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Lorsque vous êtes la plus grande organisation de défense des droits des animaux à mener des campagnes dans le monde entier, le temps presse. Pour PETA (People for the Ethical Treatment of Animals), une organisation à but non lucratif basée aux États-Unis, cela signifie agir rapidement. Pour s’assurer que leurs campagnes se déroulent comme prévu, il s’appuie sur la Fondation PETA, une branche distincte qui fournit un soutien administratif et général.
Au fur et à mesure que l’organisation grandissait, il n’était plus viable de maintenir ses activités existantes de comptes créditeurs; Kelly Fidler, vice-présidente des finances à la Fondation PETA, a contacté Quadient Comptes Fournisseurs pour l’aider à rationaliser son flux de travail.
Jusqu’à ce que Fidler prenne cette décision clé, l’équipe poste fournisseur fonctionnait via des processus internes utilisant Excel et SharePoint. Et bien qu’ils soient devenus sans papier il y a quelques années, la gestion comptes fournisseurs prenait encore beaucoup de temps et manquait de structure dans l’ensemble.
La saisie d’une facture dans le système a nécessité une quantité pénible de saisie de données –détails du fournisseur, numéro de facture, approbateur, mode de paiement, service – avant qu’elle ne soit finalement acheminée vers l’approbateur. S’il était rejeté pour une raison quelconque, le cycle entier devait être répété.
« Nous avons passé beaucoup de temps à dépanner les téléchargements parce qu’il y aurait des problèmes... et vous ne pouviez pas toujours les voir. Il fallait apprendre à deviner quels étaient les problèmes, où ils se trouvaient et comment les résoudre. » – Kelly Fidler, vice-présidente des finances, Fondation PETA
« Vous auriez des gestionnaires et des administrateurs qui refuseraient des factures pour quelque chose de vraiment mineur. Le processus pour soumettre à nouveau la facture était si maladroit... SharePoint n’accepterait le même fichier qu’une seule fois ou afficherait un message d’erreur. Pour contourner ce problème, le nom du fichier a dû être modifié avant de recommencer l’ensemble du processus », explique Fidler.
L’organisme à but non lucratif avait plusieurs codes de projet. Pour une petite équipe comptable traitant un grand volume de données, cela entraînait souvent des erreurs.
« Nous avons passé beaucoup de temps à dépanner les téléchargements parce qu’il y aurait des problèmes... et vous ne pouviez pas toujours les voir. Il fallait apprendre à deviner quels étaient les problèmes, où ils se trouvaient et comment les résoudre », ajoute-t-elle.
Comme vous pouvez le constater, leur ancienne configuration n’était pas idéale – et ils devaient trouver une solution rapidement. Non seulement Beanworks pouvait rationaliser les approbations de factures et gérer les paiements via une plate-forme centrale, mais il s’intégrait également de manière transparente à Sage 100, leur principal système financier.
« Nous avons immédiatement coupé l’accès à l’ancien système et nous n’avons jamais regardé en arrière. Nous l’adorons! Nous sommes heureux à 100%. – Kelly Fidler
Mise en œuvre de Quadient Comptes Fournisseurs ? Facile
Leur service informatique a été surpris de voir à quel point il était indolore d’introduire Quadient Comptes Fournisseurs dans toute l’organisation. « Nous avons immédiatement coupé l’accès à l’ancien système et nous n’avons jamais regardé en arrière. Nous l’adorons ! Nous sommes heureux à 100% », souligne Fidler.
Les données comptes fournisseurs s’intègrent parfaitement dans Sage 100, le principal système financier de la Fondation PETA
Avantages de Quadient Comptes Fournisseurs
Contrairement à avant où une facture devait passer par un processus compliqué après avoir été rejetée, les gestionnaires peuvent facilement gérer les approbations en ligne, en laissant des notes dans le logiciel et en résolvant les problèmes sans quitter la plate-forme.
« Ce n’était vraiment pas une décision difficile. La façon dont Quadient Comptes Fournisseurs s’est intégré à Sage 100, je l’appelle magique ! » – Kelly Fidler
Fidler dit que le nouveau système a mis fin à leur ancienne pratique de payer les factures immédiatement sans tenir compte de la date d’échéance. Grâce à Quadient Comptes Fournisseurs, ils ont une meilleure visibilité sur les délais de paiement. Cela signifie qu’ils peuvent contrôler les paiements plus longtemps et mieux gérer les flux de trésorerie.
Suppression des doublons
Dans le passé, il y avait eu des moments où des factures en double avaient été accidentellement manquées. Avec Quadient Comptes Fournisseurs, la fondation n’a pas à s’inquiéter de cela. Le logiciel signale automatiquement les doublons, ce qui évite à l’équipe en charge des comptes fournisseurs de suivre et de corriger manuellement les erreurs.
La transformation des comptes fournisseurs de la Fondation PETA s’est traduite par un accès en temps réel aux comptes fournisseurs. Quadient Comptes Fournisseurs a accéléré le traitement des factures et des paiements, donnant à l’équipe comptable plus de temps pour les tâches plus importantes. La collaboration et l’efficacité se sont considérablement améliorées, car les employés peuvent naviguer dans différents flux de travail du poste fournisseur, peu importe d’où ils travaillent.
« Ce n’était vraiment pas une décision difficile », dit Fidler. « La façon dont Quadient Comptes Fournisseurs s’est intégré à Sage 100, c'est magique! »
