Vous voulez être payé pour vos factures rapidement et de manière prévisible. Vous envoyez des factures et espérez le meilleur. Lorsque l’argent n’entre pas, le processus ardu et souvent aggravant de recouvrement des comptes débiteurs commence.
Aujourd’hui, la gestion des comptes clients est très manuelle et exige beaucoup de main-d’œuvre. Il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi. L’automatisation de la RA rationalise votre processus et améliore les flux de trésorerie, alors pourquoi tout le monde ne le fait-il pas ? Le coût est une préoccupation majeure.
Pensez à gérer la RA de votre entreprise comme à construire une piscine. Vous pouvez le faire à la main, vous pouvez utiliser un outil ou vous pouvez confier le projet à un expert et profiter des résultats. Tout faire vous-même semble être l’option la moins chère, mais vous pourriez être surpris du coût ultime.
Le coût élevé d’un processus manuel
Vous pouvez utiliser vos mains pour creuser une piscine. Ce serait désordonné et douloureux, mais vous y arriveriez éventuellement. Un processus de RA manuel est similaire. Les collections sont aujourd’hui gérées par la plupart des entreprises à l’aide de plusieurs systèmes internes. Excel est utilisé pour le vieillissement, CRM est utilisé pour les contacts, ERP est utilisé pour suivre la commande (pick, post, pack), les systèmes de facturation sont utilisés pour faire la facturation, et les notes post it sont collées sur votre moniteur comme rappels de tâches. Vous consacrez probablement d’innombrables heures de temps aux employés à collecter ce qui vous est dû auprès des clients qui ont déjà traversé le cycle de vente.
Ce sont les coûts de collecte d’argent aujourd’hui. Considérez combien d’heures votre équipe passe à collecter les factures et leur salaire horaire moyen, et vous verrez le coût élevé des recouvrements manuels de RA. Lorsque les ventes augmentent, il en va de même pour les coûts de recouvrement – l’efficacité et l’efficience sont des préoccupations constantes.
Le coût de la semi-automatisation
Vous gagneriez du temps et obtiendriez de meilleurs résultats en creusant votre piscine si vous utilisiez un outil, comme une pelle, car le processus irait plus vite. Considérez un outil comme un système ERP qui émet des lettres de relance pour vous. Un module de relance de base peut coûter jusqu’à 7 500 $ (sans compter le temps et les efforts nécessaires pour organiser et mettre en œuvre cette fonctionnalité), et la même chose chaque année en coûts annuels s’il s’agit d’une solution basée sur le cloud.
Cependant, les lettres de relance ne suffisent pas pour un recouvrement efficace des comptes débiteurs. Ce n’est qu’un élément et ce n’est pas une solution complète, et automatise uniquement l’envoi d’e-mails aux clients concernant les paiements en souffrance. Vous ferez toujours tout le reste à la main. Vous pouvez voir des économies de coûts par rapport à un processus entièrement manuel, mais les inefficacités sont évidentes.
Les économies de coûts pour l’automatisation de la RA
La troisième option pour votre piscine est d’externaliser , confiez-la à une équipe d’experts. Cela s’appliquera pour les permis appropriés, creuser votre piscine et verser le ciment, et le remplir d’eau afin que tout ce que vous avez à faire est de nager. Il y a un coût, mais est-ce généralement beaucoup moins que de le prendre sur vous-même.
Considérez maintenant la société de pool comme une solution de paie, de facturation, de comptes fournisseurs, de CRM ou de dépenses. Il y a quinze à vingt ans, presque toutes les entreprises faisaient la plupart de ces choses à l’interne. Aujourd’hui, plus de 60 % des entreprises ont externalisé un, sinon tous ces services afin de se concentrer sur la réussite des clients plutôt que sur les processus de back-office manuels.
Il existe des solutions de RA externalisées à un éventail de coûts en fonction de la taille de votre entreprise et du type de fonctionnalité dont vous avez besoin. Certains facturent en fonction du nombre d’utilisateurs et d’autres en fonction du nombre de factures, de revenus annuels ou d’autres mesures. Une petite entreprise pourrait payer aussi peu que 2 500 $ pour automatiser, tandis que les frais d’une entreprise Fortune 100 pourraient être de 250 000 $.
Considérez les économies de coûts qui équilibrent l’équation. Votre personnel comptable ne sera pas seulement des agents de recouvrement utilisant plusieurs systèmes, mais il aura plus de temps pour défendre le service à la clientèle de vos clients. C’est un impact positif tangible sur le service et l’expérience client et une réduction réelle des coûts du temps consacré aux collectes manuelles.
Combien coûtera une solution automatisée ?
La réponse courte est que le coût de l’automatisation varie. Avec chaque installation, il y a un mélange de frais uniques (services professionnels, personnalisation, mise en œuvre et configuration) et de frais récurrents (maintenance et rapports toujours à jour).
Si votre système comptable est hautement personnalisé, intensément manuel ou non traditionnel, vous pouvez payer plus cher au départ pour une personnalisation étendue. Après la mise en œuvre, vous ne devriez voir que le coût récurrent mensuel ou annuel tout en réalisant des avantages et des économies continus pour compenser la dépense.
Combien de temps faudra-t-il pour réaliser les avantages de l’automatisation ?
Au cours des 60 premiers jours suivant la mise en œuvre, vous devriez constater des économies de temps et d’argent importantes grâce à :
- Augmentation des flux de trésorerie
- Diminution des jours d’encours des ventes (DSO)
- Diminution du temps consacré aux collections de RA
Le coût élevé de ne pas automatiser la RA
Quel est le coût de ne pas automatiser vos collections ? Des flux de trésorerie imprévisibles peuvent vous coûter des opportunités lorsque vous êtes en concurrence pour des projets, que vous essayez de développer votre entreprise et que vous recherchez un financement.
L’automatisation de la RA vous permet de développer une source de revenus prévisible. Lorsque vous recherchez un prêt bancaire ou des investisseurs, montrer une piste d’argent fiable peut différencier votre entreprise, montrer que vous êtes moins risqué et recueillir plus d’argent pour la croissance à un taux d’intérêt plus bas.
L’automatisation de la RA libère également du temps pour votre équipe comptable afin qu’elle puisse se concentrer sur des tâches plus importantes telles que servir le client, plutôt que d’agir en tant qu’agent de recouvrement.
Le saviez-vous ?
- Près de 93 % des entreprises signalent des retards de paiement de la part des clients
- Le délai de paiement moyen est de 27 jours alors que le paiement réalisé est de 61 jours
- Les retards de paiement sont en hausse
- Près de 30 % des clients utilisent les retards de paiement comme forme de financement
Si vos performances de RA ne sont pas satisfaisantes, apportez un changement positif. Pour voir les avantages de l’automatisation de vos collections AR, utilisez notre calculateur de retour sur investissement, puis appelez-nous pour une démonstration.
