Créer une bonne politique de crédit, c’est un peu comme marcher sur une corde raide. Allez trop loin dans une direction, et vous pourriez créer une politique si stricte qu’elle empêche les clients de faire affaire avec vous.
Dérivez dans l’autre sens en étant trop détendu, et vous risquez des luttes constantes avec des clients qui paient lentement ou même ceux qui ne paient pas entièrement.
Gregory Wineberg, directeur principal des produits chez Quadient Comptes Clients, estime qu’une bonne politique de crédit aide les entreprises à surmonter diverses pierres d’achoppement potentielles : « Une politique de crédit bien définie est importante pour réduire le risque de retards de paiement et de créances irrécouvrables, mais c’est aussi l’un des premiers points de contact dans le processus d’intégration des clients pour votre marque. La satisfaction de la clientèle étant aujourd’hui essentielle à la fidélisation de l’entreprise, il est important que ce processus se déroule sans heurts et offre une excellente expérience client. »
Heureusement, il existe quelques méthodes éprouvées pour vous aider en cours de route.
Repérage du terrain
Avant de vous aventurer à travers le fil haut, vous devez explorer le terrain pour comprendre à quoi vous faites face.
« Il n’y a pas de modèle unique quand il s’agit de créer une politique de crédit », a déclaré Wineberg. « Déterminer ce qui convient à votre entreprise commencera par examiner les programmes d’autres entreprises de votre secteur, ainsi que le type de clients que vous servez. »
Différentes industries ont des normes différentes, et certains clients peuvent être guidés par des directives assez rigides. Par exemple, la Loi sur le paiement rapide exige que les organismes fédéraux paient leurs factures dans les 30 jours suivant la réception d’une facture en bonne et due forme ou l’acceptation des fournitures livrées ou des services fournis.
« Lorsque vous examinez votre clientèle, il est utile de les segmenter par secteur, volume de ventes et longévité lorsque vous considérez les types de conditions que vous allez définir », a poursuivi Wineberg. « Chacun de ces facteurs peut influencer votre degré de rigueur ou de flexibilité. Par exemple, des clients plus importants ou mieux établis peuvent justifier des conditions plus clémentes.
Il est également important d’examiner ce que les autres dans votre secteur offrent. Un bon point de départ est l’enquête comparative de la Credit Research Foundation. Participer donne accès à un rapport qui compare vos performances avec celles d’entreprises de taille similaire dans votre secteur. Une autre ressource utile est le rapport trimestriel US Accounts Receivable and Days Sales Outstanding Industry Publié par Dun & Bradstreet avec la Credit Research Foundation.
Tracer la voie du succès
Une fois que vous avez terminé la recherche de fond, il est temps de tracer une voie qui portera votre politique de crédit au-dessus du gouffre des dangers auxquels vous êtes confronté. Une façon simple de commencer est d’élaborer un énoncé de mission qui reflète les idéaux commerciaux que vous recherchez.
« Lorsque vous mettez votre vision sur papier, il vaut la peine de tenir compte de la position de votre entreprise sur le marché et de vos objectifs globaux », a déclaré Wineberg. « Par exemple, si votre entreprise est principalement axée sur la croissance, vos objectifs de crédit seront nécessairement touchés par cet objectif. Essentiellement, l’énoncé de mission est la façon dont vous définissez l’objectif du service de crédit et comment il se rapporte à l’ambition principale de l’entreprise.
Au-delà de cette déclaration générale, vous devez également créer des objectifs quantifiables, tels que « ce trimestre, nous réduirons les DSO de X% ». Affiner et communiquer ces objectifs sur une base régulière aidera à optimiser la performance de votre équipe.
Protégez-vous avec une bonne équipe
Une bonne équipe de personnes vous aidera à maintenir votre équilibre, et un élément clé de votre planification consistera à détailler les postes des membres du personnel impliqués dans le processus de crédit, ainsi que leurs responsabilités. Vous voudrez répondre à des questions telles que, qui gère actuellement le crédit? Vos gestionnaires de crédit sont-ils également responsables des recouvrements? À quel moment les vendeurs font-ils remonter les demandes de crédit? Les réponses à ces questions peuvent aider à définir la composition finale de votre équipe et le flux de travail qu’elle suit.
