Améliorez la satisfaction client et augmentez les flux de trésorerie avec un outil simple
J’ai quelques questions à vous poser. Ne vous inquiétez pas - ils sont assez faciles à répondre:
- Combien de temps votre équipe AR passe-t-elle à traquer les factures passées de vos clients ?
- Combien de temps passe-t-on ensuite à envoyer par courriel, télécopieur ou comptabiliser ces factures et autres documents à vos clients?
- Combien d’appels votre RA prend-il pour des demandes simples comme vérifier le solde d’une facture ou demander un duplicata d’une facture?
Plus important encore, que feriez-vous de ce temps si vous pouviez le récupérer?
Sur quelles autres activités votre équipe de RA pourrait-elle se concentrer pour générer plus de valeur et plus de revenus pour votre entreprise?
L’efficacité et les flux de trésorerie sont essentiels au succès de votre entreprise. Et la résolution de ces problèmes rend également les employés plus heureux, qui sont en mesure de se concentrer sur un travail plus intéressant et significatif.
Mais considérons le point de vue du client.
- Combien de temps votre client souhaite-t-il passer au téléphone avec votre équipe, à poser des questions sur les copies des factures ou les mises à jour du solde?
- À quelle fréquence votre client aime-t-il fouiller dans les tiroirs de son bureau et les remplir à la recherche de documents égarés?
- À quel point vos clients aiment-ils entendre parler de votre équipe de recouvrement?
Je suppose que même si vos clients peuvent aimer votre produit ou service, votre entreprise et votre équipe, dépenser de l’énergie et du temps précieux sur ces activités n’est pas au sommet de leur liste d'«amour à faire ».
Maintenant, que se passerait-il si je vous disais qu’il existe une solution simple qui résout tous ces défis.
Un portail en libre-service basé sur le cloud pour vos clients offre des couches d’avantages pour toutes les parties. Si vous n’en avez pas aujourd’hui, vous en avez besoin. Si vous en avez un, alors c’est le bon moment pour évaluer qu’il offre toutes les fonctionnalités dont vos clients ont besoin pour gérer leurs activités quotidiennes.
Un portail en libre-service peut offrir de nombreuses fonctionnalités permettant de gagner du temps :
- Accès sécurisé à tout moment et en tout lieu avec une connexion Internet
- Accès aux factures actuelles et passées, aux mises à jour du solde dû et à l’historique des paiements
- Options de paiement par virement bancaire, ACH ou carte de crédit
- Communications automatisées pour confirmer les paiements ou pour rappeler quand les paiements sont dus
Ces options de base permettent d’économiser instantanément des heures de travail effectuées par votre équipe AR déjà surchargée, tout en offrant à vos clients la flexibilité de gérer leur entreprise selon leurs conditions, lorsque cela leur convient. Plutôt que d’avoir à planifier des appels pendant vos heures de service, ils peuvent compter sur la disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 des informations de leur compte pour mieux gérer leurs comptes. Cette accessibilité améliore les paiements à temps et les flux de trésorerie pour l’entreprise.
Fournir un portail en libre-service à vos clients est logique. Mais un plus vraiment intelligent, pour une RA plus intelligente, est de s’assurer que vous offrez le type de fonctionnalité qui aide également à développer la relation client. Un portail en ligne ne doit pas être un bloqueur qui crée une expérience impersonnelle pour les clients, mais plutôt une passerelle vers une connexion plus forte avec votre entreprise.
Lorsque vous recherchez une solution pour votre portail AR, assurez-vous de prendre en compte les éléments suivants :
- Consolidation des données et tableau de bord intelligent. Vous voulez une solution qui rassemble vos données client provenant de différentes sources. Cela permet à votre équipe et au client d’avoir une vue complète de leur compte et de leur relation avec vous. Une vue de tableau de bord donne un aperçu simple mais important de l’état du compte, de l’état de la facture, de tout litige et de toute autre activité ayant un impact sur le compte. Plus il y a de transparence, plus il est facile pour vous et votre client de gérer vos affaires.
- Communications automatisées. Des rappels simples et automatisés, par exemple lorsque des factures sont dues ou lorsque l’une d’entre elles est en retard, profitent à tout le monde. Le processus automatisé allège le fardeau de votre équipe de RA d’avoir à examiner manuellement chaque compte et à générer un avis, et le client a un rappel amical pour quelque chose qui peut être un simple oubli. Ces communications sont également des points de contact réguliers qui garantissent que votre client est bien informé de l’état de son compte et reste connecté avec votre entreprise.
- Processus de traitement des différends et des plaintes. Votre portail doit disposer d’un processus permettant à vos clients de déposer des litiges ou des plaintes concernant des activités sur leur compte. La création d’un flux automatisé pour l’enregistrement de ceux-ci permet au client d’exprimer son inquiétude sur son temps et fournit également un retour immédiat au client sur ce à quoi s’attendre ensuite dans le processus. Si vous avez un système avec des communications prédictives, comme celui de YayPay, votre équipe de RA a l’avantage supplémentaire d’un outil intelligent qui signale pour eux quelles communications doivent être priorisées en raison de plaintes ou de litiges. Cela garantit une gestion rapide et efficace d’une situation avant qu’elle ne devienne incontrôlable.
- Conditions de paiement flexibles. En plus de fournir une variété de façons dont votre client peut payer, vous pouvez envisager d’offrir des conditions de paiement flexibles pour s’adapter lorsqu’un client a un trimestre difficile ou connaît un retard de paiement. Avec des données consolidées à votre disposition, vous pouvez facilement voir l’historique des paiements de vos clients et avoir une idée de la santé de leur entreprise, ce qui vous amène à offrir plus d’options indulgentes le cas échéant. Vous pouvez générer beaucoup de bonne volonté avec votre client si, la prochaine fois qu’il se connecte pour déterminer sa stratégie de paiement, il voit qu’il dispose d’options favorables aux entreprises.
Votre portail client est plus qu’une simple porte d’entrée vers les factures. Cela fait partie de votre processus global de crédit en espèces. Et ce processus a un impact significatif sur vos relations clients. Vos scores de satisfaction client augmentent lorsque les clients sentent que vous êtes transparent et communicatif, et que vous comprenez leur entreprise. La fidélisation de la clientèle est à la hausse lorsque vous êtes en mesure de leur offrir des conditions et des services qui répondent à leurs besoins commerciaux. Ces deux facteurs se traduisent par une stabilité de votre clientèle ainsi qu’une plus grande opportunité d’accroître votre empreinte au sein de ces comptes. De plus, la réputation de votre service à la clientèle améliore vos efforts d’acquisition de nouveaux clients , car vous êtes devenu une entreprise avec laquelle il est facile de faire affaire.
Et vous faites tout cela avec l’intelligence client, de sorte que les décisions de crédit que vous prenez, les options de paiement que vous proposez et les communications continues que vous maintenez sont toutes créées avec les données que vous avez consolidées sur vos clients et leur entreprise.
C’est ce que nous entendons par outils intelligents pour la RA intelligente.
Regardez la rediffusion du webinaire, Using Smart Technology to Become a Revenue Hero, avec Mehmet Shah, directeur des finances pour StackAdapt, alors qu’il s’entretient avec Nicole Dwyer, chef de produit chez YayPay, sur la façon dont la gestion des données, l’automatisation et la transparence sont essentielles pour la capacité de son équipe à gérer l’ensemble du processus crédit-encaissement dans l’environnement Covid-19 difficile d’aujourd’hui.
