« Order to cash » est un terme large. Il capture tous les processus et activités, de la réception des commandes à l’exécution et à la collecte des paiements - un seau fourre-tout virtuel qui est notoirement difficile à mesurer. Obtenir un pouls précis sur OTC en termes d’efficacité et d’efficience est important – mais comment l’évaluer avec une seule métrique?
La réponse courte est : « Vous ne le faites pas. » Bien que l’idée d’un nombre magique qui vous dise tout ce que vous devez savoir soit séduisante, elle ne fonctionne tout simplement pas lorsqu’elle est appliquée à OTC. Mesurer et suivre une série de mesures est la meilleure façon. Cependant, la combinaison des ratios que vous choisissez doit être personnalisée pour votre entreprise. Ce n’est qu’alors que vous pourrez espérer obtenir un résultat analytique significatif et exploitable.
Si un mélange de métriques est l’objectif, quel est le meilleur endroit pour commencer? En voici quelques-uns à considérer ainsi que les processus sous-jacents.
1. Gestion des commandes
Lorsqu’il s’agit de mesurer l’efficacité de la gestion des commandes, vous voulez saisir le bon fonctionnement de votre investissement dans le processus. Si vous pouvez isoler les coûts des sous-processus, vous pouvez également suivre leurs contributions relatives au résultat net de l’entreprise.
Trois ratios clés à suivre pour la gestion des commandes sont les suivants :
- Coût total du processus OTC en pourcentage des revenus (cela peut également être calculé pour les coûts de saisie des commandes, si des données sont disponibles);
- Coût total du processus OTC par équivalent temps plein OTC (ou saisie de commande); et
- Nombre de jours entre l’expédition du produit ou la livraison du service et la facturation.
2. Comptes débiteurs
Les comptes débiteurs sont censés être un compte de transmission: plus tôt vous pouvez obtenir l’argent dans la porte, plus vous avez de flexibilité en termes de fonds de roulement.
Les trois ratios à considérer ici sont :
- Coût total des sous-processus des comptes débiteurs en pourcentage des revenus;
- Nombre moyen de jours sans argent comptant; et
- Pourcentage d’erreurs dans l’affichage des reçus.
3. Crédit et recouvrements
Les ratios de crédit et de recouvrement racontent l’autre côté de l’histoire de la RA. Quelle est la qualité des politiques de crédit de l’entreprise? Combien coûte l’effort de collecte à l’entreprise chaque mois, et comment cette métrique évolue-t-elle au fil du temps ?
Voici les mesures à suivre :
- Coût total du sous-processus de crédit et de recouvrement en pourcentage des revenus;
- Les charges de créances irrécouvrables en pourcentage des revenus;
- Nombre moyen de jours de comptes en souffrance;
- Pourcentage des factures payées au cours de la période de facturation (valeur et volume); et
- Nombre moyen de jours avant qu’une facture ne soit placée pour l’enlèvement/ la radiation.
Order To Cash : à la recherche d’une solution miracle
Maintenant que vous avez une liste de ratios à considérer pour votre analyse, réfléchissez à ceux qui font la coupe pour votre entreprise. D’après notre expérience, plus de chiffres n’équivaut pas toujours à des analyses plus significatives ou plus efficaces. Bien qu’il puisse être tentant de suivre toutes les mesures possibles, en réalité, cette approche diffuse l’attention de la direction. Choisissez les ratios que vous vous engagez à suivre et résistez à la tentation de regrouper les rapports analytiques pour créer du volume.
Une fois que vous avez sélectionné votre combinaison de ratios importants, gardez à l’esprit que les tendances sont plus précieuses et informatives que n’importe quel nombre pris comme un instantané. Surveillez l’impact de la modification de vos politiques et procédures et recherchez un logiciel qui facilitera les calculs et le suivi.
Enfin, nous vous recommandons de suivre le pourcentage de contrôles clés automatisés tout au long du processus OTC. En minimisant la possibilité d’erreurs humaines et d’actes répréhensibles délibérés, vous pouvez rendre votre processus plus précis et moins vulnérable à la fraude. Si le processus de choix du bon mélange de ratios est intimidant, appelez notre équipe de YayPay - nous pouvons vous guider à travers les options et vous aider à créer un ensemble personnalisé d’analyses qui sont informatives et exploitables.
