Depuis plus de 30 ans, Book Depot se targue d’être l’un des plus grands distributeurs de livres à prix réduits. Leur engagement à offrir une expérience client incroyable a conduit à des améliorations significatives de leurs opérations en utilisant la technologie pour trier, emballer et expédier les commandes. L’équipe Finance/Comptabilité ne fait pas exception, repoussant les limites des pratiques comptables traditionnelles en adoptant l’automatisation des comptes fournisseurs (AP) pour accélérer le traitement et l’approbation des factures .
« J’avais du mal à suivre les approbations des 600 factures que je traitais chaque mois », explique Aaron Tigchelaar, commis AP de Book Depot. Il passait environ neuf heures par semaine à obtenir les approbations de 12 managers. « Il était difficile de garder une trace des factures en attente d’autorisation et de celles qui étaient approuvées, en particulier lorsque les approbations de plusieurs personnes étaient nécessaires », dit-il.
Avant Beanworks, Tigchelaar passait également 10 heures par semaine à coder des factures et à saisir des données. « Saisir des factures dans notre système financier, Sage 300, m’a pris beaucoup de temps qui aurait pu être utilisé ailleurs. » Il était le seul employé à orchestrer différentes fonctions AP et la saisie de données occupait la majorité de son temps.
«Ce que je préfère dans Beanworks, c’est la fonction de capture automatique, car cela signifie que je n’ai plus besoin de saisir manuellement les factures, et pourtant, de capturer des informations plus détaillées dans mon système comptable. – Aaron Tigchelaar, commis AP de Book Depot
Book Depot n’est pas étranger à l’amélioration continue et à l’innovation. Ils sont des chefs de file dans la mise en œuvre de technologies de pointe au sein de leur établissement; par conséquent, remodeler leur point d’accès manuel avec les derniers outils de l’industrie semblait être un moyen évident d’améliorer l’efficacité. Selon Tigchelaar, « Beanworks disposait de tous les outils dont nous avions besoin pour approuver et saisir des factures, associés à une interface élégante ».
« Sur la base des démos initiales de Beanworks et d’autres outils AP, Beanworks semblait plus convivial », ajoute-t-il. C’était important car les responsables ne pouvaient pas se permettre de se retrouver coincés dans des révisions de factures alors que les opérations de Book Depot se développaient. Une fois qu’ils étaient prêts à déployer le logiciel, Tigchelaar a donné à tous les utilisateurs une session de formation rapide pour démontrer les nombreuses fonctionnalités. « Cela n’a pris qu’environ cinq minutes pour chaque approbateur. C’était en grande partie explicite et comme la plate-forme est basée sur le Web, nos utilisateurs peuvent consulter et signer les factures à partir de leur ordinateur ou de leur appareil mobile », souligne-t-il.
Automatisation fluide
Book Depot abrite des millions de livres dans son établissement. Cela signifie organiser quotidiennement une grande quantité de données de fournisseurs et de factures. En automatisant les AP, l’équipe Finance/Comptabilité a augmenté sa productivité, libérant du temps à Tigchelaar et lui permettant de se concentrer sur la mise en œuvre d’autres projets à valeur ajoutée. « Je passe très peu de temps sur les approbations. Avec Beanworks, je n’ai pas à me soucier du suivi ou des factures manquantes.»
Moins Tigchelaar a de temps pour penser à corriger les erreurs, moins il y a de friction dans les approbations. « Ma partie préférée de Beanworks est la fonction de capture automatique car cela signifie que je n’ai plus besoin de saisir manuellement les factures, et pourtant, de saisir des informations plus détaillées dans mon système comptable. Cela me permet également d’examiner les dépenses entrantes et de détecter toute transaction inhabituelle.» Dans l’ensemble, le temps passé sur AP est passé de 30 heures par semaine à six heures.
En rationalisant les flux de travail internes à l’aide de l’automatisation Beanworks AP, Book Depot a pu se concentrer sur ce qu’il fait le mieux : enchanter les esprits grâce à des livres de grande valeur. Visitez leur site de vente au détail à www.bookoutlet.com ou www.bookoutlet.ca pour les clients canadiens.
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