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Il est après minuit... vous ouvrez anxieusement votre e-mail pour vérifier si la note de frais en attente depuis longtemps a été soumise afin que vous puissiez enfin fermer les livres le lendemain matin.
Pour la plupart des comptables, il s’agit d’un événement régulier. Une grande partie de leur journée de travail stressante est consacrée au dépôt de factures et au suivi auprès du personnel pour les reçus et les documents. La lenteur de l’adoption de la technologie dans l’industrie n’a pas aidé non plus.
Mais avec des outils d’automatisation qui améliorent tout dans la finance, l’industrie obtient enfin le relooking qu’elle mérite – et les outils d’intelligence artificielle (IA) en sont à la tête.
Les comptables qui étaient autrefois considérés comme des « croqueurs de chiffres » commencent à utiliser l’IA pour obtenir des informations exploitables et critiques pour l’entreprise et une planification stratégique. Il y a beaucoup à découvrir dans cet espace passionnant.
Mais d’abord, parlons de l’éléphant dans la pièce
C’est une idée fausse que la technologie alimentée par l’IA éliminera les emplois comptables à l’avenir. Au lieu de le voir comme une menace, les entreprises peuvent combiner l’IA avec l’intelligence humaine pour obtenir des résultats innovants.
Cela aidera également les entreprises à attirer les meilleurs talents. Dans un sondage, 76 % des milléniaux ont déclaré qu’ils préféreraient accepter une réduction de salaire et travailler pour une entreprise où leurs compétences étaient mieux utilisées.
Et pourquoi pas ?
Les exigences concurrentielles de la nouvelle culture du « travail de n’importe où » créent de nouvelles attentes pour la main-d’œuvre de demain. Désormais, les spécialistes de la finance doivent savoir trouver un équilibre entre survivre à une crise et investir dans des stratégies de croissance. Avec l’aide d’outils d’IA, tels que l’apprentissage automatique (ML), ils peuvent améliorer l’efficacité et obtenir des informations pour le progrès financier. Voici comment la technologie basée sur l’IA change la comptabilité :
Pas de semaine de travail de sept jours pour moi, merci!
Les comptables sont surchargés de travail. Une étude affirme qu’un comptable sur dix travaille sept jours par semaine, et la plupart de ces heures sont consacrées à des travaux manuels comme la saisie de données.
Un logiciel automatisé de comptes fournisseurs (AP) comme Quadient Comptes Fournisseurs utilise l’intelligence artificielle pour réduire la saisie de données tout en offrant une précision de plus de 99%.
Les entreprises reçoivent des documents et des données de plusieurs fournisseurs dans différents formats tels que des documents XML, des PDF, du papier, etc. Taper toutes ces informations dans des feuilles de calcul, des systèmes ERP et d’autres logiciels d’entreprise est un travail fastidieux qui draine les ressources, créant une marge d’erreur. C’est pourquoi la plupart des comptables ne sont pas pleinement confiants dans leurs chiffres. Ils perdent environ 39 heures par semaine à résoudre des problèmes tels que les exceptions et les écarts de facture.
Grâce à l’IA, ils peuvent récupérer la plupart de ce temps et l’appliquer à un travail dynamique comme la prévision. Un logiciel automatisé de comptes fournisseurs comme Quadient Comptes Fournisseurs utilise l’intelligence artificielle pour réduire la saisie de données tout en offrant une précision de plus de 99%. Sa dernière fonctionnalité, SmartCapture, récupère les détails de la facture, y compris les postes, les informations d’en-tête et le montant total, ce qui permet aux comptables de gagner beaucoup de temps.
Utilisez les touches fléchées Haut/Bas pour augmenter ou diminuer le volume.
La plupart des numéros que vous saisiriez manuellement et copieriez sur différents systèmes sont automatiquement vérifiés par Beanworks. Sans technologie, cet exercice peut prendre jusqu’à un quart de la semaine de travail.
Le cabinet mondial de comptabilité et de conseil EY a mis en œuvre plus de 250 processus automatisés dans ses activités de conseil et aurait économisé environ 2 000 000 d’heures humaines par an.
Donnez aux auditeurs une pause de la surcharge de données
Traditionnellement, les auditeurs consacrent moins de 25 % de leur temps à l’analyse des risques. Compte tenu du rôle qu’ils jouent pour aider à identifier les risques, ce n’est pas beaucoup. L’un des plus grands défis qui entrave le traitement des données non structurées. Les auditeurs doivent évaluer des milliers de documents, examiner la mise en œuvre des modifications réglementaires et enquêter sur les transactions suspectes.
Les plates-formes spécialement conçues utilisent l’apprentissage automatique et l’IA pour auditer une échelle complète de documents avec précision et efficacité. Il aide à optimiser le temps des auditeurs, leur permettant d’utiliser leur jugement pour analyser un ensemble de données plus large et plus profond.
Une société d’audit a utilisé l’IA pour explorer les données de ses clients, examinant plus de 6,2 millions de transactions sur une période de quatre ans. Ils ont découvert 2,8 millions de dollars américains de transactions frauduleuses dans un laps de temps beaucoup plus court.
Ne laissez aucune fraude derrière vous
L’IA permet de détecter les attaques de fraude en temps réel plutôt que d’avoir à attendre des semaines ou toute l’année jusqu’à ce qu’elles soient signalées. Il peut soutenir la détection et la prévention de la fraude en examinant les irrégularités et en surveillant les documents à mesure qu’ils entrent dans le système. Les écarts peuvent ensuite être transmis aux comptables pour enquête.
Les comptables qui étaient autrefois considérés comme des « croqueurs de chiffres » commencent à utiliser l’IA pour obtenir des informations exploitables et critiques pour l’entreprise et une planification stratégique.
Danske Bank était aux prises avec un faible taux de détection des fraudes de 40 % et gérait jusqu’à 1 200 faux positifs par jour. Grâce à l’IA, la banque a pu moderniser la façon dont elle découvre la fraude et augmenter de 50 % la reconnaissance des fausses déclarations.
Surveiller la non-conformité
L’utilisation d’un outil de dépenses ou de facturation doté de capacités d’IA pour recueillir et résumer des chiffres peut aider les directeurs financiers à identifier des modèles et à formuler des recommandations basées sur des données. Par exemple, le technicien peut numériser des documents pour vérifier si un achat a été effectué en dehors de la politique de l’entreprise.
PwC et Microsoft ont récemment lancé une nouvelle technologie qui examine les documents en temps réel pour repérer les risques de conformité. L’équipe d’approvisionnement d’un fabricant mondial utilise le système pour examiner les contrats liés aux paiements de tiers. Le tableau de bord signale les paiements aux entreprises interdites afin que l’équipe puisse prendre des mesures préventives.
La suppression des tâches routinières peut permettre aux équipes financières de se rapprocher de la prise de décision commerciale, en les aidant à fournir leur opinion et leurs conseils d’experts. Et les directeurs financiers voient l’intérêt d’investir dans des solutions technologiques telles que l’apprentissage du codage. Les entreprises se tournent maintenant vers l’IA pour atteindre de plus hauts niveaux d’agilité, de rapidité et de compréhension des différentes branches de la comptabilité.
Découvrez comment Quadient Comptes Fournisseurs simplifie la saisie des données de facturation à l’aide de l’IA
