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Savoir comment gérer le stockage de documents peut ne pas sembler excitant, mais c’est l’une des choses les plus importantes qu’une entreprise puisse faire pour se protéger juridiquement et financièrement.
Bien que les organisations ne veuillent pas se noyer dans les fichiers, s’en débarrasser trop rapidement peut potentiellement mettre une entreprise dans une position délicate. Sans la documentation appropriée, vous pourriez avoir des problèmes de planification de la relève. À l’approche de la saison des vérifications, le défaut de tenir des registres appropriés pourrait entraîner des problèmes avec les autorités fiscales. Dans le domaine des ressources humaines, jeter trop tôt les documents d’un nouvel employé pourrait également entraîner des différends potentiels.
Bien sûr, savoir que vous devez conserver certains documents n’est qu’une partie de la bataille. De nombreuses entreprises ne savent pas très bien combien de temps elles doivent les conserver. La réponse dépend souvent de l’endroit où se trouve votre entreprise. Jetons un coup d’œil à la réglementation dans trois pays différents.
États-Unis
L’IRS déclare que la durée pendant laquelle une entreprise doit conserver un document « dépend de l’action, de la dépense ou de l’événement que le document enregistre. En règle générale, vous devez conserver vos dossiers à l’appui d’un élément de revenu, de déduction ou de crédit figurant dans votre déclaration de revenus jusqu’à ce que la période de prescription de cette déclaration de revenus soit épuisée.
La Chambre de commerce des États-Unis précise : « Les directives de conservation des documents exigent généralement que les entreprises conservent les documents pendant un, trois ou sept ans. Dans certains cas, vous devrez conserver les dossiers pour toujours.
Pour les équipes de comptes fournisseurs, les documents tels que les factures doivent être conservés pendant au moins sept ans. Cependant, l’expert-comptable agréé (CPA) d’une organisation peut recommander que certains documents soient conservés indéfiniment.
Canada
Selon la page Web officielle du gouvernement du Canada, les entreprises doivent conserver leurs dossiers pendant un total de six ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition à laquelle le document s’applique, l’année d’imposition faisant référence à l’exercice financier de l’entreprise.
Pour ceux qui souhaitent disposer de documents avant la période de six ans, la permission doit être obtenue auprès de l’Agence du revenu du Canada. Pour soumettre une demande, un représentant autorisé de l’entreprise doit :
- remplir le formulaire T137, Demande de destruction de documents
- présenter une demande écrite à votre bureau des services fiscaux
Le défaut d’obtenir la permission avant de détruire les documents peut entraîner des poursuites. De plus, la demande d’autorisation ne garantit pas que la demande sera acceptée.
Royaume-Uni
Comme le Canada, le Royaume-Uni exige que les entreprises conservent des registres pendant six ans à compter de la fin du dernier exercice auquel elles s’appliquent. Les documents devront peut-être être conservés plus longtemps si :
- ils montrent une transaction qui couvre plus d’une des périodes comptables de l’entreprise
- l’entreprise a acheté quelque chose qu’elle prévoit de durer plus de 6 ans, comme de l’équipement ou de la machinerie
- vous avez envoyé votre déclaration de revenus d’entreprise en retard
- HMRC a commencé une vérification de conformité dans votre déclaration de revenus d’entreprise
Le gouvernement déclare en outre que ceux qui ne se conforment pas « peuvent être condamnés à une amende de 3 000 £ par HMRC ou disqualifiés en tant qu’administrateur de société si vous ne tenez pas de registres comptables ».
La réponse de l’automatisation
Le stockage de documents papier peut prendre beaucoup de temps, coûter cher et prendre un espace précieux au bureau. Les dossiers papier risquent d’être perdus ou endommagés, une simple erreur de classement peut avoir de graves répercussions sur la saison de vérification.
Pour les équipes de comptes fournisseurs, l’adoption d’une solution d’automatisation peut aider à éliminer ces préoccupations. De nombreuses solutions logicielles stockent les documents jusqu’à sept ans, éliminant ainsi complètement les coûts de stockage.
La numérisation facilite également la recherche des bons documents à l’approche de la saison de l’audit. Par exemple, un outil de recherche et de filtrage peut aider les utilisateurs à récupérer rapidement des données en saisissant des informations simples telles que le nom du fournisseur, le coût ou le numéro de facture.
