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Si votre équipe des comptes fournisseurs est coincée dans le traitement des factures en double, des paiements excédentaires et des erreurs, il est peut-être temps de reconsidérer votre système de saisie manuelle des données de facturation. Les spécialistes du poste fournisseur tapent fastidieusement chaque facture et font correspondre les données ligne par ligne de la copie physique dans leurs systèmes. Cela ne prend pas seulement du temps, mais cela peut également produire certains des inconvénients suivants :
- Erreurs : lors de l’exécution d’un travail très détaillé et répétitif jour après jour, des dérapages sont inévitables. Ne pas identifier et corriger ces défauts en temps opportun peut s’avérer coûteux.
- Inefficacités : la plupart des comptables seraient d’accord – la saisie des données est extrêmement lente et peut retarder des processus tels que la fin de mois, les rapports financiers et les audits. Comme le suggère une étude, 47% des comptables ramènent du travail à la maison chaque semaine. Ce qui est encore plus inquiétant, c’est que 25% font des heures supplémentaires tous les jours.
- Risque de fraude : il devient facile de tirer parti des vulnérabilités d’un système sans outils, contrôles et piste d’audit numérique appropriés.
Le dernier ajout à l’ensemble de fonctionnalités SmartCapture est un outil appelé Line Item Capture, qui simplifie davantage la saisie des données de facturation en extrayant les descriptions, les coûts unitaires et les quantités en quelques minutes avec une précision de plus de 99 % et en supprimant jusqu’à 83 % de la saisie de données du point d’accès.
Présentation de SmartCapture, la technologie basée sur l’IA
Avec le lancement de SmartCapture plus tôt cette année, les clients de Quadient Comptes Fournisseurs ont pu gagner encore plus de temps, tout en aidant à éliminer les erreurs et à atténuer le risque de fraude en comptabilité. SmartCapture récupère automatiquement les informations d’en-tête des factures, ce qui simplifie les défis quotidiens en matière de saisie de données.
Le dernier ajout à cet ensemble de fonctionnalités basées sur l’IA est un outil appelé Line Item Capture, qui simplifie davantage la saisie des données de facture en extrayant des informations sur les postes, telles que les descriptions, les coûts unitaires et les quantités avec une précision de plus de 99%.
L’ajout de Line Item Capture donne un coup de pouce majeur à l’ensemble existant de fonctionnalités « intelligentes » de Quadient Comptes Fournisseurs, telles que SmartCoding, qui code les factures en fonction des entrées précédentes , d’un simple clic sur un bouton.
En appliquant ces fonctionnalités aux flux de travail des comptes fournisseurs, votre entreprise peut augmenter considérablement la productivité, tout en réduisant plus de 83 % du temps consacré à la saisie de données afin que les comptables puissent consacrer une plus grande partie de leur journée à des tâches de grande valeur et à fort impact.
Les avantages de l’IA
Même avant la pandémie, une enquête menée auprès de 1 000 travailleurs américains a révélé que 70% d’entre eux aimeraient automatiser la saisie de données. La pression supplémentaire de la « comptabilité à domicile » n’a fait qu’alimenter cette demande.
SmartCapture réduit le temps consacré à la saisie des données de plus de 83 %, rationalisant ainsi le flux de travail AP
Grâce à l’IA, les entreprises peuvent analyser rapidement de grandes quantités de données, générant des chiffres plus précis et exploitables. Étant donné que 86 % des PME comptent encore sur des systèmes manuels pour faire ce travail, les entreprises qui utilisent des outils d’IA acquièrent un avantage concurrentiel sur leurs pairs de l’industrie.
L’application de l’IA aide également à réduire la fraude, ce qui implique souvent une prise de décision et une stratégie humaines. Line Item Capture remplit automatiquement les informations pour chaque ligne d’une facture, éliminant ainsi la portée de l’intervention manuelle. Toutes les données circulent directement dans Beanworks et le système financier principal de votre entreprise.
Gagnez du temps
Les entreprises stockent d’énormes quantités d’informations et de données financières, il est donc important qu’elles restent précises et à jour. Ne pas le faire peut entraîner des analyses erronées et avoir d’autres implications.
L’automatisation des points d’accès et des outils tels que l’IA et le ML (apprentissage automatique) peuvent aider votre entreprise à évoluer vers les besoins changeants d’une économie mondiale en évolution rapide. L’industrie est d’accord; Selon une enquête mondiale menée par MIT Sloan Management Review auprès de plus de 3 000 dirigeants, gestionnaires et analystes, « près de 85 % pensent que l’IA permettra à leur entreprise d’obtenir ou de maintenir un avantage concurrentiel ».
Grâce à la technologie d’extraction de données basée sur l’IA de Quadient Comptes Fournisseurs, votre entreprise peut facilement accéder aux données de facturation et les gérer dans le cloud, ce qui renforce la confiance dans vos données comptes fournisseurs.
Curieux de voir comment l’IA peut supprimer la saisie de données de votre point d’accès?
