l'aide de processus manuels qui impliquent de faire passer chaque document de main en main, de service en service, voire de succursale en succursale. De la même façon, lorsque la majorité des workflows sont numériques, ceux-ci restent souvent décousus ou incomplets : la signature de documents illustre parfaitement ce problème. De nombreuses entreprises demandent encore à ce qu'une signature physique soit apposée sur un document papier alors même que les signatures électroniques ont valeur légale. Selon les données de la société ARX, experte en signatures numériques, 37 % des documents imprimés aux États-Unis dans le service public le sont uniquement en vue d'être signés. Cette habitude, qui un impact considérable sur les coûts d'impression et de traitement, fait aussi perdre un temps précieux. Ainsi, 42 % des personnes sondées déclarent que toute demande de signature papier retarde le processus associé de deux à sept jours.
