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Le dépôt de notes de frais n’est pas seulement terrible pour les employés. Ils pourraient coûter cher aux entreprises. La fraude et l’abus de dépenses par les employés peuvent coûter aux entreprises jusqu’à 5% de leur chiffre d’affaires annuel , soit 4 billions de dollars de pertes mondiales chaque année. Pour dissimuler ces réclamations frauduleuses, plus de la moitié des employés utilisent des documents physiques.
Les douleurs sont ressenties des deux côtés. La saisie manuelle et l’acheminement des notes de frais étaient le principal problème pour 62 % des travailleurs. Les employés s’attendent à ce que la technologie qu’ils utilisent dans leur vie personnelle se répercute dans leurs processus professionnels, mais les processus traditionnels ne l’offrent pas. Les feuilles de calcul et les systèmes disjoints font très peu pour soulager ces douleurs auxquelles les deux parties sont confrontées.
Grâce à l’automatisation, la gestion des dépenses devient plus rapide, plus efficace et moins sujette à la fraude. Les avantages sont réalisés des deux côtés.
Voici comment résoudre les cinq défis de la gestion des dépenses avec l’automatisation.
1. 85 % des employés admettent parfois mentir au sujet des demandes de remboursement de dépenses
85% des employés ont admis avoir falsifié des notes de frais, et 82% des employés qui ont menti n’ont jamais été attrapés par l’entreprise. De plus, 5 % de ces employés ajoutent qu’ils falsifient des informations sur chacune de leurs notes de frais.
Lorsqu’ils sont gérés par une solution automatisée, le classement et le reporting des dépenses deviennent un processus totalement transparent. Par exemple, les approbateurs peuvent vérifier les demandes de remboursement en temps réel et signaler les réclamations qui ne relèvent pas de la politique de l’entreprise.
2. Une note de frais sur cinq contient des inexactitudes
19 % des notes de frais contiennent des erreurs , et la correction de ces erreurs prend environ 18 minutes par rapport. Et cela n’inclut même pas le temps de déposer un remboursement.
Grâce à l’automatisation, vous pouvez configurer des catégories de reçus de dépenses personnalisées qui correspondent à vos codes GL. Cela enlève la douleur de faire des allers-retours avec les employés au sujet de soumissions inexactes ou incomplètes. Au lieu de cela, le codage est effectué automatiquement, ce qui donne plus de temps et une précision accrue aux équipes financières.
3. Il faut huit jours ou plus pour soumettre, approuver et rembourser une dépense
Ce défi commun apparaît dans tous les flux de travail AP : les retards. Retards dans le dépôt de la dépense par les employés à temps; les retards dans l’approbation de la dépense par les gestionnaires et les équipes financières; les retards dans le remboursement des employés; et les retards dans le suivi auprès des approbateurs.
Lorsqu’ils sont gérés avec un système automatisé, les approbateurs sont informés en ligne des rapports. À partir de là, ils peuvent creuser dans le quoi, où, quand et pourquoi de la dépense en ligne, puis approuver ou rejeter le rapport même via leur téléphone.
4. Les deux tiers des employés n’ont pas lu la politique de dépenses de leur entreprise
Un employé sur dix paie ses propres dépenses, malgré une politique de dépenses de l’entreprise. L’application d’une stratégie de gestion des dépenses peut être un défi lorsque les processus sont manuels. Ou vous pourriez avoir des problèmes de non-conformité plus tard provoquant un audit tourmentant.
Une solution logicielle de dépenses intégrée gère l’ensemble du processus AP sur une seule plate-forme, ce qui rend les audits et la conformité en temps réel. Le processus est beaucoup plus simple à utiliser, ce qui rend les employés plus engagés dans l’ensemble du processus.
5. Manque de visibilité sur les données de dépenses et de déplacements
Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas voir. De plus, la pression exercée pour contrôler et exploiter les données liées aux dépenses lorsque la visibilité est faible signifie que les équipes financières disposent de ressources minimales pour aider à identifier les tendances et les domaines de préoccupation dans les dépenses des employés.
Les outils d’automatisation rendent l’ensemble du processus de gestion des dépenses numérique. Cela donne aux équipes financières de meilleures opportunités d’exécuter des rapports sur les dépenses, d’analyser les données et de trouver des opportunités de réduction des coûts.
Tirez le meilleur parti de votre système de gestion des dépenses :
- Intégrez les paiements numériques dans le flux de travail. Une solution de dépenses automatisée complète s’intègre au flux de travail des paiements pour rembourser les employés en ligne plutôt que de couper des chèques papier.
- Ne trouvez pas de solution de pansement. Les processus manuels ne peuvent pas évoluer. Les organisations doivent choisir un système central qui rend les points d’accès entièrement sans papier (des bons de commande aux paiements), et pas seulement une partie du flux de travail.
- Implémentez un routage d’approbation personnalisé. Toutes les solutions automatisées n’offrent pas d’approbations personnalisées. Une solution comme Beanworks vous donne la flexibilité d’être aussi spécifique que vous le souhaitez avec votre personnalisation du routage d’approbation. Les approbateurs peuvent accéder aux rapports de n’importe où et approuver/demander instantanément.
- Facile à utiliser et à mettre en œuvre. Une solution entièrement automatisée vous donne la flexibilité d’évoluer au fur et à mesure de votre croissance. Il est facile à mettre en œuvre, à utiliser et à accéder à l’ensemble de l’organisation.
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