« Le processus de crédit doit être un outil qui permet à votre équipe de vente d’augmenter les ventes au lieu de devenir un obstacle », a déclaré Wineberg. « C’est particulièrement important lorsqu’il s’agit d’entreprises existantes et de leurs limites de crédit. En définissant les responsabilités et un flux de travail clair, vous contribuez à vous assurer qu’il favorise la croissance plutôt que de l’inhiber. "
Travailler avec un filet de sécurité
La prochaine étape clé consiste à définir comment les clients feront une demande de crédit. C’est un peu comme créer un filet de sécurité, car vous collecterez des données auprès de chaque client qui veut du crédit, et les informations que vous recevrez aideront à déterminer si le risque en vaut la peine.
Demandez-vous quelles informations vous avez besoin pour vous sentir en confiance en étendant les conditions à un client. Parmi les éléments de base à considérer sont:
- Nom légal complet du demandeur et raison sociale
- Adresse de facturation et d’expédition
- Numéro d’identification fiscale
- Références commerciales
- Références bancaires
- États financiers
« En plus des références commerciales, des informations bancaires et financières, il est tout aussi important d’examiner les scores de risque de crédit de divers bureaux de crédit qui détaillent les facteurs basés sur des données indiquant la capacité et la volonté d’une entreprise de payer à temps », a déclaré Wineberg.
Connaissez vos limites
Un bon acrobate a besoin de connaître ses limites. Jusqu’où peuvent-ils aller en toute sécurité? Qu’est-ce qu’ils sont à l’aise de risquer? Vous devrez faire des évaluations similaires lors de l’élaboration de vos lignes directrices.
Vous devrez tenir compte de facteurs tels que la durée des conditions offertes par votre police. Votre recherche sectorielle vous aidera à fournir une image claire de ce que les concurrents offrent. Les données de base collectées sur votre clientèle devraient également éclairer la réponse à cette question. Vous pouvez étendre différentes conditions à différents clients, en fonction de leurs antécédents financiers, de leur taille ou de leur catégorie, par exemple en fournissant des conditions spécifiques pour les comptes gouvernementaux.
Vous voudrez également délimiter clairement les limites de crédit, fournir une explication détaillée des responsabilités des clients et créer une image claire de la façon dont les retards de paiement sont traités. Avec 93 % des organisations déclarant recevoir des retards de paiement qui ont un impact sur leurs flux de trésorerie, c’est une éventualité que vous devez prévoir. Une réponse typique aux comptes clients en souffrance commence par une retenue de crédit, suivie de frais de retard, de l’abaissement de la limite de crédit de l’entreprise ou de l’exigence de paiement anticipé ou de dépôts ACH pour les paiements futurs. Il vaut la peine d’envisager une solution d’automatisation telle que Quadient Comptes Clients, qui offre des options de paiement flexibles et un portail en libre-service pour les clients, afin de réduire le risque de retard de paiement.
« Non seulement des conditions générales clairement définies aident à minimiser les risques en définissant les attentes à l’avance, mais elles vous donnent également la possibilité de dire oui à un plus grand nombre de clients demandant un crédit », a déclaré Wineberg.
Pratique, Pratique, Pratique
La vie sur le fil haut exige une vigilance constante et une volonté de rechercher des améliorations constantes de son expertise. Vos compétences doivent rester tranchantes. Protéger le bien-être financier de votre entreprise n’est pas différent.
« Le travail de maintien de votre santé financière n’est jamais terminé, ce qui signifie que votre politique de crédit ne sera jamais vraiment un document statique », a ajouté Wineberg. « Au fil du temps, vous devrez apporter des ajustements pour améliorer continuellement l’expérience de vos clients. »
Pour savoir comment une solution de comptes clients comme Quadient Comptes Clients peut améliorer davantage votre processus de crédit tout en minimisant les risques financiers, réservez une démonstration dès aujourd’hui.
