Les comptes créditeurs ne sont pas sorciers. Avoir la bonne solution AP en place peut facilement rationaliser votre flux de travail. Et, ne pas en avoir peut rapidement entraîner le personnel débordé, la confusion concernant les processus d’approbation et des dépenses inutiles en temps et en efforts qui prennent une grosse bouchée de votre résultat net.
Alors, plutôt que de nous laisser prendre par la complexité des choses, kissons.
KISS: Restez simple et stupide. En d’autres termes, il est important que vous réalisiez qu’il existe des moyens plus simples et éprouvés d’aborder votre processus AP.
Douleurs de croissance
Le processus de paiement de la plupart des organisations se développe de manière organique et parallèle aux besoins de l’entreprise. Au fil du temps, des facteurs tels que le volume supplémentaire et les emplacements de bureaux supplémentaires compliquent et submergent ces processus ap mêmes qui fonctionnaient si bien lorsque l’entreprise était, eh bien... petite. En termes simples, cela peut être un processus douloureux lorsque vous dépassez – et dépassez – vos processus AP actuels.
À ce stade, les entreprises explorent normalement deux options: soit vous vous tournez vers une mise à niveau coûteuse du système de comptabilité, soit vous vivez simplement avec la configuration actuelle et vous vous adaptez le mieux possible. Il y a lieu de débattre de l’option qui coûte finalement le plus cher. Et il n’est pas rare que les organisations choisissent cette dernière alternative, car la résistance au changement est généralement la route la plus empruntée.
Vous n’êtes pas si différent
Il y a une croyance que chaque entreprise gère son point d’accès différemment. Oui, il y a un caractère unique inhérent à la façon dont différentes entreprises au sein de différentes industries fonctionnent. Mais, l’objectif comptable est toujours le même: passer une commande, recevoir une facture, coder la facture, l’approuver et la payer. Voilà. À la lumière de cela, les entreprises exécutent simplement le même processus - juste de manière légèrement différente et principalement manuelle, ce qui est assez facile à surmonter avec la bonne solution de flux de travail AP en place.
Un exemple simple
Démontrons ce point: le Ford Model T a été présenté au monde grâce à un processus de production standardisé qui a minimisé les coûts et maximisé le rendement et l’efficacité. En s’appuyant sur cet exemple, il va de soi que les avantages de la normalisation peuvent également s’appliquer au processus AP.
Pour aller plus loin dans ce saut de logique : si les objectifs et les résultats des comptes fournisseurs sont généralement les mêmes dans toutes les entreprises, il est dans l’intérêt d’une organisation de normaliser et de tirer parti des mêmes concepts d’efficience et d’économies d’échelle dans son propre processus d’évaluation des comptes fournisseurs.
Alors, pourquoi les entreprises ne le font-elles pas?
La vérité est que la plupart des entreprises ne sont pas dans le secteur de la comptabilité et beaucoup considèrent la comptabilité comme un mal nécessaire. En bref, ils n’ont pas le temps de se concentrer sur l’amélioration des processus tout en gérant leur entreprise.
La solution réaliste
L’intégration des meilleures pratiques comptables dès la création de l’entreprise est idéale, mais difficilement réaliste – du moins pas jusqu’à récemment. Aujourd’hui, il existe des solutions qui étendent les fonctionnalités des applications comptables conventionnelles et beaucoup d’entre elles sont basées sur le cloud et abordables pour les petites et moyennes entreprises. Ces solutions offrent des meilleures pratiques intégrées pour aider les organisations à atteindre la conformité et l’efficacité, ce qui leur permet de se concentrer sur les compétences de base de l’entreprise, plutôt que sur la paperasse impliquée dans la gestion de l’entreprise.
Créer des gains d’efficacité par vous-même, sans expérience, expertise et outils préalables, peut être extrêmement difficile. Ainsi, plutôt que d’essayer de réinventer la roue, prenez le temps d’explorer vos options de point d’accès et d’examiner des solutions qui non seulement rationalisent votre flux de travail, mais contribuent également à vos résultats.
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