Accélérez et optimisez le processus de recouvrement pour vos clients grâce à l’IA/ML

La gestion des recouvrements est un élément central du processus de crédit en espèces. Il englobe toutes les activités qui se produisent après l’envoi d’une facture à un client, jusqu’au moment où l’argent est comptabilisé sur votre compte bancaire. 

Traditionnellement, il s’agit à la fois d’un processus à forte intensité de main-d’œuvre et de personnes. Vous essayez d’équilibrer le maintien de relations clients heureuses et des communications ouvertes tout en demandant à vos clients de payer leurs factures. A temps. Via l’un de vos canaux de paiement préférés.

Bien que vous souhaitiez certainement conserver une touche personnelle lorsque vous vous connectez avec vos clients sur le sujet de l’argent, vous souhaitez également gérer le flux de travail afin que vos équipes ne soient pas dépassées et sous-soutenues.  C’est là que la mise en œuvre de l’automatisation et de l’apprentissage automatique via une plate-forme de RA intelligente peut faire toute la différence.  À tout le monde, y compris à vos clients. 

La gestion des collections se compose de quatre activités principales, dans lesquelles nous pouvons déployer des outils intelligents d’automatisation / apprentissage automatique (IA / ML) pour créer un processus fluide et productif:

Stratégie de recouvrement

Il s’agit de votre processus de communication pour rappeler aux clients de vous payer, que ce soit par e-mail, par téléphone ou par d’autres moyens. Il y a quelques domaines où l’IA / ML peut aider:

1. Les communications automatisées peuvent être envoyées en fonction des dates d’échéance des paiements, des dates d’échéance et d’autres déclencheurs identifiés par votre équipe. Chaque communication peut être personnalisée via votre système AR avec les informations de compte appropriées, libérant ainsi votre équipe des tâches quotidiennes et répétitives d’envoi d’e-mails de rappel.
2. Des suggestions de sms optimales, basées sur un profil client et la façon dont un client réagit à la communication, peuvent aider un responsable AR à déterminer la meilleure façon d’approcher un client en souffrance et à estimer si le texte de l’e-mail va inciter un client à payer.
3. Un délai de livraison optimal des e-mails signifie que votre système de RA examine la façon dont des clients spécifiques réagissent à leur communication et établit le meilleur moment pour envoyer des e-mails, puis pour attirer leur attention. Cette fonctionnalité augmentera considérablement le taux de réponse, ce qui se traduira par la résolution des problèmes et un paiement beaucoup plus rapide. 

Traitement des demandes entrantes

Répondre aux demandes entrantes par e-mail ou via votre système AR. Cela inclut des choses comme le traitement des litiges, la recherche de solutions aux problèmes et donner aux clients ce dont ils ont besoin pour vous payer. 

1. La hiérarchisation des demandes entrantes peut être automatisée afin que votre équipe AR se concentre d’abord sur les demandes les plus urgentes et les plus précieuses. Un système intelligent et automatisé examinera le type de demande, le solde ouvert du client, le score client ou le crédit auprès de votre entreprise, et le sentiment de la communication (positive ou négative), entre autres caractéristiques, pour la noter et la placer en haut de la liste de tâches de votre équipe AR.
2. La classification des demandes entrantes permet de trier facilement les demandes qui nécessitent une attention personnelle (comme la priorisation ci-dessus) et celles qui peuvent être simplement résolues avec une réponse automatisée. Les demandes simples qui pourraient être gérées grâce à l’automatisation comprennent des éléments tels que les demandes de désabonnement, les demandes de lien de paiement, les demandes de copie de facture ou les demandes de numéro de bon de commande.

Collaboration interministérielle

La communication et le soutien des ventes, des services à la clientèle et d’autres équipes sont souvent nécessaires pour aider à résoudre les problèmes des clients, comprendre les défis liés à la livraison ou aux produits, ou simplement pour connaître l’historique derrière un accord client antérieur. 

