Comment gérer les évaluations des risques dans les comptes débiteurs

Les deux éléments les plus critiques pour la santé de votre entreprise sont vos clients et vos flux de trésorerie.  Lorsque l’un d’entre eux ou les deux déraillent, votre entreprise est en danger. Une évaluation approfondie des risques de votre portefeuille de comptes clients à intervalles réguliers - au moins une fois par an, puis dans le cas de situations de marché inhabituelles, par exemple une pandémie - peut sauver votre entreprise, à la fois en termes de santé financière et de maintien de solides relations avec les clients.

L’évaluation des risques comporte sept éléments de base : 

1. Effectuez une évaluation du crédit client plus d’une fois. Généralement, cela fait partie du processus d’intégration avec un client - une évaluation de crédit à travers laquelle vous évaluez la santé et le bien-être de la situation commerciale et financière de votre client afin que vous puissiez déterminer les conditions de crédit que vous allez prolonger. Mais faire cela au début de la relation n’est que la première étape. Effectuer un examen régulier - au moins une fois par an - de la situation financière et de la solvabilité de vos clients protège votre entreprise et votre relation avec votre client. Cela vous permet de devancer les failles financières potentielles auxquelles ils pourraient être confrontés et de négocier de manière préventive des changements qui satisfont les deux parties. 
2. Examinez votre rapport sur les créances sur le vieillissement.  Un rapport de vieillissement AR vous montre les factures client impayées et les notes de crédit non traitées en fonction du nombre de jours où des factures spécifiques sont en souffrance. C’est un moyen simple de suivre les factures en retard et de déterminer le fonctionnement de vos fonctions de crédit et de recouvrement. 
   Si votre rapport commence à refléter une tendance à la détérioration, il est peut-être temps d’enquêter sur la cause des retards de paiement avant que les problèmes de votre client ne se traduisent par un grave problème de trésorerie pour votre entreprise. Maintenir un contact régulier avec vos clients et avoir un processus de recouvrement clair et documenté vous aidera à surveiller de près ces tendances. En outre, il est important de comprendre la différence entre les pratiques de paiement standard de l’industrie et les signes avant-coureurs que votre client subit un stress financier. Il est essentiel de se concentrer sur les écarts par rapport aux modèles de paiement typiques.
3. Définissez votre processus de gestion d’une tendance de paiement qui se détériore. Vous avez un processus de recouvrement qui fonctionne de manière standard pour chaque facture, mais comment gérez-vous ces clients qui étaient stables jusqu’à ce que le Covid-19 frappe, et qui sont maintenant loin derrière? Selon le client, votre historique établi et le niveau perçu de risque de défaut de paiement, vous pouvez mettre en place une retenue de crédit une fois que le rapport de vieillissement a atteint un certain seuil ou demander à votre équipe interne de recouvrement de faciliter un appel avec le client. Si ces étapes ne résolvent pas le problème, vous aurez besoin d’un plan d’escalade qui comprend des avis écrits et potentiellement des poursuites judiciaires. La clé pour gérer cela est d’avoir des communications cohérentes avec vos clients et un processus clair pour gérer le changement dans leurs habitudes de paiement qui minimise les risques pour votre entreprise et vos flux de trésorerie.
4. Tenez compte des coûts pour votre entreprise.  Une partie de votre stratégie d’évaluation des risques devrait inclure la compréhension des coûts cachés associés à la gestion des risques. Bien que la valeur réelle d’une facture en souffrance soit évidente, calculez l’impact financier sur votre entreprise pour les coûts accessoires, tels que l’intégration et la formation, les frais juridiques et les nouveaux logiciels pour faciliter le processus de recouvrement. Si vous devez intensifier vos efforts de recouvrement contre la détérioration des paiements et potentiellement améliorer votre processus d’évaluation du crédit dès le départ (avant que le client ne reçoive un crédit), ces coûts ont tous un impact sur votre entreprise et vos résultats.
5. Comprenez l’industrie de vos clients. Plus vous en savez sur l’industrie de vos clients, mieux vous pouvez façonner votre propre processus de crédit à l’encaissement pour assurer le succès pour vous deux.  Par exemple, si vos clients sont en expédition, apprenez à connaître leurs processus et leurs coûts de transport. S’ils sont dans la fabrication, quel est leur cycle de production et d’inventaire? Quelles sont les considérations réglementaires et de conformité qu’ils doivent respecter et qui peuvent avoir une incidence sur la façon dont ils gèrent leur entreprise et leurs finances?  Votre compréhension approfondie de leurs pratiques commerciales et des exigences de l’industrie signifie que vous pouvez adapter votre entreprise pour répondre à leurs besoins d’une manière qui est toujours lucrative pour vous. Et cela renforce la confiance avec votre client car il sait qu’il travaille avec un partenaire qui le « obtient » et son entreprise.
   
   Cela peut également conduire à une relation client plus étroite si vous profitez de l’occasion pour passer du temps avec votre client. L’interaction personnelle peut conduire à une meilleure compréhension de la stratégie d’entreprise et des perspectives d’avenir, et finalement conduire à un soutien accru du crédit. Le développement de relations personnelles crée souvent des niveaux de confort et de confiance plus élevés avec l’équipe de direction d’un client et sa capacité à gérer efficacement les passifs. Cette approche vous donne également l’occasion de surveiller certains des signes plus faibles de problèmes financiers imminents, tels que des décisions de gestion douteuses, un roulement élevé parmi la haute direction et des problèmes de succession.
6. Améliorez les compétences de vos équipes de collections. Les conversations sur les collections sont difficiles dans une bonne journée. S’assurer que votre équipe a non seulement un processus documenté et clair à suivre, mais aussi la formation et le soutien nécessaires pour gérer leurs tâches et leurs conversations de manière positive et solidaire, est essentiel pour maintenir une forte fidélité des clients. Une équipe qui est claire sur ses processus et sa latitude décisionnelle, qui est habilitée à agir de manière décisive et qui a une formation appropriée sera efficace pour s’assurer que votre flux de trésorerie est stable et que vos clients sont satisfaits. 
7. Planifiez l’imprévu. Oui, vous n’auriez pas pu prédire une pandémie pour mars 2020. Mais vous pouvez mettre en place des mesures pour soutenir votre entreprise dans des circonstances imprévues et dans les conditions du marché. Une partie de votre analyse d’évaluation des risques devrait être votre plan de reprise après sinistre : comment allez-vous continuer à soutenir vos clients dans les situations d’urgence ? Comment allez-vous percevoir les paiements? Comment votre entreprise continuera-t-elle de fonctionner? Ceci est souvent négligé dans les processus de planification de la reprise après sinistre - les entreprises se concentrent souvent sur les opérations physiques et la livraison des marchandises - mais il est essentiel de comprendre comment vous allez gérer les comptes clients, la communication et le flux d’argent. Documenter et examiner régulièrement un plan de reprise après sinistre devrait être un élément clé de votre plan annuel d’évaluation des risques.

L’évaluation des risques n’est pas une activité ponctuelle, ni une activité à fil unique. Même lorsque vous vous concentrez sur les comptes clients, cela nécessite l’attention et la collaboration de la direction et de plusieurs départements pour vous assurer que vous évaluez efficacement les risques de votre entreprise, soutenez vos relations avec vos clients et gérez les flux de trésorerie.