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Une enquête mondiale menée par McKinsey auprès de dirigeants a révélé que la pandémie a accéléré de trois à quatre ans la numérisation des opérations internes de leur entreprise et que la part des produits numériques ou numériques dans leurs portefeuilles a progressé de sept ans.
Cependant, en finance, il existe un processus hérité qui reste résistant. Les chèques restent le principal mode de paiement dans les paiements B2B, représentant 40% de toutes les transactions. Cela contraste fortement avec l’expérience numérique que les organisations d’aujourd’hui s’efforcent de construire.
Les paiements par chèque prévalent
Il est difficile de rendre les paiements par chèque redondants. De nombreuses opérations dans les comptes débiteurs et les comptes créditeurs sont conçues en tenant compte des chèques. Les ERP sont mis en place avec des chèques comme méthode de paiement par défaut et l’économie est soutenue par un système bancaire qui s’est construit autour de la simplification des paiements par chèque.
31% des entreprises citent le temps de traitement des paiements comme un défi majeur. Un rapport récent a révélé qu’il faut en moyenne 30 jours pour effectuer un seul paiement et qu’environ 47% des fournisseurs sont payés en retard.
Katherine Weislogel, responsable de la trésorerie et des solutions de paiement chez Synovus Bank, explique un défi organisationnel commun. Si vous regardez le back-office, le mandat des personnes qui utilisent les paiements papier peut souvent s’étendre sur 30 à 40 ans. Ils ont moins envie de s’éloigner des méthodes traditionnelles. Ils connaissent leurs flux de travail et ont établi des moyens de travailler avec leurs clients.
À mesure que la main-d’œuvre passe au travail hybride, de plus en plus d’organisations élaborent des pratiques sûres et flexibles pour aider les équipes financières à gérer efficacement leurs rôles.
Il est temps pour les chèques de vérifier
Pour tous les avantages des contrôles, il y a des inconvénients importants. Un seul chèque coûte de 4 à 20 dollars à traiter et les entreprises américaines dépensent près de 160 milliards de dollars par an pour envoyer et recevoir des factures et des paiements papier.
Ils sont également la cible de fraudes. L’an dernier, 66 % des organisations ont été victimes de tentatives ou de fraudes réelles lors de l’utilisation de chèques. C’est beaucoup plus que les virements bancaires (39 %), les paiements ACH (19 %) et les cartes de crédit (24 %).
Et ils sont lents. Les chèques postaux peuvent causer de nombreux problèmes: ils effacent 5 à 10 jours ouvrables à compter de leur envoi, ils peuvent se perdre et les retards sont courants.
Cependant, ces problèmes ne sont pas l’impulsion du changement. Ils ont toujours existé. C’est le monde actuel du travail hybride qui stimule la demande pour une expérience de paiement numérique.
Pendant la pandémie, le chèque papier n’était plus viable dans un environnement de travail à domicile. Les professionnels du poste fournisseur et du poste client ont connu des routines de travail inhabituelles, ce qui rend difficile la coupe ou la réception de chèques comme ils le feraient normalement. Alors que 83 % des professionnels souhaitent que le travail hybride devienne la norme, de plus en plus d’organisations élaborent des pratiques flexibles pour aider les employés et les clients à gérer efficacement leurs rôles, quel que soit l’endroit où ils préfèrent être basés.
Le remplacement des chèques par des options numériques flexibles signifie que les entreprises peuvent être payées plus rapidement, ce qui contribue à améliorer les jours d’encours des ventes (DSO) et à accélérer la conversion des espèces
Le virage numérique du poste client
Une grande majorité des entreprises – 70 % – prévoient d’automatiser leur poste client et 83 % des entreprises ont modifié leurs processus depuis l’impact de la COVID-19. Alors que de plus en plus d’entreprises adoptent la transformation numérique, elles reconnaissent les avantages de fournir des options flexibles, une efficacité accrue et une sécurité améliorée.
L’automatisation du poste client offre une gamme d’options de paiement, de l’ACH aux cartes. Les clients d’aujourd’hui veulent vous payer de la même manière qu’ils paient pour tout le reste – en ligne. S’éloigner des chèques et fournir aux clients des options numériques flexibles signifie que vous êtes payé plus rapidement, ce qui contribue à améliorer les jours d’encours des ventes (DSO) et à accélérer la conversion des espèces.
