Le suivi du rendement d’une équipe des comptes débiteurs se fait, en partie, en évaluant les indicateurs de rendement clés (IRC). Étant donné que les flux de trésorerie sont nécessaires aux opérations, la collecte de ce qui est dû à votre organisation est une activité vitale.
Deux KPI critiques qui peuvent vous aider à suivre et à optimiser les activités de recouvrement sont days Sales Outstanding (DSO) et Accounts Receivable Turnover (ART). Ces indicateurs sont des variantes les uns des autres et il est important de les suivre simultanément.
Qu’est-ce que DSO?
Jours de ventes en souffrance est un ratio qui mesure le nombre de jours, en moyenne, il faut à votre entreprise pour collecter auprès de vos clients et clients. Les intrants de calcul sont le solde final des comptes débiteurs pour la période et les ventes à crédit pour la même période.
DSO = [(AR / ventes à crédit) x jours dans la période]
Qu’est-ce qu’un bon ratio DSO ?
Plus le ratio jours d’encours des ventes est faible, plus vous collectez rapidement vos comptes clients. Cependant, un DSO trop bas pourrait indiquer que vos politiques de crédit sont trop strictes et, par conséquent, vous risquez de manquer des opportunités de vente.
Un GRD élevé pourrait suggérer que vos politiques de crédit sont trop laxistes, que votre processus de recouvrement est défectueux ou que les factures sortent en retard ou avec des erreurs. Un DSO acceptable dépend de votre secteur d’activité. Par exemple, l’exploitation minière et la construction ont des GRD plus élevés que l’agriculture et le textile.
Problèmes avec DSO
Il est impératif de définir un DSO cible pertinent pour votre secteur. Si votre DSO est 1,5 fois vos conditions de crédit habituelles, c’est un signe d’efficacité ministérielle (par exemple, net 30 termes x 1,5 = cible DSO 45 jours). DSO ne tient pas compte des changements saisonniers ou des normes de l’industrie.
Sachez que DSO peut chuter radicalement même lorsque votre entreprise se porte bien. Si les ventes augmentent et dépassent la RA, cela peut décourager votre DSO. Inversement, dans une baisse saisonnière standard des ventes, la RA peut être extrêmement plus élevée, jetant le DSO dans l’autre sens.
Qu’est-ce que le TAR?
Le chiffre d’affaires des comptes clients est un ratio qui mesure le nombre de fois que vous avez collecté votre RA au cours d’une certaine période et mesure l’efficacité de vos efforts de crédit et de recouvrement. Les données nécessaires pour déterminer le calcul sont les revenus de la période et la RA moyenne.
ART = ventes nettes à crédit / RA moyenne
AR moyen = [(AR de début + AR de fin) ÷ 2]
Qu’est-ce qu’un bon ratio ART?
Plus l’ART est élevé, mieux c’est, car il indique la fréquence à laquelle vous collectez votre RA moyen au cours de l’année. Plus élevé implique une liquidité et un flux de trésorerie plus importants. Pour mieux comprendre le nombre, divisez 365 (jours dans l’année) par votre ratio ART.
Si votre TAR est de 5, vous collectez sur les ventes à crédit tous les 73 jours (365 ÷ 5), en moyenne. Si vos conditions sont nettes de 15 ou 30, ce chiffre d’affaires de plusieurs jours semble problématique. Comme pour les DSO, un bon ou un mauvais TAR varie selon l’industrie et les politiques de crédit.
Problèmes avec le TAR
Avec ce KPI, le nombre lui-même n’offre pas la totalité des informations dont vous avez besoin. La faiblesse de l’ART est que vous savez combien de fois au cours de la période où vous recouvrez vos créances, mais pas « pourquoi ». Vos politiques de crédit peuvent être trop laxistes ou strictes. En outre, le TAR est généralement analysé chaque année, et vous avez besoin d’informations exploitables plus fréquemment que cela.
Pourquoi devriez-vous suivre à la fois DSO et ART?
Utilisés ensemble, DSO et ART offrent une image plus complète de l’efficacité de votre équipe dans la collecte des paiements dus. DSO est utile pour calculer mensuellement, trimestriellement et annuellement, tandis que le TAR est considéré annuellement. L’utilisation combinée des deux fournit des données immédiates et une mesure historique.
Qui est responsable des rapports DSO et ART?
Le responsable des comptes clients ou le chef de service supervise l’équipe qui suit l’activité de RA et les rapports mensuels et calcule les KPI tels que DSO et ART. L’intégrité de ces calculs est vitale même s’ils sont défavorables à l’équipe.
Le suivi des KPI est informatif, mais le traitement des données prend du temps qui pourrait être consacré à la facturation et à la collecte. Un outil automatisé qui fournit les métriques dans un tableau de bord constamment à jour permet de gagner du temps et de libérer le personnel pour qu’il puisse se concentrer sur les fonctions de base.
En fin de compte, les collectes et les rapports de RA relèvent de la responsabilité du directeur financier et de l’équipe de direction. Pour en savoir plus sur la façon dont votre organisation peut améliorer radicalement les performances des collections de RA et fournir une meilleure visibilité à l’échelle de l’organisation sur ces mesures, lisez notre guide DSO, puis planifiez une démonstration dès aujourd’hui.
