Cette fois-ci, plus moyen d’y échapper ! La facture électronique obligatoire dans le cadre des marchés publics s’imposent à toutes les entreprises en 2020. Plus d’exception donc pour les TPE et même les auto-entrepreneurs, sommées d’accélérer leur projet de dématérialisation pour rester en conformité avec la législation en vigueur en matière de facturation électronique dans le secteur privé à destination des administrations publiques. Comment être prêt à l’échéance ? Sur qui compter pour réussir sa transformation numérique ?
La trésorerie, le talon d’Achille des TPE
Les retards de paiement touchent une TPE-PME sur deux et sont la cause d’une défaillance sur quatre d’après la Banque de France. Mais ce sont bien les 3,9 millions de très petites entreprises en France qui sont les plus exposées aux risques pour leur trésorerie. Contrairement aux PME et aux grandes entreprises qui peuvent s’appuyer sur une direction financière afin de mettre en place une véritable comptabilité prévisionnelle, les TPE doivent bien souvent composer sans contrôle de gestion et donc sans visibilité sur leur trésorerie. La réduction des délais de paiement est l’un des leviers pour résoudre cette problématique, et la dématérialisation des factures un moyen clairement identifié pour y parvenir. Elle permet notamment de réduire le risque d’erreurs humaines dans la saisie et d’accélérer le processus de facturation.
Tous les chemins mènent à Chorus Pro
La question de la facture électronique obligatoire dans le secteur privé se pose sans délai pour les TPE qui lorgnent sur les marchés publics. Initié en 2017 auprès des grandes entreprises, le déploiement de Chorus Pro – la plateforme publique dédiée à la facturation électronique – s’étend aux TPE et aux auto-entrepreneurs au 1er janvier 2020. C’est le point d’orgue de la loi de modernisation de l’économie de 2008 et de la mise en conformité avec la directive européenne 2014/55/UE, imposant la dématérialisation des factures B2G. Avec l’arrivée des TPE sur Chorus Pro en 2020, l’État envisage de traiter 100 millions de factures électroniques par an !
Pour les dirigeants des TPE qui comptent parmi les fournisseurs des 150 000 entités publiques actives sur Chorus Pro, il est temps de créer un compte utilisateur sur la plateforme puis de le rattacher à leur entreprise – une « structure » dans le lexique de Chorus Pro. Ils ont alors trois moyens d’adresser leurs factures B2G :
- les saisir directement sur le portail ;
- les déposer au format XML ou PDF/A3 ;
- les transmettre de manière automatisée en flux (mode EDI ou API).
Déjouer les lourdeurs de la saisie de facture en ligne
Comment faire une facture électronique à destination de l’État ? La saisie sur le portail Chorus Pro constitue le premier degré de la dématérialisation, le plus simple à adopter au 1er janvier 2020 aussi. Mais il conserve les inconvénients d’un processus manuel : il est chronophage et comporte un risque important d’erreur. Entre la phase d’identification et les étapes de la saisie en ligne, ce mode de dépôt de facture peut s’étirer sur un quart d’heure voire plus en faisant appel à un conseiller support en LiveChat ! Et une facture litigieuse, c’est une facture rejetée... L’obligation de dématérialisation des factures faite aux TPE auprès des administrations publiques est une opportunité à saisir pour adopter une solution qui va fiabiliser le processus et réduire le temps passé sur des tâches à faible valeur ajoutée.
Construire un projet de dématérialisation adapté à sa TPE.
C’est donc le moment de passer en mode projet ! Et un projet de dématérialisation des factures clients nécessite d’abord un audit du processus interne, ainsi qu’une réflexion sur le mode et le format de dépôt le plus adéquat. Pour « s’extirper » du portail par exemple, il est possible de raccorder sa solution de gestion des factures à Chorus Pro. Mais cela nécessite de choisir entre deux options :
- en mode API, il permet d’accéder aux fonctionnalités de la plateforme directement dans son système d’information comptable ;
- en mode EDI, il permet d’échanger des informations de manière entièrement automatisée par flux XML. C’est ici que l’accompagnement d’un partenaire dans la conduite du changement vers la facturation électronique pour Chorus Pro est indispensable pour faire le bon choix en fonction de ses enjeux. Le PDF signé conviendra en cas de faible volumétrie, alors que le flux de facturation apportera de réelles économies d’échelle si la récurrence est forte. Le choix du prestataire en dématérialisation doit aussi se fonder sur sa capacité à apporter les garanties en termes d’intégrité des données de facturation transmises et d’archivage électronique sécurisé, ou encore la pertinence de ses outils de suivi des états de paiement.
Du nouveau pour la facture électronique en 2023
Refuser la facture électronique sera bientôt une posture qui placera les auto-entrepreneurs et les dirigeants de TPE en dehors de la légalité. On ne peut nier la part d’angoisse qui les saisit à l’évocation du passage « forcé » à Chorus Pro. Mais ce premier pas vers la dématérialisation des factures clients offre aux fournisseurs de l’État l’occasion de prendre une longueur d’avance alors que le projet de loi des finances 2020 prévoit d’étendre la facture électronique obligatoire entre entreprises privées, soit à l’ensemble des organisations assujetties à la TVA dès 2023 ! Les bénéfices des factures dématérialisées sont l’autre raison de ne pas remettre à plus tard ce projet de transformation numérique. En B2B comme en B2G, il va en effet améliorer la relation commerciale, réduire les coûts et accélérer le traitement au bénéfice de l’organisation, de sa compétitivité… et de la trésorerie.