Les paiements transfrontaliers devraient augmenter de 30 % d’ici 2022, ce qui signifie que la vitesse des paiements numériques est cruciale. Grâce à l’automatisation du poste client, les clients bénéficient d’une expérience en libre-service plus riche qui leur permet d’accéder aux détails de leur compte, d’effectuer des paiements et de soumettre des demandes, à tout moment et de n’importe où. Non seulement c’est une transformation pour eux, mais vos employés gagneront un temps précieux pour se concentrer sur les activités prioritaires.
S’éloigner des chèques et fournir aux clients des options numériques flexibles signifie que vous êtes payé plus rapidement, ce qui contribue à améliorer les jours d’encours des ventes (DSO) et à accélérer la conversion des espèces.
La mise en œuvre d’une solution automatisée peut être simple avec le bon partenaire. Quadient Comptes Clients, l’un des principaux fournisseurs d’automatisation du poste client, a établi des relations avec des fournisseurs de services marchands (MSP). Ces fournisseurs délivrent aux clients un numéro d’identification de commerçant (MID) qui peut ensuite être intégré dans leur système ERP. Une fois le MID intégré dans l’ERP, le client peut utiliser le modèle en libre-service pour effectuer des tâches telles que le traitement des paiements. Le MSP rassemble tout cela, en gérant les fonctions back-end telles que la vérification du compte client, le dépôt des fonds sur votre compte et la finalisation de la transaction.
L’automatisation fournit aux entreprises des mises à jour en temps réel et une visibilité complète sur le cycle des paiements. Les approbateurs peuvent approuver les paiements via la plate-forme centrale et payer les clients en quelques clics
Un processus de paiement sans contact
Atteindre les objectifs financiers peut être un défi tout aussi difficile pour les équipes du poste fournisseur, en particulier lorsqu’elles travaillent à distance ou dans un environnement hybride. Au lieu de passer du temps sur des tâches telles que les rapports financiers et la gestion des flux de trésorerie, ils finissent par courir après les approbations et les informations de paiement. Cela devient un plus grand défi lorsque les flux de travail sont stockés dans des systèmes distincts - comme DropBox et les e-mails - provoquant des retards et des silos de données. Pire encore, personne ne peut jamais être sûr de la situation des paiements.
L’automatisation permet aux comptables de recevoir les factures par voie électronique et de les envoyer pour approbation en ligne. Une fois approuvés, les paiements sont traités en fonction de la préférence du fournisseur – ACH/EFT, chèques électroniques ou cartes de crédit virtuelles (VCC).
31% des entreprises citent le temps de traitement des paiements comme un défi majeur. Un rapport de Deloitte a révélé qu’il faut en moyenne 30 jours pour effectuer un seul paiement et qu’environ 47% des fournisseurs sont payés en retard pour leurs produits ou services.
À l’ère de la technologie et de l’IA, l’automatisation offre aux entreprises des mises à jour en temps réel et une visibilité claire sur le cycle de paiement. Avec un logiciel d’automatisation du poste fournisseur tel que Quadient Comptes Fournisseurs, les paiements peuvent être effectués en quelques clics. Les comptables reçoivent les factures par voie électronique, les envoient pour approbation en ligne et les gestionnaires peuvent accepter ou rejeter sur la plate-forme centrale. Une fois approuvés, les paiements sont traités en fonction de la préférence du fournisseur – ACH/EFT, chèques électroniques ou cartes de crédit virtuelles (VCC). De plus, les paiements globaux sont traités avec facilité, sans impliquer le service informatique ni passer des appels brouillés aux banques et aux fournisseurs.
Une expérience de paiement sans friction
Poussé à la fois par le poste fournisseur et le poste client, le passage à des paiements plus rapides et sans contact est sur le point de façonner l’avenir. La liberté d’accepter et d’effectuer des paiements, localement ou internationalement avec des plates-formes pratiques et faciles à utiliser, change la donne dans l’économie du travail de n’importe où. Dans le passé, les entreprises devaient passer par des passerelles coûteuses et chronophages pour payer les fournisseurs. Aujourd’hui, l’automatisation simplifie cela d’une manière qui profite aux deux parties – l’entreprise et le client. Avec les bons outils, les directeurs financiers peuvent faire progresser leurs processus financiers tout en bénéficiant de meilleures informations et d’un avenir évolutif.
Gagnez du temps et augmentez le contrôle avec le système de paiement automatisé de Quadient Comptes Fournisseurs
