Selon une étude récente, 93 % des entreprises connaissent des retards de paiement et l’organisation moyenne radie 1,5 % de ses créances. Ces chiffres soulignent l’importance d’avoir une stratégie bien définie lorsque les clients ne peuvent pas ou ne veulent pas respecter leurs obligations à temps.
C’est un processus délicat. Vous voulez vous assurer que votre entreprise obtient l’argent qui lui est dû tout en maintenant les relations précieuses que vous avez nouées.
Créer des lettres de relance efficaces est un élément essentiel de la réussite des entreprises.
Alors, que sont exactement les lettres de relance ?
Ce sont des mails (ou parfois des lettres) envoyés à un client lorsqu'il est en retarde de paiement. Les lettres de relance sont également un outil utile qui peut améliorer votre trésorerie et, par extension, la bonne santé financière de votre entreprise.
À quel point les retards de paiement sont-ils préjudiciables ? La recherche indique qu’ils coûtent à l’industrie du bâtiment 100 milliards d'euros par an.
À quelle fréquence les relances doivent-elles être envoyées ?
Il n’y a pas de règle stricte quant à la fréquence à laquelle les relances doivent être envoyées, mais il existe certaines pratiques standardisées. En règle générale, la première est envoyée lorsqu’un paiement est en retard de plus de 30 jours, les suivantes à 60, 90 et 120 jours.
Bien sûr, en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, ces règles doivent être adaptées. Envoyer trop peu de relances ou trop les espacer peut augmenter les chances que le problème soit oublié. Cependant, vous ne voulez pas non plus harceler vos clients. Pour protéger votre organisation, il est important de connaître toutes les règles applicables aux recouvrements afin de s’assurer que vos relances sont conformes à la législation.
Que devraient-elles contenir ?
Le contenu de vos relances variera en fonction de l'ancienneté de la facture. La première notification doit être une note simple et cordiale indiquant que le paiement est en retard et doit être résolu dès que possible. Il vaut même la peine d’inclure une brève mention que si le paiement a été effectué, le client doit ignorer le message. Ceci est particulièrement pertinent si votre entreprise accepte toujours les paiements manuels tels que les chèques. Ils ont peut-être été postés, mais ne sont pas encore arrivés.
À 60 jours, et à chaque communication par la suite, le ton doit devenir plus affirmé. Il faut que le problème soit résolu immédiatement et expliquer clairement les conséquences potentielles en cas de défaut de paiement.
Vous pouvez à terme informer le client qu’un processus formel de recouvrement commencera. Si une action en justice doit être intentée — généralement au bout de 120 jours —, cela doit être clairement indiqué dans vos relances.
Étant donné que les lettres de relance peuvent être utilisées au tribunal, il y a certains détails qu’elles devraient toujours inclure, comme une copie jointe de la facture originale – indiquant le numéro de facture, la date et le montant total dû, ainsi que des informations sur les frais ou intérêts facturés en raison du retard de paiement.
Fournir une variété d’options et d’instructions sur la façon dont le client peut effectuer rapidement son paiement augmentera également la probabilité de traitement rapide.
Y a-t-il d’autres étapes requises ?
Une bonne règle de base est de contacter le client par téléphone le lendemain de l’envoi de chaque lettre. Parler directement à un client peut aider à s’assurer que la facture originale a bien été reçue, à répondre à toute interrogation ou confusion et aidera vos clients à garder votre facture à l'esprit.
Vous voudrez également conserver un enregistrement détaillé de chaque communication effectuée. En outre, il est conseillé d’utiliser des modèles uniformisés pour chaque envoi. Non seulement cela garantira la cohérence des messages, mais rendra le processus plus efficace.
Il peut également être utile d’ajouter des contacts, tels que le comptable en charge de la créance ou le représentant commercial. Cela permettra d’assurer une plus grande transparence interne et de s’assurer que le client reçoit des messages cohérents. Le représentant commercial peut également contacter le client pour faciliter une résolution ou obtenir des informations sur les raisons pour lesquelles le paiement est en retard.
L’automatisation peut-elle aider ?
L’utilisation de logiciels d’automatisation tels que Quadient Comptes Clients peut aider à simplifier le processus. Les relances peuvent être envoyées mensuellement ou hebdomadairement, selon les conditions que vous définissez.
« L’automatisation des comptes clients permet de structurer la stratégie de communication auprès des clients. Grâce à l’automatisation, vous pouvez vous assurer que vos messages sont adaptés à vos clients en fonction d’un certain nombre de facteurs de différenciation, tels que la géographie, la gamme de produits, le risque ou la taille de l’entreprise. - Anthon Venus, PDG, Quadient Comptes Clients
La solution conserve un enregistrement détaillé de toutes les communications et fournit aux clients un portail en libre-service intuitif afin que les paiements puissent être effectués de n’importe où et à tout moment.
Pour en savoir plus sur les mesures à prendre pour protéger les flux de trésorerie de votre entreprise, contactez nos experts !
