Entre les baux, les quittances de loyer, les états des lieux, les mandats de gestion, les justificatifs, les contrats, les factures… les agences immobilières se retrouvent parfois « noyées » sous le papier. Cela engendre des coûts significatifs et une perte de productivité.
Alors que les agences immobilières souhaitent communiquer plus efficacement avec les locataires et les propriétaires, mais aussi faciliter le traitement et l’envoi de documents tout en réduisant les dépenses, il est temps de repenser la gestion des flux documentaires en saisissant les opportunités du digital. On vous explique comment !
La dématérialisation : un enjeu de taille pour l’avenir des agences immobilières
En moyenne, 15% du chiffre d’affaires d’une entreprise est consacré à la production, la gestion et la distribution des documents. Et cela est encore plus vrai pour les agences immobilières, dont les budgets liés aux traitements papiers ont tendance à exploser.
Par exemple, le coût de traitement d’un compromis de vente (impression, mise sous pli, volume de pages produites dans chaque pli, affranchissement…) peut atteindre entre 150 et 200 euros !
Dématérialiser ses documents est une bonne solution pour notamment réaliser des économies et améliorer sa productivité.
Mais comment faire ? Quelles sont les questions indispensables à se poser avant de mener un projet de dématérialisation ?
Il est essentiel de définir vos priorités visées par la dématérialisation : souhaitez-vous gagner en productivité ? Réduire les délais d’envoi ? Réaliser des économies ? Etre plus réactif dans les échanges avec les locataires ou propriétaires ? Sécuriser les envois pour améliorer la traçabilité et pour réduire les erreurs manuelles ? Par rapport à vos enjeux, quels sont les documents à dématérialiser en priorité ?
Pour ce faire, il est important d’analyser au préalable vos processus de gestion de documents et d’interroger les collaborateurs directement impliqués pour comprendre leurs missions et leurs tâches au quotidien. Il est par exemple intéressant de se poser les questions suivantes :
- Quelles sont les tâches réalisées par vos collaborateurs ?
- Avez-vous mis en place un workflow de validation avant envoi ? Et si oui, qui sont les approbateurs ? Sont-ils réactifs ? Faut-il les relancer régulièrement pour obtenir une validation ?
- Quels sont les types de documents envoyés ? Quel format utilisez-vous (A4 simple ou format spécifique) ? Quelle est votre volumétrie mensuelle ?
- Réalisez-vous des envois saisonniers ? Quelle est la fréquence d’envoi (tous les jours, une fois par mois) ? Avez-vous des pics de production ?
- Par rapport à vos processus actuels, quels sont les points d’achoppement ?
- Vos délais de production sont-ils trop importants ? Vos coûts sont-ils disproportionnés ? Les erreurs sont-elles trop fréquentes avec la production de documents non conformes ?
- La solution de dématérialisation pourrait-elle être compatible avec votre système d’information ?
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Une fois l’état des lieux effectué, vous pourrez rechercher l’expert qui pourra vous accompagner dans ce projet. En effet, mettre en œuvre la dématérialisation ne s’improvise pas et nécessite de recourir à plusieurs outils intégrés qui doivent vous permettre de gérer vos envois tout en maîtrisant vos risques juridiques mais aussi les aspects organisationnels, documentaires, techniques, humains.
L’accompagnement de vos utilisateurs dans cette transition digitale est indispensable pour vous garantir un fort taux d’adoption et une satisfaction optimale.
Quels sont les avantages de la dématérialisation pour une agence immobilière ?
- Gagner en productivité : les collaborateurs de votre agence ne passent plus de temps à l’envoi de lettres et peuvent se consacrer à leurs missions à 100% : être davantage présent sur le terrain, assurer un meilleur suivi avec les locataires et propriétaires… Vos équipes sont ainsi focalisées sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Réaliser des économies : grâce à la dématérialisation, vous réduisez les coûts d’affranchissement de 20% à 40%. Vous réalisez aussi 30% à 60% d’économies sur votre budget de production (plus besoin d’investir dans des imprimantes, ou des consommables par exemple).
- Gagner du temps : vos délais d’envoi et de traitement sont réduits. L’envoi de 500 quittances de loyer prend plus de 2h30, contre seulement 5 minutes lorsqu’on les dématérialise.
- Supprimer les risques d’erreur : le traitement manuel génère bien souvent des coquilles (doublon de courrier, document dans la mauvaise enveloppe…). Elles peuvent se révéler onéreuses à la longue.
- Meilleure expérience collaborateur : vous pouvez accéder aux espaces sécurisés en ligne 24h/24 et effectuez vos modifications en temps réel. Vous gagnez en agilité et in fine du temps.
- Meilleure expérience client : ceux-ci peuvent également avoir accès à tous les documents les concernant à n’importe quel moment. Ils ne sont pas obligés d’attendre le samedi pour effectuer leurs démarches. Ils gagnent eux aussi du temps.
Demain, les entreprises auront dématérialisé la plupart de leurs documents. Afin de rester compétitif dans ce futur proche, il convient d’ores et déjà d’anticiper cet état de fait. Vous pouvez ainsi vous préparer, réfléchir aux processus indispensables et ceux pouvant être revus afin de déployer la solution optimale pour votre agence et vos collaborateurs.
