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Il y a eu une augmentation de 72% de l’utilisation des applications fintech peu de temps après le début de la pandémie l’année dernière, et les professionnels de la finance figuraient parmi les trois principales fonctions professionnelles entièrement distantes. De nombreuses entreprises ont eu du mal à effectuer des tâches critiques telles que le paiement des fournisseurs à domicile. Ils ont cherché une technologie pour remplacer les processus traditionnels tels que les factures papier, les feuilles de calcul et les chèques.
Malgré le changement soudain dans la routine de travail, ces équipes financières avisées prennent une longueur d’avance dans leur gestion des comptes fournisseurs en utilisant l’automatisation. De la gestion des risques tels que les erreurs et les paiements en double à la réduction du coût des processus manuels à forte intensité de main-d’œuvre, ces équipes se sont préparées au succès à l’avenir. Jetons un coup d’œil.
Pas de place pour les erreurs
À la suite de la pandémie mondiale, les entreprises sont confrontées à de nombreux nouveaux défis. Les équipes comptables ont ressenti le pincement plus que d’autres, 51 % d’entre elles affirmant que la détection et la prévention des risques pendant la COVID-19 étaient légèrement plus difficiles.
« Maintenant, si un responsable nous demande pourquoi nous avons acheté quelque chose, nous avons la sauvegarde – Quadient Comptes Fournisseurs nous montre qui a approuvé une facture – c’est la beauté de celle-ci. » – Bernadette Mukuka Ceant, responsable comptabilité
Le Frenchman’s Creek Beach & Country Club en Floride traitait jusqu’à 5 000 factures par mois, chacune prenant en moyenne cinq minutes à l’aide d’un codage manuel. « Nous avons vraiment dû chercher des erreurs. Cela ne fonctionnait tout simplement pas » , explique Bernadette Mukuka Ceant, responsable comptabilité. Il était trop facile d’entrer une facture dans le système deux fois lorsque vous travailliez sur papier ou que vous codiez manuellement des données. Ceant dit qu’elle devait vraiment « s’assurer que nous ne mettions pas de factures en double dans le système », un défi qui avait souvent été relevé dans le passé.
Le club souhaitait améliorer la visibilité de son processus comptes fournisseurs et augmenter les contrôles pour éviter que ces erreurs ne se reproduisent.
En utilisant l’automatisation des points d’accès Quadient Comptes Fournisseurs, Frenchman’s Creek a considérablement réduit la possibilité que des erreurs passent inaperçues. « Quadient Comptes Fournisseurs attrape automatiquement les doublons », explique Ceant. Les factures peuvent être rapidement tracées grâce aux pistes d’audit numériques de Quadient Comptes Fournisseurs. Lorsqu’un fournisseur appelle pour faire le suivi d’une transaction, Frenchman’s Creek peut simplement entrer le numéro du fournisseur dans le système et déterminer si le paiement a été effectué.
Pour améliorer le contrôle des dépenses, ils ont également personnalisé leurs canaux d’approbation, par exemple, toutes les factures supérieures à 5 000 USD sont acheminées vers un approbateur senior. « Nous sommes transparents. Maintenant, si un gestionnaire nous demande pourquoi nous avons acheté quelque chose, nous avons toujours la sauvegarde – Quadient Comptes Fournisseurs nous montre qui a approuvé une facture et quand – c’est la beauté de celle-ci », résume Ceant.
Investir stratégiquement
Les entreprises qui réduisent les coûts le plus profondément pendant une récession ne rebondissent généralement pas bien. En fait, une étude de harvard Business Review a révélé que 37% des entreprises qui ont déployé une approche d'«investissement offensif » ont surperformé dans une économie d’après-crise. Ce modèle de stratégie offensive basée sur la technologie devient de plus en plus évident dans la crise de la COVID-19. Et des entreprises comme Athabasca Catering passent rapidement à la vitesse supérieure.
