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Depuis plus de 30 ans, Book Depot est fier d’être l’un des plus grands distributeurs de livres à prix réduit. Leur engagement à offrir une expérience client exceptionnelle a conduit à des améliorations significatives de leurs opérations en utilisant la technologie pour trier, emballer et expédier les commandes. L’équipe Finance/Comptabilité ne fait pas exception, où elle repousse les limites des pratiques comptables traditionnelles en adoptant l’automatisation des comptes fournisseurs (PA) pour accélérer le traitement et l’approbation des factures .
« J’avais du mal à suivre les approbations pour les 600 factures que je traitais chaque mois », explique Aaron Tigchelaar, commis AP de Book Depot. Il passait environ neuf heures par semaine à obtenir l’approbation de 12 gestionnaires. « Il était difficile de garder une trace des factures qui étaient en attente d’autorisation et de celles qui étaient approuvées, en particulier lorsque des approbations étaient nécessaires de la part de plus d’une personne », dit-il.
Le seul employé AP de Book Depot passait 95% de son temps à faire du travail manuel tel que la saisie de données
Avant Beanworks, Tigchelaar passait également 10 heures par semaine à coder des factures et à saisir des données. « La saisie de factures dans notre système financier, Sage 300, m’a pris beaucoup de temps qui aurait pu être utilisé ailleurs. » Il était le seul employé à orchestrer différentes fonctions AP et la saisie de données occupait la majorité de son temps.
« Ma partie préférée de Beanworks est la fonction de capture automatique, car cela signifie que je n’ai plus besoin de saisir manuellement des factures, tout en capturant des informations plus détaillées dans mon système de comptabilité. – Aaron Tigchelaar, commis AP de Book Depot
Book Depot n’est pas étranger à l’amélioration continue et à l’innovation. Ils sont des chefs de file dans la mise en œuvre de technologies de pointe au sein de leurs installations; par conséquent, remodeler leur point d’accès manuel avec les derniers outils de l’industrie semblait être un moyen évident d’améliorer l’efficacité. Selon Tigchelaar, « Beanworks disposait de tous les outils dont nous avions besoin pour approuver et saisir les factures, associés à une interface élégante. »
« Sur la base des démos initiales de Beanworks et d’autres outils AP, Beanworks semblait plus convivial », ajoute-t-il. C’était important parce que les gestionnaires ne pouvaient pas se permettre de rester coincés dans les revues de factures à mesure que les opérations de Book Depot se développaient. Une fois qu’ils étaient prêts à déployer le logiciel, Tigchelaar a donné à tous les utilisateurs une session de formation rapide pour démontrer les nombreuses fonctionnalités. « Cela n’a pris qu’environ cinq minutes pour chaque approbateur. C’était surtout explicite et comme la plate-forme est basée sur le Web, nos utilisateurs peuvent consulter et approuver les factures à partir de leur ordinateur ou de leur appareil mobile », souligne-t-il.
Grâce à l’accès au cloud, les responsables de Book Depot peuvent consulter et approuver les factures de n’importe où dans l’installation.
Automatisation en douceur
Book Depot abrite des millions de livres dans ses installations. Cela signifie organiser quotidiennement une grande quantité de données sur les fournisseurs et les factures. En automatisant l’AP, l’équipe Finance/Comptabilité a augmenté sa productivité, libérant du temps à Tigchelaar et lui permettant de se concentrer sur la mise en œuvre d’autres projets à valeur ajoutée. « Je passe très peu de temps sur les approbations. Avec Beanworks, je n’ai pas à me soucier du suivi ou des factures manquantes. »
Moins Tigchelaar a de temps pour penser à corriger les erreurs, moins il y a de frictions dans les approbations. « Ma partie préférée de Beanworks est la fonction de capture automatique , car cela signifie que je n’ai plus besoin de saisir manuellement des factures, tout en capturant des informations plus détaillées dans mon système de comptabilité. Cela me permet également d’examiner les dépenses entrantes et d’attraper toute transaction inhabituelle. Dans l’ensemble, le temps passé sur AP est passé de 30 heures par semaine à six heures.
En rationalisant les flux de travail internes à l’aide de l’automatisation des points d’accès Beanworks, Book Depot a pu se concentrer sur ce qu’ils font le mieux : enchanter les esprits grâce à des livres de grande valeur. Visitez leur site de vente au détail à www.bookoutlet.com ou www.bookoutlet.ca pour les clients canadiens.
Rendez votre point d’accès plus efficace grâce au traitement automatisé des factures
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