Comment créer une analyse de rentabilisation pour l’automatisation des points d’accès

La fonction Comptes fournisseurs (PA) de votre entreprise fonctionne-t-elle aussi bien qu’elle le pourrait ?

Selon une étude récente, plus de 60 % des entreprises traitent encore leurs factures et paiements hors ligne (1). Alors que de nombreuses entreprises utilisent leurs sites Web comme vitrine numérique, ou même comptent sur les médias sociaux pour les capacités de service à la clientèle et l’engagement, beaucoup d’autres ne profitent pas des programmes numériques pour traiter les comptes fournisseurs. Et pour la plupart des entreprises, le nombre de factures traitées chaque année ne fait qu’augmenter, ce qui signifie que la douleur de l’AP papier augmentera également.

Si votre entreprise tombe dans ces 60%, vous recherchez peut-être une solution pour rendre votre fonction AP plus efficace, rentable et à la hauteur des autres concurrents de votre secteur. Identifier un besoin de changement est un excellent point de départ! Cependant, le plus grand obstacle auquel vous serez probablement confronté pour lancer un projet AP automatisé est de savoir comment présenter ce cas aux dirigeants, au service informatique et aux membres clés de l’équipe. Sans leur adhésion, votre plan d’automatisation de vos fonctions AP n’ira pas loin.

Génial! Comment dois-je commencer ?

Le premier élément majeur consiste à élaborer une analyse de rentabilisation stratégique pour l’automatisation des points d’accès. Ce faisant, vous serez en mesure de montrer aux décideurs comment l’automatisation de votre fonction AP entraînera :

• Réduction des coûts
• Gain de temps
• Efficacité des tâches et des fonctions
• Processus financiers rationalisés
• Flexibilité du flux de travail
• Visibilité et contrôle améliorés
• Croissance du chiffre d'affaires
• Amélioration de la gestion de la relation client et fournisseur

Voici quelques étapes à suivre lors de l’élaboration d’une analyse de rentabilisation gagnante pour l’adoption d’une nouvelle solution AP au sein de votre entreprise.

Étape 1 : Définissez vos besoins

Assurez-vous d’identifier le besoin d’automatiser vos fonctions AP en développant un plan clair. Cela peut être fait par:

• Déterminer les étapes et les processus de l’AP que vous souhaitez automatiser
• Déterminer les plus grands défis que votre entreprise rencontre avec vos processus AP
• Identifier les avantages que vous espérez tirer de l’intégration de nouvelles solutions AP
• Impliquer votre équipe dans l’identification des principaux problèmes de processus AP

Le saviez-vous ?

Selon une enquête récente, un tiers des cadres financiers utilisent des méthodes manuelles (comme les feuilles de calcul Excel) pour la collecte de données, les calculs et les rapports2

Étape 2 : Préparer le terrain avec la recherche

Ensuite, effectuez des recherches pour comprendre l’état actuel de vos processus AP. Il est important d’identifier les points faibles et les besoins, puis de sauvegarder le tout avec des données mesurables.

Cela ne fera qu’améliorer votre analyse de rentabilisation, car les parties prenantes voudront baser leurs décisions sur des chiffres et des chiffres tangibles.

Les principales questions à aborder au sujet de chaque processus d’AP dans votre phase de recherche comprennent:

Flux de travail Combien d’employés sont dédiés aux fonctions AP ?  

Combien de temps sont consacrés au processus AP ?

Combien de factures, en moyenne, sont traitées (jour, semaine, mois, année) ?

Combien d’étapes y a-t-il dans votre flux de travail AP actuel (du début à la fin) ?

Saisie des données Combien d’employés à temps plein saisissent et gèrent des factures ?

Quel pourcentage de leur journée est consacré à la saisie de données ?

Combien de temps consacre-t-on à la saisie des données chaque semaine, chaque mois et chaque année ?

Gestion du processus d’approbation Combien d’employés à temps plein gèrent le processus d’approbation ?

Quel pourcentage de leur journée est consacré à la gestion de l’approbation des factures ?

Combien de temps passe-t-on à gérer les approbations chaque semaine, chaque mois et chaque année ?

Paiements Combien d’employés à temps plein sont impliqués dans les paiements ?

Quel pourcentage de leur journée est consacré aux paiement s?

Combien de temps consacrent-ils aux paiements hebdomadaires, mensuels et annuels ?

Étape 3 : Concentrez-vous sur le retour sur investissement

Maintenant que vous avez terminé vos recherches, il est important que vous vous concentriez sur le retour sur investissement (ROI) potentiel de votre solution. Heureusement pour vous, le retour sur l’automatisation AP est facile à quantifier !

