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Votre entreprise est-elle une PME – définie comme toute organisation qui génère entre 1 et 100 millions de dollars de revenus annuels? Si c’est le cas, vous pouvez reconnaître le scénario suivant. Vos comptes fournisseurs (PA) sont inefficaces et basés sur le papier, mais les outils d’automatisation des comptes fournisseurs ont traditionnellement été conçus pour les grandes entreprises. Au lieu de cela, vous avez peut-être assemblé une série d’outils, des feuilles de calcul aux systèmes de gestion de documents en ligne. Certains d’entre eux s’attaqueront à des problèmes spécifiques, tels que la réduction du temps que le personnel consacre à la saisie des données.
Mais les avantages d’un système de point d’accès entièrement automatisé vont bien au-delà du gain de temps sur la saisie des données. Les applications et plates-formes AP automatisées offrent des contrôles plus stricts, des approbations rationalisées, des paiements stratégiques et un accès en temps réel aux données transactionnelles. Tout cela permet aux professionnels de la finance de prendre des décisions meilleures et plus intelligentes pour les résultats de leur organisation.
Un document de recherche de Levvel Research, Mature Accounts Payable for the Small and Mid-Size Enterprise, a révélé que de tels outils sont maintenant disponibles pour les petites et moyennes entreprises. Les chercheurs ont analysé l’efficacité de diverses stratégies de gestion des PA utilisées par les PME et ont identifié certains points faibles courants. Découvrez quel est le niveau de maturité AP de votre organisation et comment vous pouvez passer à l’étape suivante.
Votre organisation est-elle un innovateur, un grand public ou un novice?
- Innovateurs : ont un pourcentage élevé de formats de factures numériques et très peu de factures papier. Ils utilisent des outils d’automatisation des points d’accès basés sur le cloud, tels que des flux de travail d’approbation automatisés, qui accélèrent les paiements et leur donnent une grande visibilité sur les dépenses. Cette approche avancée offre aux innovateurs des rapports financiers plus solides, un risque réduit de fraude, de meilleures informations pour de meilleures décisions et un taux élevé de capture d’actualisation des paiements anticipés.
- Mainstream: les organisations ont un mélange plus égal de factures numériques et papier. Ils peuvent utiliser un outil de capture de données pour éliminer la saisie manuelle des données de facturation ou un outil de paiement électronique pour accélérer les paiements et réduire le risque de paiement, mais ont rarement un flux de travail de facturation automatisé pour accélérer les approbations. L’absence d’adoption complète limite leur accès aux avantages que les innovateurs tirent de leurs solutions plus complètes.
- Novice : les organisations connaissent un volume de factures papier élevé tout en utilisant principalement la saisie manuelle des données, le codage des factures et les processus de routage manuel. Il est peu probable qu’ils utilisent une application AP basée sur le cloud. Les novices auront une mauvaise visibilité sur les flux de travail des factures, les données, les questions et les risques des fournisseurs, et souffriront de retards de paiement et saisiront rarement des remises de paiement anticipé.
Selon l’analyse de marché de Level Research, 45% des PME entrent dans la catégorie des novices et seulement 10% sont des innovateurs. Les PME sont les plus susceptibles d’accepter des factures papier, avec 45% entrant dans cette catégorie, contre seulement 22% des grandes entreprises. Et 86% des PME saisissent manuellement les informations de facturation dans leurs systèmes, un travail à la fois fastidieux et chronophage pour le personnel. C’est à comparer à 22% des entreprises.
Les PME sont également les plus susceptibles d’avoir des flux de travail d’approbation manuelle. Alors que 87 % des entreprises disposent d’un processus automatisé d’acheminement des factures, environ la moitié des PME continuent de remettre en main propre du papier aux gestionnaires pour approbation, tandis qu’un peu moins d’un tiers dépendent de la numérisation et de l’envoi par courrier électronique de factures individuelles aux gestionnaires.
Les PME ont tendance à ne pas utiliser d’applications ou de plates-formes basées sur le cloud pour les points d’accès. Au lieu de cela, la plupart des PME qui utilisent la technologie optent pour un outil BASÉ SUR ERP.
Combien tout cela coûte-t-il aux organisations novices?
Les organisations novices sont liées à des processus inefficaces
Être novice coûte cher aux PME. Il leur faut en moyenne 45 jours pour traiter une facture, alors que ceux de la catégorie Mainstream peuvent le faire en 23 jours, et les innovateurs ne prennent que cinq jours. Le coût moyen pour un novice du traitement de chaque facture individuelle est de 15 $, tandis que pour un innovateur, il est réduit à seulement 2,36 $. Il y a aussi des coûts moins évidents, tels que l’effet sur la productivité du personnel, l’efficacité globale et la précision. Les principaux problèmes identifiés par Level Research pour les PME comprennent la saisie manuelle des données et les processus inefficaces (79%), l’acheminement manuel des factures pour approbation (61%) et les factures perdues ou manquantes (48%).
