Quadient s’est associé à AIM Consulting pour organiser un webinaire : L’automatisation améliore-t-elle l’engagement des employés ? Il s’agit du deuxième webinaire de la série L’avenir du courrier et des communications, et il a mis en lumière les recherches de notre partenaire, le Dr Robert Albright.
Le conférencier invité Dr. Robert Albright d’AIM Consulting a présenté ses conclusions de l’étude How Automation Impacts Document Workflow en comparant l’impact sur la productivité, l’engagement des employés et le moral lors de l’utilisation de différents niveaux d’automatisation. Chaque scénario représentait les méthodes de traitement de documents typiques utilisées par les petites et moyennes entreprises pour préparer et envoyer des documents transactionnels critiques.
Le webinaire a porté sur des sujets clés, notamment :
- Les processus manuels entravent-ils la productivité des employés?
- Quel est l’impact de l’engagement des employés sur l’expérience client ?
- Quel est le scénario optimal qui produira le moins d’erreurs avec le moins d’impact possible ?
- Comment responsabiliser et fidéliser une main-d’œuvre moderne?
Vous trouverez ci-dessous une compilation des questions et réponses du webinaire : L’automatisation améliore-t-elle l’engagement des employés ?
- Avez-vous évalué l’impact sur différents groupes d’âge au sein de l’étude? Ou s’agissait-il seulement de personnes plus jeunes?
Bien que nous n’ayons pas saisi l’âge spécifique de chaque individu, il est clair que nous avions une représentation d’au moins deux classifications générationnelles : les baby-boomers (nés entre 1946 et 1964) et les milléniaux (nés entre 1981 et 1996).
- Où se situe la génération X dans ces données ?
Il n’y avait aucun participant de la génération X (actuellement âgé de 42 à 55 ans, environ 10 ans avant la retraite) à l’étude pilote que nous avons menée. Cependant, il est intéressant de noter qu’un désir de travail d’une personne de la génération X est « l’autonomie », qui était l’une des cinq caractéristiques essentielles de l’emploi mentionnées lors du webinaire comme une nécessité pour concevoir un « travail enrichi ». Ce que nous avions l’intention de dire avec l’étude, c’est que les baby-boomers prennent leur retraite du marché du travail et sont de plus en plus remplacés par des personnes de la génération Y et de la génération Z (nées entre 1997 et 2013).
Alors que nous nous tournons vers l’avenir, nous devons tenir compte de l’impact que les changements générationnels auront sur les rôles administratifs. Pour que les entreprises continuent de prospérer, il deviendra impératif que les tâches administratives manuelles soient automatisées pour engager les jeunes générations, qui sont plus à l’aise avec la technologie et habituées à celle-ci. Le lien entre l’engagement des employés et les résultats commerciaux est une perspective puissante dans l’environnement commercial en évolution d’aujourd’hui.
- Quelle est la meilleure façon de maximiser la puissance, la résistance et la durabilité de mon inserteur de dossiers?
L’étude a révélé que toutes les erreurs provenaient de l’aspect humain dans la phase de préparation du flux de travail. Il a été démontré que l’insérateur de dossiers offre des gains d’efficacité significatifs au cours de l’étape de traitement.
Un ensemenceur de dossiers amélioré avec un logiciel d’automatisation de documents est idéal et permet une utilisation optimale dans un scénario entièrement automatisé. Le logiciel vous permet d’automatiser les processus sortants et entrants critiques pour l’entreprise, ce qui permet aux employés de grande valeur de passer plus de temps à atteindre les objectifs commerciaux fondamentaux et à accélérer la croissance.
- Nous envoyons une quantité massive de documents juridiques, qui doivent être envoyés par courrier recommandé®. Après avoir traversé la machine de pliage / insertion, le temps nécessaire pour mettre des étiquettes sur les enveloppes et photocopier chacune d’elles prend beaucoup de temps. Existe-t-il un analyseur de courrier pour les gros montants ou un système de courrier recommandé plus facile en cours d’élaboration?
Tout d’abord, nous tenons à confirmer que vous envoyez des documents juridiques par courrier recommandé et non par courrier certifié®. Le courrier recommandé est un service pour les articles de grande valeur et irremplaçables. En règle générale, les documents juridiques n’entrent pas dans cette catégorie et doivent être envoyés par courrier certifié. Si tel est le scénario, alors oui, Quadient offre une solution entièrement automatisée pour le courrier certifié. Nous nous occupons de toute la préparation et de la gestion du suivi des codes-barres via une application SaaS.
Les documents sont insérés normalement via un système intelligent de pliage/insertion dans des enveloppes spéciales Certified Mail. L’ensemble du processus peut être géré numériquement, avec une traçabilité complète de chaque envoi.
Vous souhaitez en savoir plus sur le scénario optimal pour le traitement des documents ? Téléchargez notre livre blanc : Comment l’automatisation affecte le flux de travail des documents