Tout d’abord, calculez les coûts totaux du projet (licences, coûts d’abonnement, maintenance, support, etc.).

Ensuite, calculez les économies. Cette composante de votre calcul sera largement basée sur les données que vous avez découvertes au cours de votre phase de recherche et comprend des économies « difficiles » (réduction des heures de personnel consacrées à la facturation et à la saisie des données, élimination du coût des erreurs manuelles, des remises de paiement anticipé, gain de temps sur les processus d’approbation et les paiements, etc.) et des économies « douces », comme le temps gagné pour les approbateurs et de meilleures relations avec les fournisseurs.

Étape 4 : Collaborer avec les intervenants

En laissant les principales parties prenantes hors de l’équation, votre analyse de rentabilisation a peu de chances de devenir une réalité. Chaque niveau d’intervenant, des cadres, de l’informatique aux membres de l’équipe qui exécutent les fonctions AP, aura des objectifs et des exigences différents d’une nouvelle solution AP.

Assurez-vous que tous les membres de votre équipe comprennent les avantages d’une nouvelle solution AP et sont pleinement impliqués dans l’ensemble du processus de consultation, de recherche et de prise de décision.

Étape 5 : Mettez tout cela ensemble

La dernière étape de l’intégration d’une nouvelle solution AP consiste à la décomposer en données quantifiables et tangibles que toutes les parties prenantes pourront examiner.

En utilisant les chiffres et les métriques que vous avez découverts dans votre phase de recherche, il est temps d’organiser les mathématiques de vos calculs de manière claire et concise, tout en soulignant les principaux avantages de la ou des solutions que vous proposez. Voici un exemple de la façon dont vous pourriez présenter les principaux avantages de Beanworks AP Automation.

Gain de temps

• Sur la saisie des données – Un programme AP comme Beanworks peut faire économiser des heures à votre entreprise chaque semaine sur la saisie manuelle des données et la facturation en automatisant entièrement le processus.
• Sur les paiements – Beanworks vous donne la possibilité de payer les fournisseurs par voie électronique, de sorte que vous pouvez payer vos factures en toute sécurité directement et à temps via une carte de crédit virtuelle, un TEF / ACH, un virement bancaire ou un chèque automatisé, le tout en un seul clic.
• Sur le codage – Beanworks utilise une combinaison de SmartCoding et d’auditeurs humains pour coder intelligemment les factures, ainsi qu’une correspondance automatique de bon de commande à facture pour un processus AP rapide.
• Sur les processus d’approbation – Beanworks vous permet d’approuver des factures de n’importe où, n’importe quand. Cela signifie un délai d’approbation considérablement réduit – de quelques jours à quelques minutes.

Économique

• Des paiements anticipés des commerçants et des remises – En utilisant un programme entièrement automatisé comme Beanworks, vos clients peuvent profiter de remises de paiement anticipé avec un contrôle total sur leur calendrier de paiement.
• Sur les ressources en personnel et les projets futurs – En automatisant le processus de saisie des données, vous pouvez affecter votre personnel à des tâches comptables plus stratégiques, ce qui ajoute finalement plus de valeur au succès futur de votre organisation.
• Sur le traitement des chèques et le temps d’envoi – L’émission de chèques peut prendre du temps et de l’argent, surtout si l’on ajoute le coût d’impression et d’affranchissement. L’utilisation d’une solution comme Beanworks peut faire économiser à votre entreprise des dizaines de milliers de dollars chaque année.

Opportunités de revenus supplémentaires

• Remises sur les cartes virtuelles – Certaines solutions AP, comme Beanworks, offrent des remises en argent. Le programme de remise de crédit virtuel de Beanworks générera en fait des revenus lorsque vous payez vos fournisseurs.

Alors, êtes-vous prêt à automatiser ? 

Beanworks peut vous aider à automatiser entièrement vos flux de travail AP, à gérer les approbations de factures en temps réel et où que vous soyez et à traiter les paiements dans une solution centrale.

Essayez notre calculateur de retour sur investissement pour savoir combien de temps vous pouvez gagner chaque semaine avec l’automatisation des points d’accès dans Beanworks.

CONSTRUIRE MON ANALYSE DE RENTABILISATION

Sources :

1.  Ryan, Vincent. (2017). Les benchmarks AP révèlent des opportunités de fraude.
2. Institut de finance et de gestion. (2017). Comment utiliser des mesures clés pour tracer votre parcours d’amélioration ap.