15 $ – le coût moyen pour les organisations novices du traitement d’une seule facture
2,36 $ – le coût moyen pour les organisations innovatrices du traitement d’une seule facture
Pour un trop grand nombre de PME, il en résulte des ressources limitées et des processus coûteux qui, en fin de compte, freinent la croissance. Ils sont souvent coincés avec des systèmes qui ne sont pas évolutifs lorsque le volume de factures augmente, et ressentent de manière disproportionnée les effets d’erreurs ou de transactions frauduleuses.
Comment l’automatisation peut aider
L’automatisation de leur processus AP peut aider les PME à résoudre ces problèmes. Plus particulièrement, l’équipe de Levvel Research a constaté que 59 % des PME ont constaté une réduction de leur volume de factures papier lorsqu’elles ont été pleinement adoptées. Près de la moitié ont vu une approbation plus rapide des factures et ont obtenu une plus grande visibilité sur les factures impayées. Il y avait aussi d’autres avantages, y compris la réduction des coûts et l’augmentation de la productivité des employés.
La recherche a également montré que les PME se concentrent généralement uniquement sur leurs points faibles les plus immédiats, en raison de leur perception que leurs ressources plus limitées n’iront que jusqu’à présent. Cependant, ce faisant, ils restent coupés des outils qui permettraient de s’attaquer à la racine du problème et de permettre une croissance plus stratégique.
Faire les premiers pas vers l’automatisation
Les innovateurs en Amérique du Nord sont plus susceptibles d’être de grandes organisations dans les segments du marché intermédiaire supérieur ou des revenus des entreprises. Ils sont plus âgés et ont plus de ressources avec lesquelles investir et plus d’options technologiques tarifées à leur budget. Cependant, vos PME peuvent également bénéficier d’une efficacité AP bien exécutée. Réduire le coût de traitement des factures par employé leur permettra de récupérer le coût d’investissement dans de nouveaux logiciels. L’élimination du travail manuel permet aux employés d’AP de traiter un nombre beaucoup plus élevé de factures par personne. Les PME doivent commencer leur parcours d’automatisation des points d’accès avec une solution qui leur permet de réduire immédiatement le volume de factures papier et d’automatiser la saisie des données et le codage des factures.
Le deuxième domaine clé sur lequel les PME doivent se concentrer est l’automatisation du processus d’approbation, ce qui réduira les goulots d’étranglement et leur donnera une visibilité complète de l’ensemble du processus. Une solution de flux de travail de facturation fournira non seulement ces informations sur des tableaux de bord personnalisables, mais peut également rappeler aux approbateurs les factures en attente dans leur boîte de réception, afin d’accélérer les choses.
Troisièmement, le passage à des paiements automatiques, sécurisés et stratégiques peut avoir un impact important à faible coût. De nombreuses PME utilisent encore des chèques papier pour payer leurs fournisseurs ou leurs entrepreneurs, même si ceux-ci sont plus coûteux que les paiements électroniques tels que les cartes commerciales. Avec cette option de paiement électronique, les organisations peuvent obtenir des remises sur les paiements virtuels par carte de crédit , accélérer les délais de paiement des factures pour améliorer la satisfaction des fournisseurs et réduire les lacunes en matière de données dans les données de paiement et de rapprochement. Ils réduisent également le risque de fraude aux paiements.
Mais comment puis-je être sûr du retour sur investissement? Suivez ces trois conseils
Les PME à court de ressources doivent s’assurer que leur investissement dans de nouveaux logiciels d’entreprise en vaut la peine. Suivez ces conseils pour connaître les meilleures pratiques afin de vous aider à garantir le retour sur investissement.
- Trouvez un logiciel qui s’intègre étroitement à votre système ERP
Les PME dépendent fortement de leurs ERP ou de leurs outils comptables pour les processus AP. Soyez rassuré que vous n’avez pas à les abandonner – optez plutôt pour une application automatisée qui s’intègre à votre système existant. Les PME devraient rechercher des fournisseurs d’automatisation des points d’accès qui entretiennent des relations avec certains des ERP qui sont souvent exploités par les petites organisations.
- Développer une analyse de rentabilisation solide pour une visibilité accrue, des coûts réduits et l’impact de l’amélioration sur le reste de l’entreprise
Évaluez l’état actuel du point d’accès et prévoyez ce qu’il pourrait être après l’adoption de la nouvelle technologie. Cela peut contribuer grandement à montrer aux décideurs ce que l’ensemble de l’organisation a à gagner d’un système de point d’accès automatisé.
- Employez un fournisseur qui comprend votre espace
Il y a quelques années, les offres d’automatisation ap étaient limitées, mais il existe aujourd’hui de nombreuses options adaptées aux PME. Les PME devraient identifier des fournisseurs de solutions qui comprennent les besoins de leur taille, de leur secteur d’activité et même de leur environnement technique existant, y compris les ERP ou les outils comptables.
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