Gestion documentaire, dématérialisation, automatisation, optimisation... De quoi parle-t-on exactement derrière ces grands mots ? Traitement documentaire, suis-je vraiment concerné ? En 2019, ce n’est pas moins de 46 millions de factures qui ont circulé dans les entreprises. En effet, toutes les entreprises sont concernées par la gestion documentaire d’autant plus que les risques sont nombreux : perte de documents, perte de temps, perte d’argent et de productivité à effectuer des taches chronophages sans aucune valeur ajoutée. Des enjeux importants, des bénéfices nombreux, alors pourquoi ne pas prendre 5 min pour mieux comprendre ?
On fait le point ! Qu’est-ce que la gestion documentaire ?
La gestion documentaire est un processus allant de la composition du document (facture, courrier client, relance, note informative…) à sa diffusion via différents canaux de communication. Ce processus peut paraitre simple mais la réalité est légèrement plus complexe. Prenons le cas d’une facture : elle doit tout d’abord être émise des règles bien spécifiques, mais qu’en est-il une fois qu’elle est sortie de votre logiciel métier ? Comment la personnaliser ? Comment ajouter une information, une remise ou encore la regrouper à un autre document à envoyer au même destinataire ? Ça se complique… Imaginons maintenant qu’il y a deux destinataires différents : l’un souhaite la recevoir en papier, l’autre sur sa boite mail… Et elle doit aussi être archivée dans les deux cas ! On est proche d’une équation à deux inconnues.
Pour autant, c’est la réalité quotidienne de la gestion documentaire. D’où l’importance de l’optimiser pour être gagnant sur tous les points : vous pourrez répondre à tous vos besoins à la fois, réduire vos coûts et gagner un précieux temps passé à ces tâches administratives afin de l’allouer à votre cœur de métier. Dans un récent sondage auprès des clients, 64 % des entreprises continuent de traiter leur courrier manuellement. Plutôt dommage quand on sait que ces mêmes employés pourraient passer plus de temps sur des tâches avec une réelle valeur ajoutée et monter en compétences.
Et si on franchissait le pas de la dématérialisation ?
Pour cela, il y a plusieurs étapes indispensables à suivre : déterminer la liste des documents à diffuser à vos clients, les éléments qui les compose (images, logo, message spécifique), à quel moment et par quel canal vous souhaitez les diffuser. Grâce à des logiciels spécifiques de gestion documentaire, une fois le processus défini, tout est automatisé : votre document est personnalisé, trié et envoyé par email, courrier papier, archivé ou encore via un portail web personnalisé.
Dématérialisez vos documents
Quelles sont les clés pour réussir sa transition digitale ?
- Avoir une vision globale de l’optimisation de sa gestion documentaire afin qu’elle s’inscrive dans une démarche d’entreprise car elle peut concerner tous les services (RH, Finances, ADV, achat…)
- Se poser les bonnes questions : Quel est le volume de documents que je traite ? Quels types de documents ? Quel cycle : entrant, circulant, sortant ? Comment je procède aujourd’hui ?
- L’englober dans un projet de dématérialisation : aujourd’hui la dématérialisation devient de plus en plus incontournable et a commencé à être imposée par le législateur. En effet, le projet de loi de Finance 2020 rend obligatoire la facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA de 2023 à 2025. L’optimisation documentaire peut tout à fait s’inscrire dans ce type de projet.
- Etre accompagné par des professionnels : du calcul de votre ROI, jusqu’à la mise en place opérationnelle de votre projet, en passant par la faisabilité technique ou encore la formation de vos équipes. Soyez bien entouré et à vous le succès !