1. La détection des anomalies des clients peut aider vos équipes à reconstituer une histoire client et à obtenir une image complète de la situation de votre client et de l’impact sur votre entreprise. Le comportement anormal des clients se produit lorsque les clients modifient la façon dont ils paient une entreprise ou communiquent avec elle, ce qui peut être un indicateur avancé des problèmes de paiement potentiels à l’avenir ou, en général, diminuer la crédibilité d’un client. Si ces anomalies passent inaperçues (ce qui se produit dans la plupart des cas), il en résulte des retards de paiement importants ou des créances irrécouvrables pour l’entreprise. Une fois que vous savez ce qui se passe vraiment avec un client, vous pouvez déterminer qui est le meilleur contact au sein de votre entreprise (ventes, support client ou finance) pour avoir la prochaine conversation. 

Un système de RA intelligent peut examiner des choses comme :

1. 1. Le client payait toujours 7 à 10 jours après la date d’échéance, de manière constante. Maintenant, ils commencent à retarder le paiement au jour 15.
   2. Le client payait systématiquement avec un paiement mensuel avec un chèque, et maintenant ils effectuent des paiements plus petits avec une carte de crédit. 
   3. Le client répondait toujours aux e-mails de collecte, mais maintenant il ignore les communications entrantes. 
   4. Les clients ont eu des litiges en moyenne une fois par trimestre, et ces litiges étaient liés à des problèmes de produits / services, et maintenant ils contestent chaque facture pour n’importe quelle raison qu’ils peuvent trouver. 
2. Offrir de nouvelles incitations au paiement est quelque chose que vos équipes élargies peuvent également aider à communiquer à un client et soutenir le processus de recouvrement.  Vos outils d’IA / ML peuvent apporter des informations précieuses au premier plan de ces discussions en suggérant ce qui aurait le plus d’impact. Il existe de nombreux leviers que vous pouvez utiliser pour encourager un client à payer, par exemple :

• Remise dynamique
• Pénalités de retard
• Paiement par carte de crédit
• Envoi d’un compte aux collections
• Résiliation du service 

Certains d’entre eux sont des incitations positives, et d’autres sont négatives. Les algorithmes analysent les données historiques sur la façon dont le client (ou d’autres clients, qui sont similaires à cela) ont réagi à chacune de ces incitations à différents moments, et suggèrent les meilleurs moments pour les utiliser afin de maximiser les collections et de minimiser les DSO.

Analytics

La transparence du processus de recouvrement, y compris les prévisions de trésorerie, l’analyse de la performance du spécialiste de la RA, sont tous essentiels pour évaluer la santé de votre processus de gestion des recouvrements. Si vous disposez d’une plate-forme de RA intelligente qui tire parti de l’IA / ML pour vous aider à gérer les trois étapes précédentes, vous aurez des tableaux de bord détaillés disponibles pour vous aider à comprendre la santé de votre entreprise. Avoir des rapports générés automatiquement pour l’examen de votre équipe vous assure de surveiller le succès de votre stratégie de recouvrement, d’identifier les domaines à améliorer et de maintenir de manière proactive des relations clients heureuses.  Voici quelques rapports à évaluer régulièrement :

1. Indice d’efficacité des recouvrements (ICE)
2. Rapport sur le vieillissement de la RA
3. Jours de ventes en cours (DSO)

Garder vos clients satisfaits tout au long du cycle de collecte est une question de clarté et de cohérence. Ayez des directives claires et simples pour aider vos équipes à gérer le processus avant et pendant les collectes. L’automatisation et l’apprentissage automatique peuvent garantir la cohérence des communications et disposer de données précieuses pour vous aider à prendre des décisions intelligentes et flexibles dans le traitement de vos cas aberrants. L’utilisation de la technologie pour offrir les meilleures options possibles, au bon moment, permet à vos clients et à vos équipes de RA d’être heureux et de travailler ensemble.