Personne ne sait mieux qu’un directeur financier ou un contrôleur d’entreprise que le temps, c’est de l’argent. Et, que vous y ayez beaucoup réfléchi ou non, chaque fois que quelqu’un dans votre organisation touche inutilement une facture de comptes fournisseurs, les secondes s’additionnent en minutes et les minutes comptent en dollars – des dollars gaspillés qui pourraient être dépensés pour de meilleures choses que de mélanger du papier.
Gagnez du temps et de l’argent avec une solution d’automatisation des factures
Pensons à toutes les personnes qui entrent physiquement en contact avec une facture papier dans une entreprise de taille moyenne typique avant qu’elle n’atteigne les comptes fournisseurs:
1. Le commis au courrier
La facture arrive à la salle du courrier pour être triée par un commis travailleur qui la distribue au personnel du bureau.
2. Le Bureau exécutif
Si la facture est liée à un cadre, l’adjoint administratif de l’exécutif ouvrira l’enveloppe et placera le payable dans la boîte de réception du patron.
3. La vérification s’ensuit
À partir de là, le payable est ensuite remis à quelqu’un qui doit vérifier les accusations. Le paiement est soit dirigé vers le membre du personnel responsable de la passation de la commande, soit vers le service financier. Ou les deux. J’espère que ces gens sont à proximité.
4. Satellite Quoi?
Appelez le service de messagerie ou un autre transporteur nécessaire pour obtenir le document à destination et en provenance d’un bureau satellite ou régional si la vérification doit provenir d’une personne qui ne se trouve pas dans le bureau où la facture est arrivée à l’origine.
Plusieurs approbations sont-elles nécessaires pour la facture ? Ce seul morceau de papier peut avoir à faire beaucoup de voyages pour arriver au point où il peut réellement être payé - dommage que vous ne puissiez pas collecter des points de kilométrage pour cela.
Finalement, la facture (aka. road warrior) revient aux comptes créditeurs où il sera codé, payé, classé et éventuellement récupéré si quelqu’un a une question à ce sujet plus tard. C’est sept, huit, neuf personnes, chacune distribuant un « coût tactile » - et cela suppose qu’il n’y a pas d’exceptions ou d’irrégularités nécessitant des voyages secondaires. Et, oui, une fois que vous avez compté tous ces « coûts tactiles », c’est sept, huit, neuf fois ou plus que votre entreprise a payé pour gérer la facture.
Il n’est pas étonnant que le coût moyen de traitement d’une facture manuelle se situe autour de 25 $ et plus. Alors, assurez-vous de vous demander : « Combien de factures mon équipe des finances et de la comptabilité traite-t-elle chaque mois ? » Les chiffres peuvent vous surprendre.
Automatiser pour éliminer
Une solution d’automatisation des factures basée sur le cloud élimine pratiquement toutes les choses coûteuses et délicates qui se passent avec vos factures fournisseurs. Les factures sont collectées, traitées, approuvées, payées et signalées d’un simple clic de souris. Avec le logiciel d’approbation des factures et l’automatisation des processus métier qu’il permet, seules les personnes qui ont besoin de manipuler le document le reçoivent, et tous ceux d’entre eux qui ont besoin d’y accéder peuvent l’afficher sur leur moniteur de bureau en quelques secondes, où qu’ils se trouvent.
Résultat : moins de points de contact réduisant les coûts de traitement des factures de plus de la moitié. Cela signifie plus de dollars là où ils comptent le plus – sur le résultat net.
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