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Lorsqu’ils sont effectués manuellement, les comptes créditeurs (PA) de gestion immobilière peuvent être épuisants. De l’organisation des factures pour les paiements à la saisie complexe des données et aux suivis de signature, un flux sans fin de tâches s’ajoute pour faire de l’AP un processus long et laborieux. Un long processus d’approbation est la principale cause de retards de paiement et de remises manquées pour les équipes comptables, suivi de l’acheminement manuel des factures et des factures perdues.
Avec la projection du marché mondial de la gestion immobilière qui devrait atteindre 23,63 milliards de dollars d’ici 2026, les gestionnaires immobiliers doivent se préparer à évoluer. Voici les principales raisons pour lesquelles l’élimination du papier et l’automatisation des points d’accès peuvent transformer le flux de travail :
Économies de coûts grâce à l’élimination du papier
La réduction des coûts de traitement est une priorité absolue pour 63 % des responsables AP. La bonne nouvelle, c’est que ces dirigeants reconnaissent que le papier est le coupable, ce qui entraîne des coûts élevés. 52 % des organisations admettent que la réduction des coûts était le principal avantage du traitement sans papier. Une grande partie du coût élevé par facture dans les services papier est attribuée à la lenteur du traitement et au volume élevé de papier. Plus il faut de temps pour traiter les factures et plus les employés sont impliqués dans le traitement ap, plus le coût est élevé.
Approbations à distance
Les délais d’approbation sont un défi majeur, même lorsque les équipes sont dans le même bureau. Lorsqu’ils travaillent à distance, le problème est que les employés ne sont pas au bureau pour recevoir des factures ou autoriser les paiements rapidement. Si vous exploitez plusieurs emplacements ou avez des approbateurs sur différents sites, le suivi des approbations peut prendre beaucoup de temps.
L’un des principaux avantages de la transformation numérique est que les gestionnaires peuvent mener leurs activités à distance – depuis leur domicile, une propriété ou n’importe où ailleurs dans le monde. Ils peuvent acheminer les factures automatiquement et simplifier les approbations avec une application mobile. Ils peuvent même suivre une piste numérique pour vérifier l’historique d’une facture ou d’un paiement.
Sécuriser les données financières
Les données stockées dans le cloud sont beaucoup plus sécurisées que sur des feuilles de calcul et du papier. Pensez-y – votre équipe travaille à distance en essayant de clôturer le mois et dans la pression de le faire dans un manque de temps, ils transfèrent des données financières via des itinéraires non approuvés. Cela peut facilement passer inaperçu aussi. 35 % des directeurs financiers ont déclaré qu’ils ne testaient pas ou n’auditaient pas régulièrement leurs contrôles. En période d’incertitude, le risque financier est encore plus accru.
Avec un système automatisé, les informations sont stockées sur une plate-forme centrale. Les utilisateurs peuvent accéder, modifier, réviser et échanger des données facilement sans quitter le système central. Vous pouvez même personnaliser l’accès en fonction de l’emplacement, du rôle, du montant de la facture, des listes d’unités, etc.
Amélioration des relations avec les fournisseurs
95 % des entreprises n’effectuent pas les paiements des fournisseurs à temps. Les retards de paiement sont le fléau de la chaîne d’approvisionnement, ce qui perturbe considérablement les relations avec les fournisseurs. Les entreprises accumulent des pénalités de retard et perdent sur les opportunités d’économies de coûts telles que les remises de paiement anticipé ou les remises de carte de crédit virtuelle, sans un flux de travail de paiement approprié.
L’un des avantages de l’automatisation est que les équipes de gestion immobilière deviennent plus stratégiques dans la gestion des fournisseurs. Lorsque vous pouvez voir vos dépenses en temps réel (ou même avant que l’argent ne soit dépensé), vous êtes mieux équipé pour prévoir les flux de trésorerie, planifier les paiements et identifier les opportunités de remise du fournisseur.
La gestion des points d’accès nécessite du temps, des efforts et des ressources. Grâce à l’automatisation des points d’accès, les équipes comptables peuvent réduire les coûts de traitement des factures, atténuer les risques et améliorer les relations avec les fournisseurs.
