Pour rester compétitives, les entreprises s’efforcent continuellement d’augmenter leur productivité, de contrôler les coûts et d’offrir une excellente expérience client. En améliorant les processus d’affaires, des gains peuvent être réalisés dans tous ces domaines et pour cette raison, les entreprises examinent ce que l’automatisation des processus robotiques (RPA) peut faire pour elles.
Les robots sont maintenant couramment utilisés dans la fabrication, où ils effectuent une gamme de tâches qui sont répétées encore et encore dans la production de biens. Avec la RPA, c’est une prémisse similaire, les robots, ou plutôt les « bots » logiciels, automatisent les tâches routinières et reproductibles au sein des processus métier.
De nombreuses tâches administratives entrent dans cette catégorie, telles que la collecte de données et le rapprochement des factures. De tels processus répétitifs et routiniers peuvent être trouvés dans toutes les organisations et tous les secteurs, y compris les secteurs privé et public. Dans le secteur bancaire, par exemple, les règles relatives à la connaissance de votre client nécessitent des contrôles de vérification d’identité. Dans tous les secteurs, les données sont saisies dans plusieurs bases de données prenant en charge une gamme de fonctions commerciales.
Si les tâches impliquées dans des processus reproductibles peuvent être automatisées, cela libère du temps au personnel pour qu’il se consacre à un travail à plus forte valeur ajoutée où la créativité ou la perspicacité d’un spécialiste sont nécessaires.
Automatisation des tâches reproductibles et liaison des systèmes
Les « bots » logiciels, programmés pour comprendre les processus, s’appuient sur les données appropriées et coordonnent les entrées et les sorties pour accomplir les tâches avec un minimum d’intervention.
De plus, la RPA fonctionne sur tous les systèmes. Ceci est particulièrement bénéfique car à mesure que la plupart des entreprises se développent, elles investissent dans des systèmes supplémentaires pour répondre à leurs besoins croissants. Au fil du temps, toute une série de solutions finissent par être utilisées et travailler entre elles est généralement un travail manuel. La RPA crée des liens entre les systèmes, en s’appuyant sur une gamme de sources selon les besoins pour effectuer les tâches.
Le temps du personnel qui aurait été consacré à l’exécution de tâches manuelles et répétitives est ensuite libéré pour être consacré à des activités à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise. De cette façon, la RPA soutient l’un des objectifs des programmes de numérisation des entreprises d’optimiser la façon dont les employés hautement qualifiés passent leur temps, au profit de l’entreprise et des clients.
Dans le cas de l’assurance, il pourrait s’agir d’enquêter sur des réclamations plus complexes; dans le cas des services bancaires, il pourrait s’agir de vérifier l’identité des clients qui ne peut pas être confirmée automatiquement. Lorsqu’une activité implique d’entreprendre un ensemble de tâches généralement standard, il y aura toujours des exceptions qui nécessitent une manipulation spéciale. En traitant la majorité automatiquement, il permet aux spécialistes formés d’appliquer leurs compétences là où elles sont le plus nécessaires, de porter des jugements de valeur et de résoudre les problèmes.
Pour tous les secteurs, la conformité est une priorité numéro un et la RPA peut aider dans ce domaine en réduisant les erreurs de processus et en veillant à ce que les processus conformes soient suivis avec précision.
Conseils lors de l’examen de la RPA
Dans le cadre d’une révision plus large du processus, voire d’un programme de numérisation plus vaste, la mise en œuvre de la RPA devrait être soigneusement examinée afin d’optimiser les résultats. Lorsque vous envisagez la RPA pour votre entreprise, assurez-vous de :
- Décidez de vos objectifs – s’agit-il de rendre un processus unique plus efficace ou la mise en œuvre de la RPA fait-elle partie d’une numérisation à plus grande échelle ? Définir les objectifs du programme et fixer des objectifs réalistes
- Évaluer les processus opérationnels actuels pour déterminer ceux qui pourraient bénéficier de la RPA – cela pourrait inclure des processus qui :
- sont reproductibles
- sont constitués d’une série d’étapes prescrites
- nécessitent un « appel » à plusieurs sources de données
- travailler sur plusieurs systèmes
- Définissez clairement la propriété et la gestion continue de la mise en œuvre de la RPA – pour qu’elle continue de fonctionner, il faudra que toute modification apportée aux systèmes sous-jacents, telle que les mises à jour des mots de passe et les déplacements de fichiers, soit ratifiée.
Pour en savoir plus sur notre RPA, visitez https://www.quadient.com/en-GB/process/electronic-document-management