« Le rapprochement des dépenses prend maintenant 30 secondes. » – Robert Cremers, directeur des finances et de l’administration
« Avant, tout était sur papier : toutes nos factures, nos talons de chèque et nos conseils de paiement étaient rangés dans des classeurs », explique Robert Cremers, directeur des finances et de l’administration. Le passage à un logiciel d’automatisation des points d’accès a permis de réduire les dépenses d’Athabasca sur papier d’environ 75 %. Il a également réduit les coûts d’impression et de copie de 400 $ CA par mois à 100 $ CA par trimestre. Les coûts de stockage finiront également par être réduits.
L’autre grand changement a été leur gestion des dépenses. Athabasca accueille plus de 400 personnes par jour – et ce n’était pas un travail qui pouvait être fait à domicile. Cela a rendu leur processus de dépenses sur papier encore plus compliqué qu’auparavant. Avec un accès limité au bureau et une partie du personnel administratif travaillant à domicile, la soumission des demandes de remboursement de dépenses est devenue « très difficile ». Cremers dit : « Quand nous avons trouvé le module de dépenses Quadient Comptes Fournisseurs, nous avons juste dit, ah, il y a un moyen de résoudre ce problème. » Désormais, il peut approuver les dépenses via l’application mobile Quadient Comptes Fournisseurs ou le navigateur Web. Le personnel peut prendre des photos de leurs reçus et télécharger des rapports via l’application. « Le rapprochement des dépenses prend maintenant 30 secondes », explique Cremers.
Gagner la culture du travail de n’importe où
Alors que le travail à distance passe d’une mesure d’urgence à une nouvelle normalité plus « souhaitable », les entreprises effectuent rapidement de grands changements. Une enquête auprès des travailleurs à distance a révélé que plus de la moitié des employés souhaitent travailler à distance trois jours par semaine ou plus. Pour les équipes financières, cela signifie garantir un accès sécurisé aux données où que vous soyez. Heureusement, pour le monument bien-aimé de Vancouver, Science World, leur processus comptes fournisseurs complète les besoins des modèles de travail au bureau et à domicile.
« Il est très rare qu’un paiement électronique soit perdu. Avec les chèques, il y a toujours le risque qu’ils se perdent dans le courrier ou soient retardés pendant une crise comme la COVID-19. » – Douglas Chow, superviseur des finances
« La pandémie oblige tout le monde à changer son modèle d’affaires. Chaque fournisseur demande des paiements électroniques », explique Douglas Chow, superviseur financier chez Science World. Avant l’automatisation, les comptes fournisseurs de Science World était entièrement géré sur papier. « Notre directeur financier a toujours été entouré d’une pile croissante de factures et de chèques à approuver – plus de 250 chaque semaine. » Travaillant désormais à domicile, Chow peut simplement taper le numéro de facture ou le nom du fournisseur et suivre toutes les données dans Quadient Comptes Fournisseurs.
« Le plus grand avantage est la facilité de trouver des factures », explique Chow. Il peut payer les fournisseurs directement via Quadient Comptes Fournisseurs dans leur mode de paiement préféré tel que l’EFT / ACH. « Avec Quadient Comptes Fournisseurs, effectuer ces paiements est beaucoup plus facile. « Il est très rare qu’un paiement électronique soit perdu. Avec les chèques, il y a toujours le risque qu’ils se perdent dans le courrier ou soient retardés pendant une crise comme la COVID-19. »
Atteindre la voie rapide en comptabilité
Il a fallu une pandémie pour faire passer le travail à distance d’une idée abstraite à une pratique courante, mais de plus en plus d’entreprises se rafraîchissent rapidement pour rester pertinentes en cette période extraordinaire. Pour les comptables, le passage à l’automatisation a accueilli plus de temps pour un travail de qualité, laissant tout le gros du travail au cloud.
Découvrez comment votre entreprise peut résoudre les principaux défis des points d’accès dans la gestion des bons de commande, des factures, des paiements et des dépenses
