Entouré de cascades et de verdure tropicale, le cadre du Frenchman’s Creek Beach & Country Club est assurément idyllique.
La communauté de clubs de loisirs ouverte toute l’année dans le comté de Palm Beach, en Floride, compte 606 maisons de luxe, un club de plage privé, deux terrains de golf, 17 courts de tennis et un centre de remise en forme et un spa autonomes.
Lorsqu’il s’agit d’investir dans l’automatisation des points d’accès, Frenchman’s Creek est fier d’être connu comme «le club qui l’a fait en premier»
Mais leurs processus AP manuels étaient loin d’être idéaux. Avec entre 3 000 et 5 000 factures traitées manuellement pendant la haute saison, le club s’est retrouvé coincé dans une chasse au papier monotone.
« C’était vraiment à l’ancienne où la facture arrivait par la poste, vous la tamponniez et la remettez dans le courrier du responsable. Cela ne fonctionnait tout simplement pas », a déclaré Bernadette Mukuka Ceant, responsable AR / AP CHAE.
Ils ont compris qu’il fallait en moyenne cinq minutes pour traiter chaque facture, à l’aide d’un système de codage manuel.
Le processus papier signifiait que les factures n’atteignaient pas le bureau de la comptabilité, et il était trop facile de saisir deux fois une facture dans le système.
« De temps en temps, nous recevions un de ces appels téléphoniques disant » Hé, nous n’avons pas reçu de paiement « et nous n’avons pas la facture », a ajouté Bernadette.
Des informations financières importantes étaient enfouies sous des piles de documents papier. Chaque fois que le directeur général avait besoin d’informations sur une facture particulière, une longue recherche commençait.
« Vous devriez aller dans vos classeurs et sortir la facture, » dit-elle.
La responsable AP / AR de Frenchman’s Creek, CHAE, Bernadette Mukuka Ceant, a déclaré que Beanworks était «un ajustement parfait»
Le club savait qu’il devait passer à une méthode numérique de gestion de ses AP. Ce qui les a poussés à choisir Beanworks était le sentiment d’une vision commune et la profonde compréhension que Beanworks avait de leurs besoins uniques.
Le résultat ressemblait plus à un partenariat stratégique qu’à une solution logicielle prête à l’emploi.
« Beanworks convenait parfaitement », a déclaré Bernadette.
Meilleure utilisation du temps
Grâce aux modules de bon de commande , de facturation et de paiement de Beanworks , Frenchman’s Creek Club a pu transformer radicalement ses processus de comptabilité fournisseurs.
Les fournisseurs soumettent les factures par e-mail et l’équipe AP les numérise dans Beanworks au fur et à mesure de leur réception. Les informations d’en-tête de facture sont alors automatiquement capturées, avec une précision de 99 %.
« Avant, vous deviez vraiment rechercher les erreurs que Beanworks détecte automatiquement. »– Bernadette Mukuka Ceant, responsable AR/AP au Frenchman Creek Beach Country Club
Beanworks configure les gestionnaires pour qu’ils approuvent leurs propres factures et leur envoie des e-mails de rappel quotidiens les alertant des nouvelles factures qui doivent être approuvées. Les responsables et l’équipe comptable codent les factures , ce qu’ils ont choisi de faire pour conserver un certain contrôle sur le processus. L’équipe comptable effectue ensuite une deuxième vérification avant de synchroniser la facture avec le système ERP ( Jonas Club Software ). Environ 75 % du processus AP actuel est automatisé par Beanworks tandis que le personnel de Frenchman’s Creek s’occupe du reste.
Signaler les erreurs
Beanworks signale les erreurs potentielles telles que les factures en double, ce qui les rend plus faciles à repérer lors de l’entrée dans le système.
« Avant, il fallait vraiment chercher les erreurs que Beanworks captait automatiquement », explique Bernadette.
Les factures perdues peuvent être rapidement retrouvées grâce aux pistes d’audit numériques de Beanworks. Désormais, lorsqu’un fournisseur appelle pour faire le suivi d’une transaction, Frenchman’s Creek peut simplement entrer le numéro du fournisseur dans le système et déterminer si le paiement a été effectué.
Le personnel n’est plus accaparé par des tâches chronophages qui créent peu de valeur, et est libre de se concentrer sur celles qui en créent.
Travail à distance en temps de COVID-19
Frenchman’s Creek peut désormais accéder aux informations dont il a besoin via une application mobile ou sur le Web à l’aide du logiciel basé sur le cloud de Beanworks.
Cela signifie qu’ils peuvent gérer les points d’accès depuis n’importe quel endroit et à tout moment.
« Les approbateurs peuvent se trouver dans un autre pays, et si une facture doit être payée, il vous suffit littéralement de l’approuver », a déclaré Bernadette.
Cela s’est avéré précieux pendant la pandémie. Bien que le volume de factures ait diminué, l’entreprise est toujours en mesure de créer des bons de commande, d’approuver des factures, de couper des chèques et de poursuivre «les affaires comme d’habitude».
Cette année, l’audit annuel de l’entreprise s’est déroulé à distance.
« Il était facile de donner aux auditeurs les informations d’identification pour se connecter à Beanworks », a déclaré Bernadette.
Progressif, respectueux de l’environnement et tourné vers l’avenir
Frenchman’s Creek est heureux d’être connu comme « le club qui l’a fait en premier » lorsqu’il s’agit d’investir dans l’automatisation des AP .
Il est facile pour chacun d’accéder aux informations dont il a besoin pour prendre des décisions éclairées. Les documents circulent rapidement à travers les lignes organisationnelles et il n’y a pas de goulots d’étranglement.
En conséquence, le club a acquis une réputation d’organisation progressiste et soucieuse de l’environnement qui n’a pas peur de penser de manière critique, de relever les défis de front et de regarder vers l’avenir.
Réduisez le risque de paiements en double, d’erreurs et de fraude
